Laskentataulukot ja tietokannat tarjoavat molemmat tapoja tarkastella tietoja. Lähestymistapa, jota kukin käyttää tiedon keräämisessä ja jakamisessa, on kuitenkin melko erilainen.
Laskentataulukko tarjoaa näennäisesti jäsenneltyä dataa rivi- ja sarakemuodossa. Laskentataulukot eivät kuitenkaan liity toisiinsa eivätkä vaadi sääntöjä laskentataulukon sisältämistä tiedoista. Laskentataulukoissa ei myöskään ole kehittyneitä yhteenveto- ja raportointityökaluja.
Tietokannot keräävät tietoa jäsennellysti ja pakottavat oletusarvoisesti voimaan sääntöjä ja suhteita siitä, mitä tulee sisään ja ulos. Tarkistimme molemmat auttaaksemme sinua päättämään, mikä niistä sopii parhaiten tarpeisiisi.
Yleiset havainnot
- Sisältää sarakkeista ja riveistä tehtyjä soluja.
- Suorita matemaattisia laskelmia.
- Lajittele ja suodata tiedot.
- Järjestä monimutkaisia tietokokoelmia.
- Tietokantahallintajärjestelmän (DBMS) ohjaama.
- Käytä ja hallitse suuria tietomääriä.
Tietokannot tukevat sisällön nopeaa lukemista ja kirjoittamista automaattisesti. Ellei käytä Homebrew-käynnistystyökalujen järjestelmää, kuten If This Then That, laskentataulukko vaatii tietojen syöttämisen manuaalisesti.
Microsoft Excel ja Google Sheets ovat yleisesti käytettyjä taulukkolaskentaohjelmia. Molemmat ovat saatavilla ilmaiseksi tietokoneilla, tableteilla ja älypuhelimilla.
Työpöydän Microsoft Accessin (ja kloonien, kuten LibreOffice Basen) lisäksi useimmat vankimmat tietokantatyökalut sijaitsevat palvelimilla. Suuret yritykset käyttävät vaihtoehtoja, kuten Microsoft SQL Server tai Oracle Server Suite. Avoimen lähdekoodin ja Linux-yhteisöjen ihmiset käyttävät työkaluja, kuten MariaDB.
Kun käytät tietokantaa, yhdistät sen yleensä tukityökalujen kanssa. Koska tietokannat vaativat Structured Query Language -kielen tietojen käyttämiseen, työkalut, kuten visuaaliset raporttisuunnittelijat (kuten Crystal Reports) tai kojelautatyökalut (kuten Tableau) hallitsevat sekä SQL:n luomista että monimutkaista raporttien kehitystä.
Suunnittelu: analyysi vs. suhteet
- Optimoitu yksinkertaista tietojen analysointia varten.
-
Rajoitetut suodatusmahdollisuudet.
- Rajoitettu mahdollisuus verrata tietoja eri lähteistä.
- Voi linkittää taulukoita.
- Tehokas relaatioanalyysi.
- Rajoitettu laskentakyky.
Se, ovatko tietokannat tai laskentataulukot järkevimpiä tiettyyn tarkoitukseen, seuraa kourallinen käyttötapausominaisuuksia.
Vaikka hakukaavat ja nimetyt alueet yhdistävät joitakin laskentataulukoiden osia, laskentataulukko on itsenäinen tietojoukko. Sillä on rajoitettu kyky suodattaa ja ryhmitellä eri laskentataulukoiden ja laskentataulukkotiedostojen välillä. Laskentataulukot on optimoitu rahoitukseen ja yksinkertaiseen tietojen analysointiin. Suoraviivaiseen numeroiden selvittämiseen tämä lähestymistapa on parempi kuin tietokanta. Tietokantojen asentaminen ja määrittäminen vaatii myös enemmän teknisiä taitoja.
Ei kuitenkaan ole helppoa vertailla eri tiedoista saatuja tietoja laskentataulukossa. Tietokannat valvovat suhteita ja tukevat kyselyä attribuuttien tai osajoukkojen perusteella yhdessä tai useammassa taulukossa. Tietokannat linkittävät taulukoita yhteen eri tavoilla ja laativat yhteenvetotilastoja näistä osa- ja superjoukkoista.
Raportointi: Ulkonäkö on avain
- Muokattava ulkonäkö.
- Helppo luoda kaavioita.
- Rikkaiset muotoiluominaisuudet.
- Virallinen ulkoasu.
- Voit tehostaa raportteja.
- Taulukkoraportin muoto.
Laskentataulukot esittävät tietoruudukon. Laskentataulukon omistaja määrittää sisällön, muotoilun, ulkonäön ja rakenteen. Tietokannat vaativat formalisoidun rakenteen ja erottavat tiedot näiden tietojen ulkoasusta.
Laskentataulukko on sekä näiden tietojen tieto että esityskerros. Tämä lähestymistapa virtaviivaistaa yksinkertaisia raportteja, koska laskelmat ovat läpinäkyviä kaikille tiedoston avaaville. Lisäksi vaihtoehdot, kuten sääntöviivat, varjostus, kaaviot ja värit, saavat lopullisen tuloksen näyttämään siltä kuin haluat.
Tietokanta tulostaa tiedot taulukkomuodossa. Kaikki tulosteen muotoilut on tehtävä laskentataulukossa tai muussa ohjelmassa, kuten kojelautatyökalussa.
Tietojen sijainti: Tietojen käyttö ja tarkastus
- Ilmaiset asiakirjat.
- Rajoitetut suojausvaihtoehdot.
- Yksi käyttäjä kerrallaan.
- Dedikoidut tietokantapalvelimet.
- Luvat lisäävät turvallisuutta.
- Useita samanaikaisia käyttäjiä.
Laskentataulukot ovat itsenäisiä asiakirjoja, jotka sijaitsevat yksittäisissä tietokoneissa tai tiedostopalvelimissa. Tietokannat vaativat suurimmaksi osaksi omat tietokantapalvelimet. Tämä tarkoittaa, että tietokannan luominen on työläämpää, mutta et voi tiedostoa väärin tai poistaa vahingossa.
Vaikka voit suojata laskentataulukon salasanalla, et yleensä voi tarkastaa, kuka katselee tai muokkaa sitä. Tietokannan avulla et kuitenkaan voi tarkastella tai muokata tietoja ilman lupaa. Tietokanta kirjaa kaikki suorittamasi katselut ja muokkaukset myöhempää löydettävyyttä varten.
Yleensä laskentataulukot on suunniteltu siten, että yksi henkilö voi avata ja muokata niitä kerrallaan. Tietokannat tukevat useita kirjautuneita käyttäjiä samanaikaisesti.
Tuomio: Datamäärä ratkaisee
Päättäminen siitä, pitäisikö sinun käyttää taulukkolaskentaohjelmaa vai tietokantaa, riippuu käytettävän datan määrästä. Laskentataulukot sopivat hallittaville perustietoluetteloille. Jos kuitenkin aiot tallentaa suuria määriä raakadataa määrittelemättömäksi ajaksi, tietokanta on kannattava aikasi ja resurssisijoitus.