SharePoint on alusta, jolla voit tehdä yhteistyötä muiden tiimin tai ryhmän jäsenten kanssa. Tässä artikkelissa opastamme sinua luomaan toimivia ja yhteistyöhön perustuvia sivustoja kollegoille ja ystäville, lataamaan ja jakamaan asiakirjoja sekä lisäämään widgetejä SharePoint-sivuston sivuille.
SharePoint-sivuston luominen
Tarvitset muutaman asian ennen kuin voit luoda sivustosi:
- Pääsy Microsoft 365 -yritystiliin, koska SharePointi ei sisälly kuluttajatileihin.
- Järjestelmänvalvoja luomaan sivustosi. Jos et ole järjestelmänvalvoja, pyydä järjestelmänvalvojaa luomaan sivusto sinulle.
SharePoint-sivuston luominen:
-
Kirjaudu Microsoft 365:een järjestelmänvalvojana ja valitse sitten Apps-valikosta SharePoint.
Image - Valitse Page vasemmanpuoleisesta pystyruudusta ja valitse sitten Luo sivusto.
-
Valitse valintaikkunasta Team Site.
Viestintäsivustoja käytetään ensisijaisesti ilmoitusten ja muun sisällön julkaisemiseen.
- Valitse sivustollesi aloitusmuoto, joka vastaa muuta sisältöäsi. Älä huoli: voit aina muokata aloitussisältöä myöhemmin.
-
Anna sivustosi tiedot, mukaan lukien sen nimi ja kuvaus.
- Suorita asennus loppuun valitsemalla Finish. SharePoint luo sivuston taustalla, ja näet sen edistymisen koko ajan.
Kun olet määrittänyt tilasi, sinulla on käytettävissäsi joitain toimintoja heti käyttöösi, mukaan lukien:
- Keskustelut: Yksityiset keskustelupalstat ryhmällesi.
- Dokumentit: Tässä voit jakaa tiedostoja ja tarkistaa tiedostot sisään ja ulos.
- OneNote-muistikirja: Ryhmätoverisi voivat tehdä yhteistyötä tämän OneNote-muistikirjan kanssa luomalla ja lisäämällä sisältöä sivuille.
- Sivuston sivut: Mukautetut verkkosivut tiimillesi tai ryhmällesi.
SharePoint-asiakirjakirjastojen käyttäminen
Tiedostojen jakaminen asiakirjakirjaston avulla on yleistä SharePoint-sivustoissa. Asiakirjakirjastot sisältävät kansioita ja tiedostoja, joita voit tarkastella ja muokata. Dokumenttikirjaston käyttäminen:
-
Valitse Documents vasemmanpuoleisesta pystyruudusta.
Image -
Valitse Uusi lisätäksesi uusia kohteita, kuten kansioita tai Microsoft Office -tiedostoja. Vaihtoehtoisesti voit vetää ja pudottaa muita tiedostoja nykyiseen kirjastokansioon. niiden ei tarvitse olla Office-tiedostoja.
Image -
Valitse Microsoft Office -tiedosto avataksesi sen sopivassa sovelluksessa. Muun kuin Office-tiedoston valitseminen tekee yhden seuraavista kolmesta asiasta:
- Avaa sen esikatselua varten, jos se on verkkoystävällisessä muodossa (esimerkiksi kuva tai PDF).
- Avaa asiaankuuluvassa sovelluksessa, jos käytät Windowsia (Windows osaa puhua SharePointin kanssa).
- Lataa sen tietokoneellesi, jotta voit avata sen asianmukaisella ohjelmalla.
Image -
Vaikka nykyaikaisten verkkosovellusten avulla voit muokata tiedostoa samanaikaisesti kollegan kanssa, voit silti "tarkistaa" tiedoston SharePointissa estääksesi muita työskentelemästä tiedoston parissa, kun työskentelet sen parissa.
Valitse uloskirjattava tiedosto ja valitse sitten avattavasta luettelosta Check out. Tiedoston tarkistaminen estää ketään tallentamasta tiedostosta uutta versiota, kun käsittelet sitä. Muut käyttäjät voivat silti ladata kopion ja työstää sitä, mutta he eivät voi luoda uutta versiota ennen kuin tallennat sen ja tarkistat sen uudelleen.
Image
SharePoint-sivustosivujen luominen
SharePointin sivustosivujen avulla voit luoda verkkosivuja, jotka sisältävät tekstiä ja graafista tietoa. SharePoint-sivuston sivujen ja tavallisten verkkosivustojen sivujen välinen ero on se, että vain sisäänkirjautuneet SharePoint-tiimisi jäsenet voivat tarkastella niitä. Sivuston sivut ovat omaa yksityistä Internetiäsi.
Uusien sivujen luominen SharePoint-sivustollesi:
-
Valitse vasemmanpuoleisesta pystyruudusta Pages.
Image -
Valitse Uusi ja valitse sitten sivutyypeistä:
- Wiki-sivu: Sivut, jotka sisältävät tiimiideoita, käytäntöjä, ohjeita, parhaita käytäntöjä ja paljon muuta. SharePoint-tiimi voi käyttää Wiki-sivuja löytääkseen linkkejä kaikenlaisiin yritystietoihin.
- Web-osan sivu: Enn alta määritetyt asettelut, joiden avulla voit lisätä kaikenlaisia kojelautatyylisiä gadgeteja sivustosi sivuille.
- Sivuston sivu: luomasi tyhjät sivut, alkaen otsikosta.
- Linkki: Lisää linkki verkkosivustoon.
Image -
Kun sivu on luotu, voit muokata sitä. Aloita antamalla sille nimi. Lisäsisältöä tulee verkko-osien muodossa, joita käsittelemme seuraavassa osiossa.
Image -
Valitse Julkaise näytön oikeasta yläkulmasta, jotta muutokset ovat työtovereiden saatavilla.
Image - Näytä sivusi valitsemalla Pages vasemmanpuoleisesta pystyruudusta.
-
Voit muokata olemassa olevia sivuja avaamalla sivun ja valitsemalla vasemmasta ruudusta Edit.
Image
Web-osien lisääminen SharePoint-sivuille
Yksi parhaista SharePointin ominaisuuksista on "Web Part" eli widget-ominaisuus. Vaikka haluat lisätä vain tekstiä ja grafiikkaa, sinun on ensin lisättävä verkko-osa sisällön säilyttämistä varten. Verkko-osat voivat sisältää esimerkiksi uutissyötteitä, ryhmän jäsenten hakemistoja tai luetteloita sivuston viimeaikaisista toimista.
Jos loit sivun, voit lisätä siihen web-osia seuraavasti:
- Valitse vasemmanpuoleisesta pystyruudusta Pages, valitse sitten muokattava sivu ja valitse Edit.
-
Valitse plus (+) lisätäksesi web-osia sivulle.
Image -
Ponnahdusvalikko näyttää luettelon käytettävissä olevista verkko-osista. Selaa koko luetteloa tai hae avainsanalla. Kun olet valinnut verkko-osan, se lisätään sivulle.
Image -
Määritä verkko-osa. Jos esimerkiksi lisäät Kuvagallerian verkko-osan, valitse Lisää kuvia valitaksesi näytettävät kuvat.
Image - Valitse Julkaise, jotta muutokset ovat kollegoiden saatavilla.
Vaikka kotisivu luodaan automaattisesti sinulle, se on silti sivu, jonka voit täyttää web-osilla.
Tasks-sovelluksen asentaminen ja käyttö
Asioista tulee mielenkiintoisia, kun lisäät sovelluksia sivustollesi. Sovellukset ylittävät verkkoosien toiminnallisuuden, ja ne sisältävät esimerkiksi blogeja tai mukautetun luettelon, joka voi olla pieni tietokanta.
Tarkastelemme Tasks-sovellusta, jonka avulla voit määrittää tehtäviä tiimisi jäsenille, määrittää tehtävät ja seurata niiden valmistumista.
Työlista-sovelluksen lisääminen SharePoint-sivustollesi:
- Valitse SharePoint-sivuston etusivulla Uusi ja valitse sitten App.
-
Valitse Tasks.
Image -
Valitse vasemmasta valikosta Sivuston sisältö nähdäksesi Tasks-sovelluksen ja aloittaaksesi delegoinnin.
Image
Kenen pitäisi käyttää SharePointia?
Useimmiten yritysten tiimit käyttävät SharePointia. On kuitenkin monia muita kuin liiketoimintaan liittyviä skenaarioita, joissa SharePoint on hyödyllinen, kuten:
- Urheilujoukkueet voivat käyttää kalenteria peliaikataulujen julkaisemiseen, ja ne voivat käyttää dokumenttikirjastoa pelivideoiden tallentamiseen.
- Kirjaklubit voivat lähettää linkkejä seuraavan viikon kirjaan, kun taas kirjoitusryhmät voivat vastaanottaa kritiikkiä, kommentteja ja kommentteja.
- Restaurointiprojektia suunnittelevat vapaaehtoisryhmät voivat luoda suunnitelman, jossa on tehtäviä ja aikajana.
- Pihamyyntiä järjestävä naapurusto voi julkaista ilmoituksia uusista osallistujista tai listata kohteita ja hintoja jaettuun Excel-tiedostoon asiakirjakirjastossa.
Yllä olevat skenaariot ovat mahdollisia muiden sovellusten ja palveluiden kanssa, mutta SharePoint kokoaa kaiken yhteen paikkaan käyttöliittymällä, jota tuetaan Windowsissa, macOS:ssä ja Linuxissa.
Mistä ladata SharePoint
Lataa SharePoint-sovellus Androidille Google Playsta tai hanki SharePoint-sovellus iOS:lle App Storesta. Lisäksi voit käyttää Microsoft Office -sovelluksia, kuten Wordia, Exceliä ja PowerPointia, avataksesi tiedostoja suoraan SharePointista, mikä tekee lataamisesta ja lähettämisestä helppoa.
