Automatisoi sähköpostin perustehtävät Apple Mailissa Apple Mailin säännöillä. Kun luot sähköpostisääntöjä, kerrot sovellukselle, kuinka saapuvat postit käsitellään. Postisäännöt automatisoivat toistuvia tehtäviä, kuten samantyyppisten viestien siirtämisen tiettyyn kansioon, ystävien ja perheen viestien korostamista tai roskapostiviestien poistamista.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Maceja, joissa on macOS Mojave (10.14.) ja Mail-versio 12.4. Aiemmat macOS-versiot noudattavat samanlaisia prosesseja.
Miten postisäännöt toimivat
Jokaisessa säännössä on kaksi osaa: ehto ja toiminto. Ehdot ovat suuntaviivoja niiden viestien valinnassa, joihin toiminta vaikuttaa. Esimerkiksi sähköpostisäännöllä, jonka ehto on etsiä sähköpostit ystävältäsi Seanilta, voi olla toiminto, joka korostaa viestin, jotta voit helposti huomata sen postilaatikossasi.
Sähköpostisäännöt tekevät enemmän kuin vain etsivät ja korostavat viestejä. Postisäännöt järjestävät postin. Esimerkiksi säännöt voivat:
- Tunnista pankkiin liittyvät viestit ja siirrä ne pankin sähköpostikansioon.
- Siirrä roskaposti toistuvilta lähettäjiltä roskapostikansioon tai roskakoriin.
- Lähetä viesti edelleen toiseen sähköpostiosoitteeseen.
Yksinkertaisten sääntöjen luomisen lisäksi voit luoda yhdistelmäsääntöjä, jotka etsivät useita ehtoja ennen yhden tai useamman toiminnon suorittamista.
Mail voi suorittaa AppleScripts-ohjelmia lisätoimintojen suorittamiseksi, kuten tiettyjen sovellusten käynnistämiseksi.
Postin ehtojen ja toimintojen tyypit
Luettelo ehdoista, joita Mail voi tarkistaa, on laaja, mutta joitain niistä käytetään yleisemmin kuin toisia. Posti voi käyttää mitä tahansa postin otsikkoon sisältyvää lähetystä ehdollisena lähetyksenä. Joitakin esimerkkejä ovat lähettäjä, vastaanottaja, CC, aihe, ny-vastaanottaja, lähetyspäivä, vastaanottopäivä, prioriteetti ja sähköpostitili. Sähköposti voidaan suodattaa myös seuraavilla tavoilla:
- Sisältää.
- Ei sisällä.
- Alkaa.
- Päättyy.
- On yhtä kuin.
Toimintoja, jotka ovat käytettävissä, kun sähköposti vastaa ehtoa, ovat:
- Siirrä viesti.
- Kopioi viesti.
- Aseta viestin väri.
- Toista ääni.
- Poistumiskuvake telakassa.
- Lähetä ilmoitus.
- Vastaa viestiin.
- Lähetä viesti edelleen.
- Uudelleenohjausviesti.
- Poista viesti.
- Merkitse luetuksi.
- Merkitse merkityksi.
- Aja Applescript.
Luo ensimmäinen sähköpostisääntösi
Tämä opetusohjelma luo yhdistelmäsäännön, joka tunnistaa luottokorttiyhtiön postin ja korostaa viestin postilaatikossa. Tässä esimerkissä viesti lähetetään Esimerkkipankin hälytyspalvelusta, ja sen Lähettäjä-osoite päättyy osoitteeseen alert.examplebank.com.
Koska esimerkkipankista vastaanotetaan erilaisia hälytyksiä, tämä opetusohjelma luo säännön, joka suodattaa viestit Lähettäjä- ja Aihe-kenttien perusteella. Käytä näitä kahta kenttää erotellaksesi vastaanotettujen ilmoitusten tyypit.
Lisää sääntö
Nopein tapa aloittaa uusi sääntö on avata viesti Mailissa ja perustaa sääntö viestin tietoihin. Jos viesti valitaan, kun lisäät uuden säännön, Mail käyttää Lähettäjä-, Vastaanottaja- ja Aihe-kenttien tietoja sääntöehtojen täyttämiseen. Viestin avaaminen näyttää myös sääntöön tarvitsemasi tekstin.
Säännön luominen valitun viestin perusteella:
-
Siirry Mail > Preferences.
Image -
Valitse kohdassa Preferences Säännöt.
Image -
Valitse Lisää sääntö.
Image -
Kirjoita Description-tekstikenttään säännön nimi, esimerkiksi Esimerkkipankin CC-lausunto.
Image
Lisää ensimmäinen ehto
If-lause vaihtaa kahden ehdon välillä: Jos jokin ja Jos kaikki. If-lauseesta on hyötyä useissa olosuhteissa, kuten tässä esimerkissä, jossa haluat testata sekä Lähettäjä- että Aihe-kenttiä. Jos testaat vain yhtä ehtoa, If-lauseella ei ole merkitystä, joten voit jättää sen oletusasentoonsa.
-
Valitse Jos > Kaikki.
Image - Valitse If-lauseen alla olevissa ehdot-osiossa ensimmäinen pudotusvalikon nuoli ja valitse From.
- Valitse toinen pudotusnuoli ja valitse contains.
-
Jos viesti on auki (tai valittuna), kun luot tämän säännön, contains vieressä oleva kenttä täyttyy automaattisesti sopivalla Lähettäjä-sähköpostiosoitteella. Muussa tapauksessa syötä nämä tiedot manuaalisesti. Kirjoita esimerkiksi alert.examplebank.com.
Lisää toinen ehto
Jos haluat luoda monimutkaisia sääntöjä, lisää toinen joukko ehtoja viestien suodattamiseksi. Tässä opetusohjelmassa sääntöä sovelletaan viesteihin, jotka ovat peräisin määritetyltä lähettäjältä ja jotka sisältävät määritellyn aiherivin.
Toisen ehdon lisääminen sääntöön:
-
Siirry ensimmäisen ehtorivin oikealle puolelle ja napsauta Plus (+) -painiketta lisätäksesi toisen ehtorivin.
Image - Valitse toisessa ehtoosiossa ensimmäinen pudotusvalikon nuoli ja valitse Aihe.
- Valitse toinen pudotusnuoli ja valitse contains.
- Jos viesti on auki, contains-kentän vieressä oleva kenttä täyttyy automaattisesti sähköpostin aiherivillä. Muussa tapauksessa syötä nämä tiedot manuaalisesti. Kirjoita esimerkiksi esimerkkitiliote.
Lisää suoritettava toiminto
Valitse toiminto, joka suoritetaan sääntöehtojen valitsemille viesteille. Tässä esimerkissä viestit, jotka täyttävät lähettäjän ja aiheen sääntöehdot, on korostettu punaisella.
Toimenpiteen lisääminen sääntöön:
-
Suorita - osiossa seuraavat toimet, valitse ensimmäinen pudotusvalikon nuoli ja valitse Aseta väri.
Image - Valitse toinen pudotusnuoli ja valitse tekstiä.
- Valitse kolmas pudotusnuoli ja valitse Punainen.
- Napsauta OK tallentaaksesi uuden säännön.
Voit lisätä useamman kuin yhden toiminnon, aivan kuten voit lisätä useamman kuin yhden ehdon. Käytä useita ehtoja hienosäätääksesi säännön tehokkuutta.
Uutta sääntöä sovelletaan kaikkiin tuleviin vastaanottamiisi viesteihin. Jos haluat uuden säännön käsittelemään postilaatikkosi nykyistä sisältöä, paina Command+ A valitaksesi kaikki postilaatikossa olevat viestit ja siirry sitten kohtaan Mail-valikosta, valitse Message ja valitse Apply Rules
