Microsoft Excel -hallintapaneelin luominen edellyttää tietojen hakemista useista lähteistä, jotta voit tarkastella niitä yhdessä paikassa. Excel tarjoaa useita tapoja tehdä tämä, mikä tekee siitä yhden tehokkaimmista kojelaudan raportointityökaluista, joita voit käyttää.
Tämän opetusohjelman tiedot koskevat Excel 2019-, Excel 2016-, Excel 2013-, Excel 2010-, Excel 2007- ja Excel for Mac -sovelluksia.
Mikä on Excel-hallintapaneeli?
Tietojen hallintapaneeli on työkalu, jonka avulla voit visuaalisesti seurata ja analysoida sinulle tärkeimpiä mittareita. Voit käyttää kojelautaa seurataksesi yrityksesi suorituskykyä, valmistusprosessin tehokkuutta tai myyntiosastosi henkilöstön suorituskykyä.
Riippumatta siitä, kuinka käytät kojelautaa, konsepti on aina sama: Taustalaskentataulukot hakevat tietoja tiedostoista, palveluista tai API-yhteyksistä tietokantoihin ja muihin lähteisiin. Pääarkki näyttää useiden arkkien tiedot yhdessä paikassa, jossa voit tarkastella niitä yhdellä silmäyksellä.
Tyypillisiä tietohallintapaneelin elementtejä Excelissä ovat:
- Kaaviot
- Kaaviot
- Mittarit
- Kartat
Voit luoda kahden tyyppisiä kojetauluja. Kojelautaraportointia varten voit luoda staattisen kojelaudan muiden taulukoiden tiedoista, jotka voit lähettää jollekulle Word- tai PowerPoint-raportissa. Dynaaminen kojelauta on sellainen, jota ihmiset voivat tarkastella Excelissä, ja se päivittyy aina, kun muiden taulukoiden tiedot päivitetään.
Tietojen tuominen Excelin hallintapaneeliin
Excel-hallintapaneelin luomisen ensimmäinen vaihe on tietojen tuominen laskentataulukoihin eri lähteistä.
Mahdollisia lähteitä tietojen tuomiseksi Exceliin ovat:
- Muut Excel-työkirjatiedostot
- Teksti-, CSV-, XML- tai JSON-tiedostot
- SQL-tietokanta
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook ja muut verkkosivut
- Mikä tahansa muu tietokanta, joka tukee ODBC:tä tai OLEDB:tä
- Verkkolähteet (kaikki tietotaulukot sisältävät verkkosivustot)
Kun potentiaalisia tietolähteitä on niin paljon, mahdollisuus tuoda Exceliin hyödyllisiä hallintapaneeleja tuodaksesi tietoja on rajaton.
Tietolähteen tuominen:
-
Avaa tyhjä Excel-laskentataulukko. Valitse Data-valikko ja valitse avattavasta Get Data-valikosta haluamasi tietotyyppi ja valitse sitten tietolähde.
Image -
Selaa tiedostoon tai muuhun tietolähteeseen, jonka haluat tuoda, ja valitse se. Valitse Tuo.
Image -
Valitsemastasi tietolähdetyypistä riippuen näet erilaisia valintaikkunoita tietojen muuntamiseksi Excel-laskentataulukkomuotoon.
Image -
Arkki täyttyy kaikilla ulkoisen tiedoston tai tietokannan tiedoilla.
Image -
Jos haluat päivittää tiedot niin, että ne lataavat säännöllisesti kaikki ulkoiseen tietolähteeseen tehdyt muutokset, valitse Päivitä-kuvake - kyselyn ja -kohdan oikealla puolella. Yhteydet-ruutu.
Image -
Valitse kolme pistettä EDIT-linkin vieressä päivitysikkunan alareunassa ja valitse Ominaisuudet.
Image -
Määritä tiedot päivittymään tietolähteestä säännöllisin väliajoin asettamalla Päivitä xx minuutin välein mille tahansa aikavälille, jonka haluat päivittää.
Tietojen päivittäminen ulkoisista lähteistä on hyödyllistä, mutta se voi kuluttaa suorittimen aikaa, jos päivität taajuuden liian usein. Valitse virkistystaajuus, joka pitää tiedot ajan tasalla suunnilleen yhtä usein kuin ne muuttuvat lähteessä, mutta ei niin usein, että kopioit vain samat tiedot joka kerta.
Image - Toista yllä olevaa prosessia uusissa erillisissä laskentataulukoissa, kunnes olet tuonut kaikki tiedot, joita haluat käyttää uudessa kojelautassasi.
- Luo lopuksi uusi laskentataulukko, aseta se työkirjan ensimmäiseksi laskentataulukoksi ja nimeä se uudelleen Dashboard.
Excel-hallintapaneelin luominen
Nyt kun sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot Excel-työkirjassasi ja kaikki tiedot päivittyvät automaattisesti, on aika luoda reaaliaikainen Excel-hallintapaneeli.
Alla oleva esimerkkihallintapaneeli käyttää säätietoja Internetin verkkosivustoilta.
Joskus, kun tuot tietoja ulkoisista lähteistä, et voi kaavioida tuotuja tietoja. Korjaus tähän on luoda uusi laskentataulukko ja kirjoittaa jokaiseen soluun =convert(ja valita tiedot tuodusta laskentataulukosta. Valitse yksikköparametreille samat parametrit ennen ja sen jälkeen. Täytä koko taulukko samalla toiminnolla, jotta kaikki tiedot kopioidaan uuteen taulukkoon ja muunnetaan numeroiksi, joita voit käyttää kojelautaa varten luomissasi kaavioissa.
-
Luo pylväskaavio näyttääksesi yhden tietopisteen. Jos haluat esimerkiksi näyttää nykyisen suhteellisen kosteuden (0–100 prosenttia), luo pylväskaavio, jossa 0 prosenttia on alin piste ja 100 prosenttia korkein kohta. Valitse ensin Insert-valikko ja valitse sitten 2D Clustered Column pylväskaavio.
Image -
Valitse Kaavion suunnittelu-valikon Data-ryhmästä Valitse tiedot.
Image -
Napsauta avautuvassa Select Data Source -ikkunassa Kaavion tietoalue -kenttää ja valitse tiedoissa oleva solu laskentataulukko, jonka haluat näyttää tällä pylväskaaviolla.
Image -
Muuta kaavion otsikkoa vastaamaan näytettäviä tietoja. Päivitä akselin rajat arvoksi 0–100 prosenttia. Siirrä sitten kaavio viivan alueelle, jossa haluat sen näyttää.
Image -
Toista samat vaiheet yllä luodaksesi pylväskaavioita muille yksittäisille datapisteille, jotka haluat kaavioita. Tee akselivälistä näiden mittausten minimi- ja maksimiarvo. Esimerkiksi hyvä ilmanpainealue olisi 28-32.
Oikean tietoalueen valitseminen on tärkeää, koska jos käytät vain oletusarvoa, mittakaava voi olla liian suuri tiedoille, jolloin pylväskaaviot jäävät useimmiten tyhjiksi. Pidä sen sijaan akselin asteikon minimi- ja maksimipää vain hieman pienempiä ja suurempia kuin tietojesi mahdolliset äärimmäiset arvot.
Image -
Luo Viivakaavio näyttääksesi tietojen trendin. Jos haluat esimerkiksi näyttää paikallisen alueesi lämpötilahistorian, sinun on luotava viivakaavio, joka kattaa viimeisten päivien lukumäärän tietoja, jotka voit tuoda sääsivuston taulukosta. Valitse ensin Lisää-valikko ja valitse 2D-alue-kaavio.
Image -
Valitse Kaavion suunnittelu-valikon Data-ryhmästä Valitse tiedot.
Image -
Napsauta avautuvassa Select Data Source -ikkunassa Kaavion tietoalue -kenttää ja valitse solut tiedoista. laskentataulukko, jonka haluat näyttää tällä viivakaaviolla.
Image -
Muuta kaavion otsikkoa vastaamaan näytettäviä tietoja ja siirrä kaavio viivan alueelle, jossa haluat sen näkyvän.
Kaaviot ovat erittäin joustavia, kun ne sijoitetaan kojelautaan. Voit muuttaa kaavio-widgetin sijaintia sekä kokoa ja muotoa. Käytä tätä joustavuutta suunnitellaksesi järjestettyjä kojetauluja, jotka tarjoavat käyttäjälle mahdollisimman paljon tietoa mahdollisimman pienessä tilassa.
Image -
Luo Tekstilaatikko tuodaksesi merkkijonotiedot tuomistasi taulukoista. Jos esimerkiksi haluat nähdä säävaroituspäivitykset kojelaudassasi, linkitä tekstilaatikon sisältö tuodun tietolomakkeen soluun. Voit tehdä tämän valitsemalla Insert-valikon, valitsemalla Teksti ja valitsemalla sitten Tekstilaatikko
Image -
Aseta hiiren osoitin kaavakenttään, kirjoita =ja valitse sitten tuoduista tietotaulukosta solu, joka sisältää näytettävät merkkijonotiedot.
Image -
Valitse tekstilaatikko ja käytä Format Shape -ikkunaa oikealla muokataksesi tekstin näyttöaluetta kojelaudassasi.
Image -
Voit myös verrata kahta datapistettä tuoduissa tietosivuissa käyttämällä ympyrädiagrammia Voit esimerkiksi näyttää suhteellisen kosteuden ympyräkaavion muodossa. Valitse ensin tiedot, jotka haluat näyttää, ja valitse Insert-valikosta 2D Pie-kaavio.
Ympyräkaavioissa verrataan kahta tai useampaa arvoa. Jos näytät prosenttiosuuden, kuten suhteellisen kosteuden, saatat joutua luomaan manuaalisesti toisen solun, joka vähentää kyseisen arvon 100 %:sta, jotta voit verrata sitä toiseen arvoon. Tämä johtaa ympyräkaavioon, joka näyttää prosenttiarvon osana mahdollisesta 100 prosentista.
-
Muuta kaavion otsikko vastaamaan näytettäviä tietoja ja siirrä kaavio sitten viivan alueelle, jossa haluat sen näkyvän.
Image - Lisäämällä erilaisia datakaaviotyyppejä voit luoda hyödyllisen kojelaudan, joka näyttää kaikentyyppiset tiedot yhdessä kätevässä hallintapaneelissa.
Lisää visuaalinen vetovoima ja konteksti väreillä
Toinen tapa lisätä selkeyttä kojelautaan on antaa pylväskaavioillesi gradienttitäyttö, joka näyttää varoitusvärin, kuten punaisen, niille tiedoille, jotka eivät ehkä ole hyviä.
Jos esimerkiksi haluat osoittaa, että yli 75 %:n suhteellinen kosteus on epämukavaa, voit muuttaa yksittäisen pylväskaavion gradienttitäyttöä vastaavasti. Näin.
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella pylväskaavion ulkoreunaa ja valitse Format Chart Area.
Image -
Valitse Fill-kuvake Format Chart Area -ruudussa ja muuta valinnaksi Gradient fill.
Image -
Valitse kukin tasokuvake liukuvärin täyttöviiv alta ja muuta väriä ja tummuutta sen mukaan, kuinka "hyvä" tai "huono" taso on. Tässä esimerkissä korkea suhteellinen kosteus haalistuu tummanpunaiseksi.
Image - Toista tämä prosessi jokaiselle kaaviolle, jos värikontekstin lisääminen kaavioon on järkevää kyseiselle datapisteelle.
Miten Excelin hallintapaneelit päivitetään automaattisesti
Kun olet luonut kojelaudan, sinun ei tarvitse tehdä mitään grafiikan päivittämiseksi. Kaikki näiden kaavioiden ja widgetien tiedot päivittyvät seuraavasti:
- Sheets, joissa on tuotuja tietoja, päivitetään päivämääränä, jonka määritit, kun loit tietojen tuonnin ensimmäisen kerran.
- Kaikki lisätaulukot, jotka olet luonut korjataksesi tai muotoillaksesi tietoja tuotuista taulukoista, päivitetään näissä taulukoissa olevilla uusilla tiedoilla.
- Jokainen hallintapaneelisi widget päivittyy automaattisesti näyttämään uudet tiedot päivitetyissä taulukoissa niille alueille, jotka valitsit kaavioita luodessasi.
Nämä päivitykset tapahtuvat automaattisesti niin kauan kuin Excel on auki.
Excel-hallintapaneelien käyttäminen
Kojetaulujen luominen Excelissä voi olla hyödyllistä monista eri syistä. On kuitenkin tärkeää luoda ne tiettyjen tarpeiden perusteella sen sijaan, että yritetään rakentaa yksi kojelauta, joka tekee kaiken.
Jos olet esimerkiksi myyntipäällikkö ja olet kiinnostunut myyntitiimisi suorituskyvyn seuraamisesta, myyntipäällikön kojelaudan tulisi keskittyä myynnin suorituskykyyn liittyviin Key Performance Indicators (KPI) -indikaattoreihin.
Tällaisen kojelaudan ei pitäisi sisältää tietoja, jotka eivät liity myyntitulokseen, tai muuten kojelauta voi mennä liian sotkuiseksi. Sekava kojelauta vaikeuttaa tärkeiden tietosuhteiden ja kuvioiden näkemistä.
Muita huomioita kojelautaa luotaessa:
- Käytä oikeita kaavioita oikeille tiedoille.
- Älä käytä liikaa värejä kojelaudassa.
- Aseta kojelauta samank altaisilla tiedoilla ja kaaviotyypeillä yleisiin lohkoihin.
- Varmista, että jokaisessa kaaviossa on yksinkertaisia tarroja ja että ne eivät ole liian sekavia.
- Järjestä widgetit tärkeysjärjestyksessä siten, että tärkeimmät tiedot ovat kojelaudan vasemmassa yläkulmassa.
- Käytä ehdollista muotoilua varmistaaksesi, että kun numerot ovat huonoja, ne ovat punaisia ja kun ne ovat hyviä, ne ovat vihreitä.
Tärkeintä on, että käytä luovuutta suunnitellaksesi kojelaudat, jotka ovat informatiivisia ja kiinnostavia käyttää.
