Verkkoviestintämenetelmien lisääntymisestä huolimatta sähköposti on edelleen suosituin, sillä vuonna 2019 lähetettiin päivittäin lähes 300 miljardia sähköpostia. Oletpa sitten uusi sähköposti tai käyttänyt sitä vuosikymmeniä, varmista, että noudata sähköpostietiketin sääntöjä.
Tarkista viestisi ennen kuin lähetät
Kun olet kirjoittanut vastaanottajien osoitteet, luonut sopivan aiherivin, kirjoittanut viestisi ja liittänyt pari todistusasiakirjaa, palaa takaisin ja varmista, että teit kaiken oikein:
- Tarkista viesti. Onko jotain epäselvää? Onko kielioppi- tai kirjoitusvirheitä? Sanoitko kaiken mitä halusit sanoa?
- Tarkista lähteesi. Selventäisikö linkki ulkopuoliseen lähteeseen merkitystäsi? Auttaisiko linkki vastaanottajaasi löytämään verkkosivuston nopeasti?
- Katso vastaanottajien nimiä. Unohditko tärkeän henkilön, jonka täytyy nähdä viesti? Lisäsitkö jonkun, jonka ei pitäisi nähdä viestiä?
- Katso osoitteesi. Jos sinulla on useampi kuin yksi, muista lähettää viesti viestin tarkoitukseen sopivimmasta.
- Määritä viestin prioriteetti. Pitääkö viesti merkitä tärkeäksi?
- Lisää todistusasiakirjat. Unohditko liitteet?
Älä aina vastaa kaikkiin
Sinun pitäisi tietää, milloin ja milloin et vastata kaikille ryhmäsähköposteihin. Jos kaikkien alkuperäisessä sähköpostissa (se, johon vastaat) on tiedettävä, mitä sinulla on sanottavaa, käytä Vastaa kaikille.
Esimerkiksi henkilö A lähettää sinulle ja henkilölle B sähköpostin ideoidakseen pomosi 10-vuotisjuhlia yrityksen kanssa. Vastauksesi koskee sekä henkilöä A että henkilöä B, joten käytä Vastaa kaikille vastataksesi molempiin.
Jos joku lähettää juhlakutsun sähköpostitse sinulle ja 20 muulle ystävällesi, vastauksesi ei koske muita sähköpostin vastaanottajia, joten käytä Vastaa lähettääksesi vastauksen vain alkuperäiselle lähettäjälle.
Kirjoita tehokkaita aiherivejä
Avain hyvän sähköpostin aiheen kirjoittamiseen on varmistaa, että se kuvaa lyhyesti viestisi ydintä. Tässä muutamia esimerkkejä:
- Myyntikokous muutettu klo 3:00
- Halloween-juhlakutsu
- Verkkosivuston tekstin muutokset
- Tämän viikon 20 parasta videovalintaa
- Uuden jäsenyytesi tiedot
- Tapaamisen vahvistaminen
- Varainkeruutapahtuman vapaaehtoisten pyyntö
Tee aiheriveistä tehokkaampia sisällyttämällä toiminto, jonka haluat vastaanottajien tekevän, kuten:
- Halloween Party Invitation – vastaa pyyntöön 11. toukokuuta mennessä
- Verkkosivuston tekstin tarkistukset – tarvitaan hyväksyntä tiistaihin mennessä
Bottom Line
Kun välität sähköpostiviestin joltakin toiselta, selitä uudelle vastaanottajalle, miksi teet sen ja kuinka odotat hänen hyötyvän siitä. Oletetaan esimerkiksi, että asiakas Jay lähettää sinulle kysymyksen, etkä tiedä vastausta. Välitä viesti kollegallesi Saralle, jossa on huomautus: "Sara, Jay haluaa tietää prosessin, jolla kirjaudutaan portaaliimme mobiililaitteellaan. Katso lisätietoja alta. Voitko auttaa?"
Selitä miksi CC
Jos lähetät jonkun sähköpostiviestin kopion, selitä ensisijaiselle vastaanottajalle, että teet niin ja miksi. Oletetaan esimerkiksi, että Jenna haluaa liittyä kirjakerhoon, ja sinä lähetät hänelle tietoja siitä. Kopioit kirjaklubin johtajalle Annille ja kirjoitat Jennalle: "Kopioin johtajamme Annille, jotta hän näkee, mitä lähetän sinulle, ja täyttää kaiken, mitä olen ehkä jättänyt pois."Kun käytät tätä prosessia, Ann tietää myös, miksi hän saa kopion viestistä.
Bottom Line
Sähköpostiviestit voivat kadota postiin tai roskapostisuodattimeen. Kohteliaisuuden vuoksi, etenkin tärkeiden viestien (kuten liitteitä tai määräaikoja sisältävien) kohdalla, kirjoita lyhyt muistiinpano, jotta lähettäjä tietää, että hänen sähköpostinsa on vastaanotettu. Jos pomosi esimerkiksi lähettää sinulle uuden projektin työstettäväksi, vastaa: "Selvä, aloitan huomenna."
Käytä lyhenteitä säästeliäästi
Kaikki eivät tiedä kaikkia lyhenteitä, joten käytä mahdollisimman vähän ja vain, kun olet varma, että vastaanottaja tietää, mitä ne tarkoittavat. On olemassa useita lyhenteitä, joita käytetään yleisesti yrityssähköpostissa. Tässä muutamia:
- ASAP: Mahdollisimman pian
- BTW: Muuten
- EOD: Päivän loppu
- EOM: Viestin loppu (käytetään yleensä aiherivillä osoittamaan, ettei sähköpostiviestiä ole seurattava)
- EOW: Viikon loppu
- Tiedoksi: Tiedoksi
- IMO: Omasta mielestäni
- OOO: Poissa toimistosta
- Y/N: Kyllä tai ei
Bottom Line
Koska et ymmärrä kasvojen ilmeitä ja äänen sävyä sähköpostissa, se ei ole hyvä väline sarkasmin tai huumorin ilmaisemiseen etenkään tuntemattomien vastaanottajien kanssa. Ilmaise viestisi yksinkertaisesti ja suoraviivaisesti, ainakin kunnes opit tuntemaan vastaanottajan paremmin. Jos et todellakaan voi auttaa itseäsi, lisää hymyilevä tai naurava hymiö osoittaaksesi, että vitsailet.
Valitse sopiva lopetus
Joskus on vaikea tietää, miten sähköpostiviesti lopetetaan. Tässä on muutamia ehdotuksia tilanteen perusteella:
- Kiitos tai Paljon kiitos: Jos pyydät palvelusta.
- Rakkaus tai Halit: Jos vastaanottaja on ystävä tai perheenjäsen.
- Cheers tai Paras: Jos vastaanottaja on satunnainen tuttava.
- Ystävällisin terveisin: Jos viestisi on muodollinen.
- Ystävällisin terveisin tai Ystävällisin terveisin: Jos haluat säilyttää muodollisen liikesävyn.
