Jos käytät suuren osan päivästäsi sähköpostin käsittelyyn, on monia tapoja käyttää Outlookia tehokkaammin. Muuta oletusasetuksia työskentelytapasi mukaisiksi. Käytä yhtä tai kahta pikanäppäintä. Määritä suodattimia tehtävien automatisoimiseksi. Ja varmista, että Outlook toimii suurimmalla nopeudella. Tutustu seuraaviin vinkkeihin ja salaisuuksiin, niin saat vähän aikaa takaisin.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Outlook 2019:tä, Outlook 2016:ta, Outlook 2013:ta, Outlook 2010:tä ja Outlook for Microsoft 365:tä.
Tiedostoviestit yhdellä napsautuksella
Tee nopeammin, mitä teet niin usein. Määritä yhden napsautuksen toiminnot sähköpostien hallintaan helposti.
Keskustelujen tehostaminen
Älä roskaa sähköpostikansioitasi viesteillä, joita lainataan muualla. Opi käyttämään Outlookia sähköpostien automaattiseen puhdistamiseen. Outlook siirtää tai poistaa tarpeettomat sähköpostit puolestasi.
Lähetä sähköpostit uudelleen
Lähetä sähköposti uudelleen Outlookissa, jotta voit käyttää sen sisältöä, aihetta tai vastaanottajia uudelleen sen sijaan, että aloitat tyhjällä viestillä.
Pidä Outlook-tiedostot pieninä ja näppäränä
Jos haluat Outlookin olevan nopea, pidä PST-päätiedostosi koko pienenä. PST-tiedostoon Outlook tallentaa sähköpostit, yhteystiedot, kalenterit ja paljon muuta. Yksi tapa pitää PST-tiedosto pienenä on siirtää vanha sähköposti esimerkiksi erilliseen arkistotiedostoon.
Ota käyttöön automaattinen poissaolo- tai lomavastaus
Pyydä Outlookia vastaamaan puolestasi, kun olet poissa etkä voi vastata sähköpostiisi. Tämä säästää aikaa paitsi lomien jälkeen, mutta myös jokaisen työpäivän aikana.
Siirrä sähköposti nopeasti mihin tahansa kansioon
Jos et määrittänyt kansion arkistointia yhdellä napsautuksella, Outlookilla on toinen tapa siirtää sähköpostit nopeasti kansioihin. Voit siirtää viestejä esimerkiksi näppäimistön tai nauhan kätevän painikkeen avulla.
Luo ja käytä sähköpostimalleja
Kun kirjoitat samanlaisia viestejä eri vastaanottajille, tallenna yksi näistä sähköpostiviesteistä mallina Outlookiin tulevaa käyttöä varten. Lähetät saman tai samanlaisen sähköpostin toistuvasti kadehdittavalla nopeudella.
Muuta Outlookin oletusfontin pintaa ja kokoa
Jos luulet, että Outlookin viestin kirjoittamisessa tai sähköpostin lukemisessa käyttämä fontti on liian leveä, korkea, pieni, pieni, iso tai sininen, vaihda se. Ota selvää, kuinka voit määrittää tarkan fontin, kirjasintyylin ja värin oletusarvoisesti käytettäväksi sähköpostiviesteissä Outlookissa.
Poista ja mykistää keskustelu
Kun huomaat kahlaavan sähköposteja ja keskusteluja, jotka ovat täysin merkityksettömiä, Outlook voi auttaa. Ota selvää, kuinka voit poistaa koko keskustelun Outlookin avulla ja saada Outlookin poistamaan tulevat sähköpostit samasta säikeestä automaattisesti.
Suodata yhden lähettäjän posti tiettyyn kansioon automaattisesti
Aloita mistä tahansa sähköpostista, jos haluat määrittää Outlook-suodattimen, joka siirtää kaikki tulevat viestit sam alta lähettäjältä tiettyyn kansioon automaattisesti.
Etsi aiheeseen liittyviä viestejä
Outlookissa kaikkien asiaan liittyvien viestien löytäminen on helppoa. Hae vain yhteyshenkilön nimeä tai sanoja aiheriviltä. Outlook listaa kaikki viestit, jotka vastaavat hakutermejäsi.
Aseta uusien sähköpostien oletustili
Varmista, että kirjoittamasi uudet viestit alkavat Outlookissa valitulla todennäköisimmillä Lähettäjä-sähköpostiosoitteella.
Hae viestistä
Haluatko löytää jotain pitkästä sähköpostista? Ota selvää, kuinka voit etsiä sähköpostiviestin tekstistä Outlookin avulla.
Ajoita sähköpostit toimitettaviksi myöhemmin
Voit ohjeistaa Outlookin lähettämään viestin vain tiettynä päivänä tai sen jälkeen. Tämä on kätevä säännöllisissä tapahtumissa, kuten viikoittaisessa kokousilmoituksessa.
Viestin poistaminen nopeasti
Poistitko juuri Outlookista sähköpostin, joka ei ollut valmis siirtymään Poistetut-kansioon? Tässä on yksinkertainen tapa saada sähköposti takaisin hetkessä.
Määritä jakelulistat
Luo omia postituslistoja Outlookissa ja lähetä viestejä ihmisryhmille helposti ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa kaikkia sähköpostiosoitteita.
Poista liitteet viesteistä
Säilytä viesti; menettää suuren kokonsa. Opi käyttämään Outlookia liitetiedostojen poistamiseen (kun olet tallentanut ne muualle) sähköpostiviesteistä. Voit leikata postilaatikkosi kokoa huomattavasti.
Etsi kaikki lähettäjän viestit nopeasti
Outlook paikantaa kaikki tietyltä lähettäjältä tulevat viestit ja näyttää ne sinulle nopeasti tämän vinkin avulla.
Määritä Kaikki viestit -kansio
Katso kaikki tiliin lähetetyt, vastaanotetut, arkistoidut ja arkistoidut sähköpostit yhdessä paikassa Outlookissa.
Saako Outlook Highlight -postit lähettää vain sinulle
Kun olet ainoa sähköpostin vastaanottaja, viesti on yleensä tärkeämpi kuin jos olet yksi kymmenestä ihmisestä. Ota selvää, kuinka Outlook voi korostaa viestejä, joiden Vastaanottaja-rivillä on vain sinä.
Muokkaa vastaanotettuja sähköpostiviestejä
Sähköpostien välittämisen sijaan itsellesi tai muistiinpanon tekemisen muualle Outlookiin tai mahdollisesti sen ulkopuolelle voit muokata mitä tahansa vastaanotettua sähköpostia ja lisätä oman tekstisi.
Automaattisesti kopio: kaikki lähettämäsi viestit
Outlook voi lähettää kopion jokaisesta kirjoittamastasi viestistä toiseen sähköpostiosoitteeseen.
Laajenna Outlookia aikaa säästävillä apuohjelmilla
Lisäosat, kuten ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen ja Auto-Mate, voivat parantaa Outlookin työnkulkua asettamalla oikeat tiedot sormenpäillesi, suodattamalla älykkäästi ja automatisoimalla toistuvia tehtäviä.
