Mitä tietää
- Windowsissa: Valitse Tiedosto > Vie > Luo PDF/XPS. Vahvista, että PDF on valittuna kohdan Tallenna nimellä vieressä.
- Mac: Siirry kohtaan Tiedosto > Tallenna nimellä. Valitse Tiedostomuoto vierestä PDF.
- Google Sheetsissa: Avaa Excel-tiedosto tiedostovalitsimella. Siirry kohtaan Tiedosto > Lataa > PDF > Vie
Tässä artikkelissa kerrotaan menetelmistä Excel-dokumenttien muuntamiseksi PDF-muotoon, mukaan lukien vienti Windowsista tai Mac Excelistä, Google Sheetsin avulla, online-muuntimen käyttäminen ja tulostaminen PDF-muotoon. Tiedot koskevat Excelin versioita 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 ja Excel for Microsoft 365.
Vie PDF-muotoon Excelissä Windows PC:ssä
On olemassa monia tapoja muuntaa Excel-tiedosto PDF-muotoon, jotta se on helpompi avata ja lukea muilla laitteilla ilman, että taulukkolaskentaohjelmaa tai sovellusta on asennettu. Jos sinulla on Excel Windows-tietokoneellasi, voit muuntaa Excel XLSX- tai XLS-muotoiset tiedostot helposti PDF-tiedostoiksi.
- Avaa Tiedosto > Export.
- Valitse Luo PDF/XPS.
-
Tarkista kahdesti, että PDF (.pdf) on valittuna kohdan Tallenna nimellä vieressä. Toinen vaihtoehto on XPS-tiedoston tekeminen.
Image Voit halutessasi käyttää tätä aikaa ennen PDF-tiedoston luomista joidenkin lisäasetusten ottamiseksi käyttöön tai poistamiseksi käytöstä. Siirry tallennusvalintaikkunan kohtaan Options, jos haluat esimerkiksi viedä vain tietyt sivut PDF-muotoon, viedä kaikki laskentataulukot ja paljon muuta.
- Valitse mihin PDF tallennetaan ja valitse sitten Julkaise.
Vie PDF-muotoon Excelissä Macissa
Jos käytät Mac-tietokonetta, voit tehdä PDF-tiedoston Excel-tiedostosta Tallenna nimellä-valikon kautta.
- Siirry kohtaan Tiedosto > Tallenna nimellä avataksesi ponnahdusikkunan Excel-dokumentin tallentamista varten.
-
Valitse Tiedostomuoto, ikkunan alareunasta PDF.
Image Huomioi vaihtoehdot muodon valinta -pudotusvalikon alla. Voit valita Työkirja tai Sheet muuntaaksesi joko koko työkirjan PDF-muotoon (kaikki arkit, joissa on tietoja) tai vain avoimen arkin. juuri nyt.
- Valitse Save muuntaaksesi Excel-tiedoston PDF-muotoon Macissasi.
Vie PDF-muotoon Google Sheetsin avulla
Sheets on Googlen online-laskentataulukoiden luoja ja muokkausohjelma. Koska voit ladata Excel-tiedostoja Google Sheetsiin ja koska Sheets voi viedä asiakirjoja PDF-muotoon, se on loistava tapa muuntaa XLSX/XLS PDF-muotoon millä tahansa tietokoneella.
- Avaa Google Sheets ja käytä oikealla olevaa tiedostonvalitsin-painiketta selataksesi ja avataksesi Excel-tiedoston.
-
Siirry kohtaan Tiedosto > Lataa > PDF (.pdf) nähdäksesi esikatselun asiakirjasta PDF-muodossa. Voit muokata vietäviä asetuksia ja joitain muita asetuksia.
Image - Valitse EXPORT tallentaaksesi laskentataulukon PDF-tiedostona.
Käytä online-muuntimia
Toinen vaihtoehto on käyttää tiedostomuunninta. Koska XLS- ja XLSX-tiedostot ovat asiakirjoja, voit käyttää ilmaista asiakirjatiedostomuunninta.
On jopa olemassa joitakin online-Excel PDF -muuntimia, jotka tekevät tästä vieläkin helpompaa, ja koska ne toimivat minkä tahansa verkkoselaimen kanssa, ne voivat muuntaa Excelin PDF-muotoon missä tahansa käyttöjärjestelmässä.
Muutamia suosikeistamme ovat Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF ja Online2PDF.
Toinen, josta pidämme alla, on FileZigZag. Lataa Excel-tiedostosi sinne ja valitse kohdemuodoksi PDF. Valitse Aloita muuntaminen muuntaaksesi Excel-tiedoston PDF-muotoon ja saadaksesi latauslinkin.
'Tulosta' PDF-muotoon
Jos sinulla ei ole Exceliä asennettuna, voit silti tallentaa XLSX- tai XLS-tiedoston PDF-muotoon Microsoftin ilmaisella Excel Viewer -ohjelmalla. Koska tämä työkalu on kuitenkin vain Excel-tiedostojen katseluohjelma (ei editori), sinun on asennettava toinen ohjelma sen mukana, jotta se tukee PDF-muuntamista.
Yksi tapa on käyttää ilmainen PDF-tulostin. PDF-tulostimet toimivat siten, että asiakirja "tulostetaan" PDF-muotoon, mikä on helppo tapa lähettää Excel-tiedosto PDF-muuntimeen, jonka jälkeen ohjelma tallentaa sen PDF-muotoon.
- Avaa Excel Viewer ja valitse Excel-tiedosto, jonka haluat muuntaa PDF-muotoon.
- Käytä ohjelman vasemmassa yläkulmassa olevaa painiketta valitaksesi Tulosta.
-
Vaihda tulostin kohdan Nimi vieressä olevasta avattavasta valikosta asentamasi PDF-tulostimeksi.
Image Esimerkissämme voimme valita avattavasta valikosta Foxit Reader PDF Printer.
-
Tee muut haluamasi muutokset tulostusasetuksiin, kuten tulostaa tietty määrä sivuja, ja valitse sitten OK käynnistääksesi PDF-tulostinohjelmiston Foxit PDF Readerin. tämä tapaus.
Jotkin PDF-tulostimet avaavat ohjelman lisäohjeiden kera, ja toiset tallentavat PDF-tiedoston ilman muita kehotteita.
- Siinä se on! Olet luonut PDF-tiedoston Excel-asiakirjasta!
Miksi käyttää PDF-muotoa
Excel-tiedostot vaativat erityisen ohjelman niiden lukemiseen ja muokkaamiseen, joten voi olla vaikeaa jakaa tällaisia asiakirjoja ihmisten kanssa, joilla ei ole tarvittavaa ohjelmistoa. PDF-muoto on kuitenkin paljon yleisempi, joten niin kauan kuin tietokoneeseen on asennettu PDF-katseluohjelma, voit tarkastella tiedostoa ilman laskentataulukkojen katseluohjelmaa/editoria.
XLSX- tai XLS-muodossa säilyvät Excel-tiedostot ovat 100-prosenttisesti muokattavissa Excelillä tai muulla vastaavalla taulukkolaskentaohjelmalla (esim. OpenOffice Calc ja LibreOffice Calc), mutta PDF-tiedostoja ei. Vaikka PDF-editoreja on saatavilla, ne eivät yleensä toimi yhtä hyvin kuin raakatiedoston muokkaaminen.
