Trello on Kanban-tyylinen projektinhallintatyökalu, joka esittää visuaalisesti tehtävät, jotka sinun tai tiimisi on suoritettava. Sen avulla voit nähdä, mitä kaikki tiimissä tekevät kulloinkin. Trello on maksuton ryhmille ja yksityishenkilöille, jotka johtavat yrityksiä tai haluavat seurata henkilökohtaisia tehtäviä.
Monien saatavilla olevien projektinhallintatyökalujen joukossa Trello on yksi helpoimmin käytettävistä ja toteutettavista, mutta sen tyhjältä pöydältä käyttöliittymä voi olla hieman pelottava. Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua ja tiimiäsi saamaan kaiken irti Trellosta riippumatta siitä, millaisia tehtäviä seuraat.
Mikä Kanban on?
Japanilainen valmistusprosessi, jonka Toyota otti käyttöön 1940-luvun lopulla, kertoo Kanban-tyylistä projektinhallintaa. Se pyrki tehostamaan tehtaitaan seuraamalla varastoa reaaliajassa käyttämällä lattialla olevien työntekijöiden kesken luovutettuja kortteja. Kun tietty materiaali loppui, työntekijät merkitsivät siitä muistiin toimittajalle, joka sitten lähetti pyydetyn tuotteen varastoon. Näitä kortteja kutsuttiin usein nimellä Kanban, mikä tarkoittaa kylttiä tai mainostaulua japaniksi.
Ohjelmistot, kuten Trello, ottavat tämän korttien välityksen käsitteen ja asettavat sen visuaaliseen käyttöliittymään. Tehtävät asetetaan virtuaaliselle taululle ja sovitetaan joukkueen työkykyyn. Alalla on alkeellisimmillaan kolme osaa: tehtävä, tekeminen (tai käynnissä) ja tehty. Tiimit voivat kuitenkin käyttää tätä työkalua millä tahansa niille sopivalla tavalla.
Trellon käytön aloittaminen
Trello käyttää tauluja, listoja ja kortteja sekä tarroja, luokkia, tunnisteita ja värejä pitääkseen ne järjestyksessä ja tilan ajan tasalla.
Boards ovat Trellon perusorganisaatiotyökalu, johon kiinnität luetteloita ja kortteja. Ne ovat tyypillisesti projekteja (esimerkiksi verkkosivuston uudelleensuunnittelu tai kylpyhuoneremontti), ja ne sisältävät listoja tehtäviä (kuten grafiikkaa ja laatoitusta) ja kortteja(alatehtävät ja vaihtoehdot, kuten suunnittelijan palkkaaminen tai laattojen koosta ja väreistä päättäminen).
Kun olet päättänyt järjestää luettelosi, voit lisätä kortteja, joissa voi olla tarkistuslistoja ja tarroja. Tarkistuslistat ovat tapa jakaa tehtävät osatehtäviin. Jos esimerkiksi käytät Trelloa loman suunnitteluun, sinulla saattaa olla ravintolan kortti, jota haluat kokeilla, ja siinä on tarkistuslista, joka sisältää varauksen tekemisen, parhaiden ruokien tutkimisen ja sen lapsiystävällisyyden tarkistamisen.
Voit käyttää tarroja kuvaamaan kortin tilaa (esimerkiksi hyväksytty tai lähetetty), luokkaa (kuten tiede, tekniikka tai taide) tai mitä tahansa haluamaasi tunnistetta. Sitten voit tehdä haun, joka tuo esiin esimerkiksi kaikki tieteeseen liittyvät kortit tai kaikki hyväksytyt kortit. Sinun ei kuitenkaan tarvitse lisätä otsikkoa tarraan; voit käyttää niitä myös värikoodaukseen (saatavana on jopa 10 väriä ja värisokea vaihtoehto).
Kun työskentelet ja suoritat tehtäviä, voit vetää ja pudottaa kortteja luettelosta toiseen helposti. Lopulta saatat haluta arkistoida kortit ja luettelot, jos käyttöliittymä tulee raskaaksi.
Trello-ilmoitukset ja mobiilisovellukset
Käyttäjät voivat määrittää kortteja tiimin jäsenille ja lisätä kommentteja, tiedostoliitteitä, värikoodattuja tarroja ja määräpäiviä. Tiimin jäsenet voivat @ mainita muita kommenteissa aloittaakseen keskustelun. Trello hyväksyy tiedostoja tietokoneeltasi ja pilvitallennuspalveluista, kuten Google Drivesta, Dropboxista, Boxista ja OneDrivesta.
Myös mukana on näppärä sähköpostiintegraatio. Jokaisella taululla on yksilöllinen sähköpostiosoite, jota voit käyttää korttien (tehtävien) luomiseen. Voit lähettää liitteitä myös tähän sähköpostiosoitteeseen. Kun saat sähköposti-ilmoituksen, voit vastata siihen suoraan Trellon käynnistämisen sijaan.
Ilmoitukset, mukaan lukien maininnat ja kommentit, ovat saatavilla mobiilisovelluksissa, työpöytäselaimissa ja sähköpostissa. Trellosta on versioita iOS- ja Android-laitteille, mukaan lukien puhelimet, tabletit, kellot ja Kindle Fire.
Ilmainen, yritysluokan ja yritysversiot
Trello tarjoaa yli 30 lisäominaisuutta ja integraatiota, joita kutsutaan tehostuksiksi. Esimerkkejä tehostuksista ovat kalenterinäkymä, kortin toistin toistuvia tehtäviä varten ja integrointi muihin sovelluksiin, kuten Evernote, Google Hangouts, Salesforce ja monet muut. Ilmaiset tilit sisältävät yhden käynnistyksen per kortti.
Kaikki Trellon ydinominaisuudet ovat saatavilla ilmaisessa versiossa. Heinäkuusta 2021 alkaen Business Class- ja Enterprise -tilaukset ovat 10 dollaria ja 17,50 dollaria kuukaudessa, ja ne maksetaan vuosittain (hieman enemmän, kun ne maksetaan kuukausittain), ja niihin on lisätty pitkä lista etuja, kuten enemmän tehoja korttia kohden, suuremmat liitetiedostot, erilaiset näkymät, ja enemmän.
