Mitä tietää
- Non-Exchange-tili: Luo uusi sähköpostiviestimalli ja luo sitten sääntö automaattisen vastauksen lähettämistä varten.
- Vaihda tili: Tiedosto > Tiedot > Automaattiset vastaukset > Lähetä automaattiset vastaukset > luo viesti > valitse aloitus- ja lopetusajat > OK.
- Outlook.comissa: Asetukset > Näytä kaikki Outlook-asetukset > Mail > Automaattiset vastaukset > Ota automaattiset vastaukset käyttöön > kirjoittaa > Tallenna.
Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit luoda poissaolo-vastausviestin Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook for Microsoft 365 ja Outlook.com käyttämäsi tilin tyypin mukaan. Se selittää myös, kuinka voit määrittää, onko sinulla Exchange-tili.
Automaattisten vastausten asettaminen Outlookissa
Outlookin tehokas automaattinen poissaolovastaus varmistaa, että kun olet poissa, ihmiset tietävät, että et ole tavoitettavissa, kun palaat, ja mitä heidän tulee tehdä, jos heillä on välitöntä ongelmaa huomio.
Out-off-off-vastauksen asetukset vaihtelevat sen mukaan, onko sähköpostitilisi Microsoft Exchange -palvelimella vai IMAP- tai POP-sähköpostitili (kuten yleiset sähköpostipalvelut, kuten Gmail, Yahoo Mail ja muut).
Kuinka tietää, onko sinulla Exchange-tili
Jos et ole varma, käytätkö Outlookia Exchange-tilin kanssa, katso Outlook-ikkunan alareunassa olevaa tilapalkkia. Jos käytät Exchange-tiliä, näet tilarivillä tekstin Yhdistetty: Microsoft Exchange.
Luo automaattinen vastaussähköpostimalli
Jos haluat määrittää automaattisen vastauksen Outlookissa IMAP- tai POP-sähköpostitilille (Exchange, katso tarkemmin alla), käytä Outlookin sääntöominaisuutta. Aloita luomalla sähköpostimalli automaattiselle vastaussähköpostille, joka lähetetään vastaanottajille, kun olet poissa.
-
Valitse Uusi sähköposti.
Image -
Syötä Aihe sähköpostille ja viestin tekstille, joka kertoo vastaanottajalle, että et ole tavoitettavissa.
Kerro vastaanottajille, milloin he voivat odottaa sinulta henkilökohtaista vastausta, ja ole tietoinen siitä, kuinka paljon tietoja paljastat automaattisessa vastauksessasi, koska liian suuren tiedon paljastaminen voi aiheuttaa riskin.
-
Kun olet kirjoittanut automaattisen vastausviestin, valitse File.
Image -
Valitse Tallenna nimellä.
Image -
Valitse Save as type ja valitse Outlook-malli.
Image -
Outlook käyttää oletusarvoisesti mallin aihetta nimenä Tiedostonimi-tekstiruudussa. Muuta tämä mihin tahansa, josta tiedät, että se on poissa-sähköpostimallitiedostosi.
-
Valitse Tallenna.
Image - Sulje viestiikkuna.
Luo automaattinen vastaussääntö toimiston ulkopuolella
Seuraava vaihe IMAP- tai POP-sähköpostitileissä on Outlook-säännön määrittäminen. Tämä sääntö lähettää vastauksen käyttämällä edellisessä osiossa luomaasi mallia.
-
Valitse Tiedosto > Info.
Image -
Valitse Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä.
Image -
Valitse Sähköpostisäännöt-välilehti.
Image -
Valitse kohdassa Ota muutokset käyttöön tähän kansioon sähköpostitili, jolle luot automaattisen vastauksen.
Voit ottaa uuden sääntösi käyttöön kaikissa tileissä myöhemmässä vaiheessa.
-
Valitse Uusi sääntö.
Image -
Valitse Aloita tyhjästä säännöstä -osiossa Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin.
Image - Valitse Seuraava.
-
Alle Vaihe 1: Valitse ehto(t), valitse Missä nimeni on Vastaanottaja-ruudussa-valintaruutu.
Automaattinen vastaussääntö vastaa kaikkiin saapuviin viesteihin, jos tyhjennät kaikkien ehtojen valintaruudut.
Image - Valitse Seuraava.
-
Alle Vaihe 1: Valitse toiminto(t), valitse vastaa käyttämällä tiettyä mallia -valintaruutu.
Image -
Alle Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta (klikkaa alleviivattua arvoa), valitse tietty malli-linkki.
Image -
Valitse Katso sisään ja valitse sitten Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä.
Image -
Korosta luomaasi mallia.
Image - Valitse Avaa.
- Valitse Rules Wizard-valintaikkunassa Seuraava.
-
Alle Vaihe 1: Valitse poikkeukset, valitse paitsi jos se on automaattinen vastaus.
Image - Valitse Seuraava.
- Alle Vaihe 1: Määritä nimi tälle säännölle, kirjoita nimi automaattisen vastauksen säännölle.
-
Alle Vaihe 2: Määritä sääntöasetukset, valitse Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruutu, jos haluat aktivoida automaattisen vastaajan. Jos et halua automaattista vastausta nyt aktiiviseksi, tyhjennä valintaruutu.
Jos sinulla on useita sähköpostitilejä, joissa haluat käyttää tätä automaattista vastaajaa, valitse Luo tämä sääntö kaikille tileille -valintaruutu.
- Valitse Valmis.
- Valitse Säännöt ja varoitukset-valintaikkunassa OK.
Outlook lähettää automaattisen vastauksen jokaisen istunnon aikana vastaanotetun sähköpostin osoitteeseen; toinen automaattinen vastaus lähetetään, kun Outlook suljetaan ja avataan uudelleen.
Automaattisten vastausten ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä IMAP- ja POP-sähköpostitileissä
Ota automaattinen vastaaja käyttöön IMAP- ja POP-sähköpostitileissä aina, kun sitä tarvitset. Siirry kohtaan Tiedosto > Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä > Sähköpostisäännöt, valitse valintaruutu automaattisen vastaussääntö ja valitse sitten OK.
Poista vastaaja käytöstä poistamalla valintaruudun valinta ja valitsemalla sitten OK.
Automaattiset vastaukset Microsoft Exchange -tileille
Jos sähköpostitilisi on Microsoft Exchange -tili (voit määrittää Outlook.com-tilin Exchange-tiliksi Outlookissa), voit määrittää automaattisen poissaolovastauksen suoraan palvelimelle. Noudata näitä ohjeita Outlook 2019:lle, 2016:lle ja Outlook for Microsoft 365:lle.
- Valitse Tiedosto > Info.
-
Valitse Automaattiset vastaukset.
Image -
Valitse Lähetä automaattiset vastaukset. Kirjoita automaattinen vastausviestisi tekstiruutuun.
Voit poistaa automaattisen vastauksen käytöstä siirtymällä Automaattiset vastaukset -valintaikkunaan ja valitsemalla Älä lähetä automaattisia vastauksia. Automaattisia vastauksia ei enää lähetetä.
- Aseta valinnaisesti aika, jonka aikana haluat automaattisen vastauksen olevan aktiivinen. Valitse Lähetä vain tällä aikavälillä -valintaruutu. Aseta sitten Aloitusaika ja Lopetusaika Vain tällä alueella vastaanotetut viestit saavat automaattisen vastauksen.
-
Jos työskentelet yrityksessä tai organisaatiossa, sinulla voi olla lisävaihtoehtoja automaattisille vastauksille:
- Organisaatiossani: Tämä viesti lähetetään viesteihin, jotka on vastaanotettu muilta samassa yrityksessä tai organisaatiossa kuin sinä.
- Organisaationi ulkopuolella: Viesti lähetetään organisaatiosi ulkopuolisille ihmisille. Valitse valintaruutu Automaattinen vastaus organisaationi ulkopuolisille ihmisille.
Automaattisiin vastauksiin liittyy turvallisuusriskejä.
- Valitse OK.
Outlook Auto-Responder -työkalut ja apuohjelmat
Säännön määrittämisen sijaan Outlookissa manuaalisesti käytä apuohjelmaa, kuten Mail Responder for Outlook, tai työkaluja, kuten Email Responder (FreeBusy) tai Auto Reply Manager. Nämä työkalut ovat älykkäitä lähettäessään vain välttämättömät poissaolovastaukset.
Jos haluat ylläpitää poissaoloja keskitetysti Exchange-palvelimella (mukaan lukien mallit, joissa on Active Directoryyn yhdistettyjä kenttiä), kokeile Symprex Out-of-Office Manageria.
Automaattisten vastausten ottaminen käyttöön Outlook.comissa
Automaattisten vastausten ottaminen käyttöön Outlook.comissa on yksinkertainen prosessi. Ominaisuus ei tarjoa niin monta vaihtoehtoa kuin Outlook-ohjelmisto, mutta se on helppokäyttöinen.
-
Valitse Outlook.comin sähköpostisivulla Settings > Näytä kaikki Outlook-asetukset.
Image -
Valitse Mail > Automaattiset vastaukset.
Image -
Ota käyttöön Ota automaattiset vastaukset käyttöön.
Voit poistaa automaattiset vastaukset käytöstä poistamalla Automaattiset vastaukset päälle -kytkimen käytöstä.
Image - Valinnainen: Valitse valintaruutu Lähetä vastaukset vain tietyn ajanjakson aikana. Määritä Aloitusaika ja Lopetusaika. Automaattiset vastaukset lähetetään vain tänä aikana.
-
Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää automaattisten vastausten ollessa käytössä.
Image - Valitse vaihtoehtoisesti Lähetä vastaukset vain yhteystiedoille, jos haluat lähettää automaattisia vastauksia vain Outlook.com-yhteystiedoissasi oleville henkilöille ja sähköpostiosoitteisiin.
- Valitse Tallenna.
