Microsoft Teams sisältää erilaisia työkaluja, jotka lisäävät tuottavuutta ja parantavat työntekijöiden välistä viestintää tekstikeskustelujen, ääni- ja videopuhelujen, tiedostojen jakamisen, online-vuorotietojen ja jaettujen kalentereiden avulla.
Microsoft Teamsin jaetun kalenterin toiminnon avulla ryhmän jäsenet voivat luoda kokouksia suoraan Teams-sovelluksessa, määrittää yksityiskohtia ja lisätä muita jäseniä, jotta heille ei vain ilmoiteta tapahtumasta, vaan se lisätään synkronoituun Microsoft Teamsiinsa. myös kalenteri.
Tämä artikkeli koskee Microsoft Teams -sovelluksia Windows 10-, iOS- ja Android-laitteissa verkkoversion lisäksi.
Miten Microsoft Teams -kalenterit toimivat
Microsoft Teams on organisaatioille tai ryhmille suunniteltu yhteistyötyökalu, joka on siten rakennettu ryhmää tai ryhmää ajatellen. Saatat pystyä kirjautumaan Microsoft Teams -ryhmään tavallisella sähköpostillasi, mutta useimmiten sinulle määrätään yrityksen sähköpostiosoite, jolla käytät Teamsia ja muita asiaan liittyviä Microsoft 365 -sovelluksia ja -palveluita.
Microsoft Teams -sovelluksessa on yksi pääkalenteri, joka on määritetty koko ryhmällesi tai organisaatiollesi. Ryhmän jäsenet voivat lisätä tähän kalenteriin kokouksia tai tapahtumia, jotka näkyvät automaattisesti kalenterissa muille jäsenille. Henkilöitä voidaan myös lisätä kalenteritapahtumiin tai kokouksiin, jos heidän on osallistuttava.
Teknisesti sisäänrakennettua (tai oletuskalenteria) kutsutaan ryhmäkalenteriksi, kun taas Microsoft Teamsin sisällä jaettuja ulkoisia kalentereita kutsutaan jaetuiksi kalenteriksi. Nämä termit sekoittuvat kuitenkin usein, ja ero niiden välillä on hämärtynyt.
Sekaannusten välttämiseksi on hyvä viitata Microsoft Teamsin kalentereihin yksilöllisillä nimillä sen sijaan, että käytät Jaettu- tai Ryhmätermejä.
Kalenterit voidaan jakaa myös Microsoft Teamsissa Outlookista tai muista ajoituspalveluista, kuten Google-kalenterista.
Miten luodaan Microsoft Teamsin jaettu kalenteritapahtuma
Tässä on prosessi tapahtuman luomiseen, jota kutsutaan kokoukseksi Microsoft Teamsissa. Tapahtuma voidaan jakaa muiden ryhmän jäsenten kanssa ja lisätä automaattisesti ryhmän kalenteriin.
Tässä esimerkissä käytetään Windows 10 Microsoft Teams -sovellusta, mutta nämä ohjeet ja käytetyt valikot ovat samat kaikissa muissa versioissa.
-
Avaa Microsoft Teams -sovellus.
-
Valitse Kalenteri.
Image -
Napsauta Uusi kokous.
Image -
Valitse sopiva aikavyöhyke näytön yläreunassa olevasta avattavasta valikosta.
Image Sinun ei tarvitse huolehtia siitä, millä aikavyöhykkeellä tiimisi jäsenet ovat, sillä kokouksesi aika mukautuu automaattisesti heidän mukaansa.
-
Kirjoita kokouksellesi nimi Lisää otsikko -kenttään.
Image -
Kirjoita Lisää pakollisia osallistujia -kenttään niiden ihmisten nimet, joille haluat saada ilmoituksen tapahtumasta. Kun alat kirjoittaa, nimien pitäisi automaattisesti näkyä, jotta voit valita.
Image Jos haluat jakaa tämän kalenteritapahtuman ihmisten kanssa, jotka eivät kuulu Microsoft Teams -ryhmään tai eivät ehkä edes käytä Microsoft Teamsia, voit tehdä sen kirjoittamalla heidän koko sähköpostiosoitteensa nimen sijaan.
Napsauta Valinnainen lisätäksesi ryhmän jäseniä, jotka haluat tietää kokouksesta, mutta joiden ei tarvitse osallistua.
Kun kokous on luotu, kaikille kutsutuille osapuolille lähetetään kutsu heidän sähköpostiosoitteeseensa.
-
Määritä seuraavaksi kokouksesi alkamis- ja päättymisaika.
Image -
Napsauta Ei toistu avataksesi valikon ja tehdäksesi kokouksesta säännöllisen tapahtuman, jos se on toistuva. Voit esimerkiksi haluta pitää saman kokouksen joka arkipäivä, viikoittain tai kerran kuukaudessa.
Image -
Napsauta Lisää kanava, jos kokouksesi liittyy tiettyyn luokkaan yrityksesi Microsoft Teams -asetuksissa. Voit esimerkiksi sijoittaa sen Managers-kanavalle, jotta vain kanavaa käyttävät tiimin jäsenet tietävät, että kokous on meneillään.
Image Voit jättää monet näistä kentistä tyhjiksi, jos haluat.
-
Seuraava on Lisää sijainti-kenttä. Nimestään huolimatta tämä ei ole fyysisen sijainnin määrittämistä. Sen sijaan tämä on yhdistetyn Microsoft Teams -huonejärjestelmän tai neuvottelupuhelinlaitteen valitsemista varten.
Jos yrityksesi ei käytä tällaisia laitteita, sinun ei tarvitse huolehtia tämän kentän täyttämisestä.
Image -
Kirjoita näytön alareunassa olevaan suureen kenttään kokouskentän tiedot, kirjoita kokouksen kuvaus, kokouksen esityslista tai viesti osallistujille.
Image -
Klikkaa lopuksi Lähetä. Tämä lisää tapahtuman Microsoft Teams -kalenteriin ja kutsuu lisäämäsi henkilöt. Kun he ovat vastanneet, tapahtuma lisätään automaattisesti myös heidän kalentereihinsa.
Image Jos et ole lisännyt ketään tapahtumaan, sinulle näytetään sen sijaan Tallenna-painike. Tämä yksinkertaisesti tallentaa tapahtuman henkilökohtaiseen Microsoft Teams -kalenteriin.
Mitä Microsoft Teams Scheduling Assistant tekee?
Ajoitusavustaja-vaihtoehto, joka näytetään luotaessa kokousta Microsoft Teamsissa tietokoneella, on vaihtoehtoinen tapa luoda tai muokata tapahtumaa. Se käyttää visuaalisempaa käyttöliittymää, joka näyttää vaihtoehdot näytön vasemmalla puolella ja antaa sinun valita hiirellä ajanjakson, joka tekee automaattisesti muutokset aikatauluun.
Ajoitusavustajan todellinen hyöty on se, miten se näyttää kaikki ryhmän jäsenten aikataulut. Näin on helppo nähdä, mihin kellonaikaan ja päivinä kaikki ovat tavoitettavissa, ja poistuu vaivatta kysyä ryhmän jäseniltä heille sopivin aika.
Aikataulut näkyvät ajoitusavustajassa vain, jos järjestelmänvalvoja tai muut käyttäjät ovat syöttäneet ne Microsoft Teamsiin. Jos organisaatiosi ei käytä Microsoft Teamsia aikataulujen hallintaan, tämä ominaisuus ei ole hyödyllinen.
Microsoft Teamsin ajoitusavustaja on täysin valinnainen työkalu, vaikka jotkut saattavat suosia sitä oletuskokouksen luontivaihtoehdon sijaan.
Miten hyväksytään Microsoft Teams -kalenterikutsu
Kun sinut on lisätty kokoukseen Microsoft Teams -kalenterissa, sinun pitäisi melkein välittömästi saada kutsu sähköpostitse.
Kun saat tämän sähköpostin, hyväksy kutsu napsauttamalla Liity Microsoft Teams -kokoukseen -linkkiä. Microsoft Teams -sovellus avautuu ja lisää sinut tapahtumaan. Jos sinulla ei ole Microsoft Teamsia asennettuna, sinua kehotetaan asentamaan se.
Jos et ole saanut kutsua, tarkista tapahtuman luoj alta, että he käyttivät oikeaa sähköpostiosoitetta. Voit myös tarkistaa roskaposti- tai roskapostikansiosi.
Jotkin sähköpostipalvelut saattavat kehottaa sinua lisäämään nämä Microsoft Teams -tapahtumat omaan kalenterijärjestelmäänsä. Voit tehdä tämän, jos haluat, mutta sinun on silti napsautettava sähköpostissa olevaa tekstilinkkiä hyväksyäksesi kutsu.
Outlook Teams -tapahtumien luomisen ja jakamisen käyttäminen
Microsoft Teams edellyttää Microsoft-tilin käyttöä. Yleensä yrityksesi tai organisaatiosi tarjoaa sinulle uuden Microsoft-tilin, jolla voit käyttää Microsoft Teamsia ja monia muita Microsoft Office -palveluita.
Tähän Microsoft-tiliin liitettyä sähköpostia voidaan käyttää Outlookiin kirjautumiseen, ja koska tällä tilillä pääsee myös Teamsiin, kalenterikokouksia voidaan luoda Outlookissa ja synkronoida automaattisesti Microsoft Teamsiin.
Jotta tämä toimisi, sinun on käytettävä samaa Microsoft-tiliä Outlookille ja Microsoft Teamsille. Et voi esimerkiksi käyttää henkilökohtaista Outlook-sähköpostitiliäsi tapahtuman luomiseen Microsoft Teams -työkalenteriin.
Tämä voidaan tehdä sekä Outlook-sovelluksilla että verkkokokemuksen kautta, ja koko prosessi on lähes identtinen sen kanssa, kuinka järjestäisit kokouksen Microsoft Teamsissa yllä kuvatulla tavalla.
Voit käyttää kalenteria Outlookissa napsauttamalla vasemman valikon alareunassa olevaa Kalenteri -kuvaketta. Kun kalenteri on auki, aloita tapahtuman luonti napsauttamalla päivää.
Jos haluat Outlookissa tehdyn tapahtuman rekisteröityvän Teamsissa, sinun on aktivoitava kytkin kohdassa Teams-kokous, , joka löytyy vieressä. Hae huonetta tai sijainti tekstiä. Jos et, Microsoft Teamsin jaettu kalenteritoiminto ei aktivoidu ja tapahtuma on yksinkertaisesti perustapahtuma Outlook-kalenterisi aikataulussa.
Toisen kalenterin jakaminen Microsoft Teamsissa
Vaikka Microsoft Teamsissa on oma sisäänrakennettu kalenteriominaisuus, on myös mahdollista tuoda lisää kalentereita Outlookista, Googlesta tai mistä tahansa muusta aikataulupalvelusta, joka tarjoaa jaettavan verkko-osoitteen sen kalentereille.
Tästä voi olla hyötyä, jos tiimisi käyttää toista sovellusta tai palvelua tapahtumien hallintaan Microsoft Office -ekosysteemin ulkopuolella.
Tässä esimerkissä käytetään Google-kalenteria, mutta prosessi on identtinen muissa tällaisissa palveluissa.
- Avaa Google-kalenteri verkkoselaimessa tavalliseen tapaan.
-
Vie hiiren osoitin kalenterin nimen päälle niin, että kolme pistettä näkyvät sen nimen oikealla puolella. Napsauta kolme pistettä avataksesi valikon.
Image -
Napsauta Asetukset.
Image -
Napsauta verkko-osoitetta kohdassa Julkinen URL tähän kalenteriin ja paina Ctrl + Vkopioidaksesi sen leikepöydällesi.
Image -
Avaa Microsoft Teams ja siirry ryhmään tai keskusteluun, johon haluat lisätä kalenterin.
Image -
Napsauta +-symbolia näytön yläreunassa.
Image -
Napsauta Website.
Image -
Liitä kalenterisi osoite URL-kenttään.
Image Voit myös lisätä sille mukautetun nimen kirjoittamalla Välilehden nimi-kenttään ja valitse, haluatko ilmoittaa ryhmälle kalenterin lisäyksestä valitsemalla valintaruudun Lähetä kanavalle tästä välilehdestä.
-
Napsauta Tallenna.
Image Kalenterisi jaetaan nyt Microsoft Teamsissa, ja se on kaikkien nähtävissä tällä uudella mukautetulla välilehdellä.
Miten muokataan Microsoft Teams -kokousta
Jos haluat muokata Microsoft Teams -kokousta, jonka olet luonut tai johon sinulla on käyttöoikeus, sinun tarvitsee vain napsauttaa sitä kalenterissasi Microsoft Teams -sovelluksessa ja tehdä muutokset asianmukaisiin kenttiin.
Voit lisätä tai poistaa osallistujia, muuttaa aikaa tai paikkaa sekä muokata tapahtuman nimeä ja kuvausta. Muista vain napsauttaa Lähetä päivitys, kun olet valmis tallentaaksesi muutokset.
Jos muutokset eivät näy sinulle tai tiimisi jäsenille, yritä sulkea sovellus kokonaan ja avata se sitten uudelleen.
Voit myös muokata Teams-tapahtumia Outlookissa avaamalla tapahtuman kalenterissa ja napsauttamalla sitten Muokkaa.
