On olemassa useita tapoja lajitella tietoja Microsoft Excelissä. Opi käyttämään ehdollista lajittelua Excelissä lajitteluun fontin värin, solun taustavärin tai kuvakkeen värin mukaan.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel for Microsoft Office 365, Excel 2019, Excel 2016 ja Excel 2013 for Windows ja Mac.
Valitse lajiteltava alue Excelissä
Ennen kuin tiedot voidaan lajitella, Excelin on tiedettävä tarkka lajittelualue. Excel voi automaattisesti sisällyttää asiaan liittyviä tietoja alueelle niin kauan kuin valitulla alueella ei ole tyhjiä rivejä tai sarakkeita. Tyhjät rivit ja sarakkeet toisiinsa liittyvien tietojen alueiden välillä ovat kunnossa. Tämän jälkeen Excel määrittää, onko tietoalueella kenttien nimiä, ja jättää kyseiset rivit pois lajiteltavista tietueista.
Jos Excelin sallitaan valita lajiteltava alue, sopii pienille tietomäärille. Suurille tietoalueille helpoin tapa varmistaa, että oikea alue on valittu, on kuitenkin korostaa se ennen lajittelua.
Jos sama alue lajitellaan toistuvasti, paras tapa on antaa alueelle nimi. Jos lajiteltavalle alueelle on määritetty nimi, kirjoita nimi Nimi-ruutuun tai valitse se vastaavasta avattavasta luettelosta. Tällä tavalla Excel korostaa automaattisesti oikean tietoalueen laskentataulukossa.
Kaikki lajittelu edellyttää lajittelujärjestyksen käyttöä. Arvojen mukaan lajittelussa on kaksi mahdollista lajittelujärjestystä: nouseva ja laskeva. Värien mukaan lajittelussa tällaista järjestystä ei kuitenkaan ole, joten sinun on määritettävä värien lajittelujärjestys manuaalisesti.
Kuinka lajitella solun taustavärin mukaan Excelissä
Alla olevassa esimerkissä 20-vuotiaiden ja sitä nuorempien opiskelijoiden tietueet on korostettu punaisella. Tietojen lajitteleminen solun taustavärin mukaan niin, että punaiset merkinnät näkyvät ylhäällä:
-
Korosta lajiteltujen solujen alue (esimerkissä solut A2–D11).
Image -
Siirry Etusivu-välilehdelle ja valitse sitten Lajittele ja suodata > Mukautettu lajittelu.
Image -
Valitse Lajittele ja valitse Solun väri.
Tyhjennä Omalla tiedoillani on otsikot -valintaruudun valinta, jotta ensimmäinen rivi ei katkea.
Image -
Valitse avattava nuoli Tilaa ja valitse Punainen.
Kun Excel löytää eri solun taustavärejä valituista tiedoista, se lisää nämä värit valintaikkunan avattavaan Tilaa-luetteloon.
Image -
Valitse On Top lajittelujärjestysruudun vieressä olevasta pudotusvalikosta, jotta punaiset solut ovat luettelon yläosassa, ja valitse sitten OK.
Image -
Neljä punaista taustaa olevaa tietuetta on ryhmitelty yhteen tietoalueen yläosaan.
Kun työskentelet laskelmien kanssa, voit saada Excelin negatiiviset luvut näyttämään oletusarvoisesti punaisiksi, jotta ne erottuvat paremmin.
Image
Kuinka lajitella fontin värin mukaan Excelissä
Alla olevassa esimerkissä hoitotyön ohjelmiin ilmoittautuneiden opiskelijoiden tiedot näkyvät punaisella ja luonnontieteiden ohjelmiin ilmoittautuneiden sinisillä. Tietojen lajittelu fontin värin mukaan:
-
Korosta lajiteltujen solujen alue (esimerkissä solut A2–D11).
Image - Siirry Etusivu-välilehdelle ja valitse sitten Lajittele ja suodata > Mukautettu lajittelu.
-
Valitse avattava Lajittele-nuoli ja valitse Font Color.
Tyhjennä Omalla tiedoillani on otsikot -valintaruudun valinta, jotta ensimmäinen rivi ei katkea.
Image -
Valitse avattava nuoli Order ja valitse sitten Red.
Kun Excel löytää eri kirjasinvärejä valituista tiedoista, se lisää nämä värit valintaikkunan avattavaan Order-luetteloon.
Image -
Valitse Päällä lajittelujärjestyksen vieressä olevasta pudotusvalikosta, jotta punaiset merkinnät ovat luettelon yläosassa.
Image -
Valitse Lisää lisätäksesi toisen lajittelutason.
Image -
Käytä samoja asetuksia kuin ensimmäisessä lajittelutasossa, mutta valitse tällä kertaa avattava nuoli Order ja valitse Sininen.
Image -
Valitse OK lajitellaksesi tiedot ja sulkeaksesi valintaikkunan.
Image -
Kaksi punaisella kirjasinvärillä varustettua tietuetta on ryhmitelty yhteen tietoalueen yläosaan, ja sen jälkeen kaksi sinistä tietuetta.
Image
Miten lajitellaan kuvakkeen mukaan Excelissä
Kuvakejoukot tarjoavat vaihtoehdon tavallisille ehdollisille muotoiluvaihtoehdoille, jotka keskittyvät fontin ja solun muotoilun muutoksiin. Alla oleva esimerkki sisältää päivämäärät ja lämpötilat, jotka on ehdollisesti muotoiltu liikennevalokuvakkeella, joka perustuu päivittäisiin maksimilämpötiloihin.
Noudata näitä ohjeita lajitellaksesi tiedot siten, että vihreitä kuvakkeita sisältävät tietueet ryhmitellään ensin, sitten keltaiset kuvakkeet ja sitten punaiset kuvakkeet:
-
Korosta lajiteltujen solujen alue (esimerkissä solut A2–B31).
Image - Siirry Etusivu-välilehdelle ja valitse Lajittele ja suodata > Mukautettu lajittelu.
-
Valitse avattava nuoli Sarake ja valitse sitten ehdolliset kuvakkeet sisältävä sarake (Temperature esimerkissä).
Ehdollisen muotoilun kuvakkeilla toimimisesta johtuen voit jättää Tiedoissani on otsikot -valintaruudun valittuna.
Image -
Valitse Lajittele ja valitse sitten Ehdollinen muotoilukuvake.
Image -
Valitse avattava nuoli Order ja valitse sitten Green.
Image -
Valitse Päällä lajittelujärjestysruudun vieressä olevasta pudotusvalikosta, jotta vihreät kuvakkeet ovat luettelon yläosassa.
Image -
Valitse Lisää lisätäksesi toisen lajittelutason.
Image -
Käytä samoja asetuksia kuin ensimmäisessä lajittelutasossa, mutta valitse tällä kertaa avattava nuoli Order ja valitse Keltainen.
Image -
Valitse Add lisätäksesi kolmannen lajittelutason ja käytä sitten samoja asetuksia kuin kahdella ensimmäisellä tasolla, mutta valitse tällä kertaa Tilaaavattava nuoli ja valitse Punainen.
Image -
Valitse OK lajitellaksesi tiedot ja sulkeaksesi valintaikkunan.
Image -
Vihreällä kuvakkeella varustetut tietueet on ryhmitelty tietoalueen yläosaan, sen jälkeen tietueet, joissa on keltainen kuvake, ja sitten tietueet, joissa on punainen kuvake.
Image
