Lomakkeet ja asiakirjat ovat elämän tosiasia. Mutta digitaaliaikana paperilomakkeiden käyttö on yhä hankalampaa ja hankalampaa.
DocuSign on johtava sähköisen allekirjoituksen työkalu, joka on tarkoitettu ratkaisemaan tämä ongelma. Sen avulla yksityishenkilöt ja yritykset voivat korvata manuaalisen, paperipohjaisen asiakirjojen allekirjoittamisen. Asiakirjojen allekirjoittaminen, hallinta ja tallentaminen pilveen on turvallista, nopeaa ja helppoa – kaikki yhdellä työkalulla.
Kuinka DocuSign toimii
DocuSignissä on useita ominaisuuksia ja toimintoja, mukaan lukien:
- Lähetä ja lähetä: Lataa asiakirjasi, ilmoita kenen on allekirjoitettava se, sijoita oikeat kentät ja lähetä se vastaaville osapuolille.
- Allekirjoitus: Saat sähköpostiisi linkin, jossa pyydetään allekirjoitusta. Täältä valitset linkin, seuraat välilehtiä ja allekirjoitat. DocuSign lähettää asiakirjan automaattisesti.
- Dokumenttien hallinta: Voit nähdä asiakirjasi tilan kojelaud alta, tallentaa asiakirjasi verkkoon ja hallita tiettyjä asetuksia, kuten brändäystä ja näkyvyyttä.
Voit avata kaikki DocuSignin ominaisuudet edellyttäen, että sinulla on kuukausisopimus. Nämä suunnitelmat vaihtelevat 10 dollarista henkilökohtaisesta tilistä 32 dollariin kuukaudessa yritysammattitilin os alta. Jos haluat käyttää DocuSignia vain vastaanottamiesi asiakirjojen allekirjoittamiseen, voit käyttää ilmaista DocuSign-suunnitelmaa. Saatavilla on myös 30 päivän ilmainen kokeilu, jonka avulla voit testata työkalua ennen kuin sitoudut tilaukseen.
Allekirjoitusasiakirjan lähettäminen DocuSignilla
Ensimmäinen asia, jonka haluat tietää, on asiakirjan lähettäminen allekirjoitettavaksi DocuSignilla. Aloita rekisteröitymällä ilmaiseen DocuSign-kokeilujaksoon tai kuukausitiliin.
-
Valitse kotisivulla Aloita nyt ladataksesi asiakirjasi, tai vedä ja pudota asiakirjatiedosto valkoiseen lähetyslaatikkoon.
DocuSign tukee monia laitteeltasi ladattuja tiedostomuotoja sekä pilvitallennuspalveluntarjoajia, kuten Google Drivea ja Dropboxia. Tiedoston koko voi olla enintään 25 Mt.
-
Kun olet ladannut, valitse Seuraava.
Image Jos olet ainoa allekirjoittaja, voit siirtyä eteenpäin valitsemalla valintaruudun kohdan Olen ainoa allekirjoittaja vieressä.
-
Anna vastaanottajan nimi ja sähköpostiosoite. Jos haluat lisätä useita allekirjoittajia, valitse Lisää vastaanottaja.
- Kun kaikki vastaanottajat on lisätty, valitse Seuraava.
-
Aseta allekirjoituskentät näytön vasemmassa reunassa olevan työkalupalkin työkalujen avulla. Valitse Allekirjoitus ja aseta se kohtaan, jossa allekirjoitus vaaditaan.
Image -
Kun olet luonut kaikki tarvitsemasi kentät, valitse Seuraava. Täällä voit muuttaa sähköpostin aiheriviä ja kirjoittaa sähköpostiviestin vastaanottajallesi.
Voit myös asettaa automaattiset muistutukset valitsemalla Lähetä automaattiset muistutukset.
- Kun olet valmis, lähetä asiakirja vastaanottajille valitsemalla Lähetä.
Kuinka käytät DocuSignia asiakirjan allekirjoittamiseen
Oletko saanut asiakirjan toiselta taholta, jossa pyydetään allekirjoitustasi DocuSignin kautta? Asiakirjan allekirjoittaminen on helppoa.
-
Valitse Tarkista asiakirja DocuSignilta saamassasi sähköpostissa.
Allekirjoitusprosessi voi vaihdella hieman, jos olet uusi käyttäjä verrattuna palaavaan käyttäjään. DocuSign suosittelee katsomaan heidän allekirjoitusvideonsa tai lukemaan oppaan tutustuaksesi.
-
Kun asiakirja avataan, sinun on hyväksyttävä sähköinen allekirjoitus. Valitse Hyväksyn sähköisten tietueiden ja allekirjoitusten käyttämisen ja valitse sitten Jatka.
Image - Aloita allekirjoitus valitsemalla Aloita asiakirjan vasemm alta puolelta. Tämä näyttää sinulle kaikki asiakirjan täyttämiseen vaadittavat kentät.
-
Valitse Sign. Jos olet käyttänyt DocuSignia aiemmin, näet allekirjoituksesi nyt paikallaan. Jos et ole käyttänyt DocuSignia, luo uusi allekirjoitus näytön ohjeiden mukaan.
Image -
Kun allekirjoituksesi on paikallaan, varmista, että kaikki näyttää oikein, ja valitse sitten Valmis. Näet allekirjoitusistunnon yhteenvedon, joka sisältää allekirjoituspäivän ja asiakirjan lähetyspäivän.
Kuinka luodaan täytettävä PDF DocuSignilla
Voit helposti luoda minkä tahansa täytettävän lomakkeen DocuSignin työkalujen avulla. Aloita varmistamalla, että olet kirjautunut DocuSign-tiliisi.
- Lähetä lomake kotisivulla. DocuSign muuntaa lomakkeen automaattisesti PDF-tiedostoksi.
-
Valitse Seuraava, kun tiedosto on ladattu.
Image - Lisää vastaanottajat ja valitse Seuraava.
-
Valmistautumisnäytössä voit aloittaa lomakkeen luomisen käyttämällä näytön vasemman reunan työkalupalkin kenttiä.
Image -
Valitse kentistä ja lisää ne lomakkeeseen valitsemalla alue, johon haluat kentän sijoitettavan. Jokaisen valitsemasi kentän kohdalla näet lisävaihtoehtoja näytön oikealla puolella. Esimerkiksi Nimi-kentän avulla voit vaihtaa koko nimen ja etunimen välillä.
Image Voit myös lisätä kaavoja, tekstiruutuja, pudotusvalikoita, valintapainikkeita ja paljon muuta. Ne kaikki sijaitsevat työkalupalkissa näytön vasemmalla puolella.
- Kun lomake on täytetty, valitse Seuraava, muuta sähköpostiviestiäsi, jos haluat, ja valitse sitten Lähetä lähettääksesi asiakirjasi osoitteeseen vastaanottaja(t).
-
Jos haluat tallentaa lomakkeesi tulevaa käyttöä varten, valitse Hallinta-näytössä asiakirjan oikealla puolella oleva pudotusvalikko. Valitse Tallenna mallina, täytä tiedot ja valitse sitten Tallenna. Näet nyt lomakkeesi mallisivullasi.
Image
Lomakkeen täyttäminen DocuSignillä
Lomakkeen täyttöprosessi on samanlainen kuin asiakirjan allekirjoittaminen DocuSignilla.
- Aloita valitsemalla Tarkista asiakirja saamastasi DocuSign-sähköpostista.
- Valitse Jatka aloittaaksesi lomakkeen täyttämisen.
- Valitse joko täytettävät kentät tai valitse Aloita, jotta DocuSign opastaa sinut asiakirjan läpi ja vie sinut jokaiseen allekirjoitusta vaativaan osioon.
-
Syötä tietosi kenttiin. Voit myös valita mitä tahansa valintaruutuja tai vaihtoehtoja avattavista valikoista.
Image - Kun olet valmis, valitse Finish. Lomakkeesi lähetetään automaattisesti takaisin lähettäjälle.
