Microsoft Teams on Officen vastaus tuottaville chat-sovelluksille, kuten Slackin. Oikein käytettynä se voi olla tehokas koordinointityökalu sekä yksilöille että organisaatioille. Tässä on mitä se on ja kuinka sitä käytetään.
Mikä Microsoft Teams on?
Microsoft Teams on tuottavuus-, keskustelu- ja koordinointisovellus, joka on saatavana osana Microsoft 365:tä, online-Office-tuotepakettia, ja myös erillisenä tuotteena. Et tarvitse Microsoft 365:tä Teamsin käyttämiseen, vaikka jotkin sen ominaisuudet edellyttävät sen lataamista.
Microsoft Teams on saatavana sekä erillisenä sovelluksena, jonka voit ladata, että verkkosovelluksena, johon voit kirjautua sisään Microsoft-tililläsi ja käyttää selaimen kautta. Sen avulla voit jakaa tiedostoja OneDriven kautta, keskustella luomiesi ryhmien jäsenten kanssa ja muuten koordinoida toimiasi.
Pienyritysten omistajat saattavat haluta käyttää Microsoft Teams Essentialsia, joka on alustan hieman supistettu versio. Ominaisuuksiin kuuluu 30 tuntia ryhmäpuheluita kuukaudessa, jaetut kalenterit, chat ja tiedostojen jakaminen tavallista tarjousta pienemmällä kuukausihinnalla.
Kuinka saan Microsoft Teamsin?
Microsoft Teams on saatavilla ilmaiseksi Microsoftilta tai sisältyy Microsoft 365 -tilaukseen. Tarvitset Microsoft-tilin rekisteröityäksesi osaksi Teamsia tai kirjautuaksesi sisään. Jos sinulla on Xbox Live-, Hotmail- tai Skype-tili, tämä toimii Microsoft-tilinäsi. Windows-salasanasi ei toimi.
Kun kirjaudut sisään tai lataat, sinua pyydetään luomaan tiimi. Voit luoda tiimin etsimällä muita MS Teamsin jäseniä tai kutsumalla ihmisiä mukaan heidän sähköpostiensa avulla. Kun luot tiimin, sinua pyydetään nimeämään se ja määrittämään tietosuoja-asetukset. Kun se on määritetty, löydät luomasi tiimin näytön vasemmasta reunasta.
Mitä työkaluja Microsoft Teamsissa on?
Kun kirjaudut Teamsiin, vasemmasta äärilaidasta löydät neljä välilehteä: Activity, Chat, Teams ja Files.
Aktiiviteetti on yksinkertaisesti yhteenveto kaikesta verkkosivustolla tapahtuneesta toiminnasta sen jälkeen, kun viimeksi kirjauduit sisään. Chatin avulla voit keskustella yksityisesti yhden tiimin jäsenen kanssa. Teamsissa voit valita, minkä ryhmän kanssa työskentelet. Tiedostot on arkisto tiedostoista, jotka haluat jakaa tiimin kanssa ja muuten tallentaa.
Microsoft Teamsilla on kolme päävälilehteä Teams-kohdassa; ensimmäinen on Conversation, chat-työkalu, jonka avulla voit jakaa tiedostoja ja viestejä muiden kanssa. Tämä sisältää sekä tuottavuuteen liittyviä kohteita että kevyempiä bittejä, kuten hauskoja GIF-kuvia. Tämä toimii kuten muut chat-työkalut, kuten Skype tai Facebook Messenger.
Toisen välilehden, Tiedostot, avulla voit ladata yksittäisiä tiedostoja ja muokata niitä yhdessä. Voit ladata laajan valikoiman tiedostoja, mukaan lukien avoimen lähdekoodin muodot, ja voit avata keskusteluja niistä.
Kolmas ja erottuvin ominaisuus on Wiki. Näin voit luoda dynaamisen asiakirjan, jota kuka tahansa tiimin jäsen voi muokata. Ihanteellinen tyylioppaille, kokoussäännöille, päivitetyille raporteille ja vastaaville asiakirjoille.
Valitse Plus (+) ja voit lisätä muita välilehtiä, jos tiimisi tarvitsee työskennellä niiden kanssa, kuten EverNoten tai YouTuben. Niiden avulla voit lisätä tietyn tiedoston välilehdeksi. Jos esimerkiksi haluat katsoa YouTube-videota, voit lisätä sen välilehdeksi, jolloin tiimi voi viitata siihen ilman, että sitä tarvitsee pitää auki erillisessä selaimen välilehdessä.
Sinun on ensin asennettava sovellus, jotta voit käyttää välilehtitoimintoa.
Teams on tehokas pienille ryhmille, jotka työskentelevät projektien parissa. Olipa kyseessä sitten järjestämäsi sosiaalinen tapahtuma tai jotain työhön liittyvää, pidä Teamsia tuottavuuden ja yhteistyön työkaluna.
