Rivien ja sarakkeiden ryhmittely Excelissä mahdollistaa laskentataulukon osien pienentämisen ja laajentamisen. Tämä voi tehdä suurista ja monimutkaisista tietojoukoista paljon helpompi ymmärtää. Näkymistä tulee kompakteja ja organisoituja. Tässä artikkelissa kerrotaan vaihe vaiheelta, kuinka tietosi ryhmitellään ja tarkastellaan.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel for Microsoft 365, Excel Online ja Excel for Mac.
Ryhmittäminen Excelissä
Voit luoda ryhmiä joko valitsemalla manuaalisesti sisällytettävät rivit ja sarakkeet, tai voit saada Excelin tunnistamaan tietoryhmät automaattisesti. Ryhmiä voidaan myös upottaa muiden ryhmien sisään monitasoisen hierarkian luomiseksi. Kun tietosi on ryhmitelty, voit laajentaa ja tiivistää ryhmiä yksitellen tai laajentaa ja tiivistää kaikki ryhmät tietyllä hierarkian tasolla.
Ryhmät tarjoavat todella hyödyllisen tavan navigoida ja tarkastella suuria ja monimutkaisia laskentataulukoita. Niiden avulla on paljon helpompi keskittyä tärkeisiin tietoihin. Jos tarvitset järkeä monimutkaisista tiedoista, sinun tulee ehdottomasti käyttää Ryhmiä ja hyötyä myös Power Pivot for Excelistä.
Kuinka Excelin avulla ryhmitellään rivejä manuaalisesti
Jos haluat tehdä Excel-ryhmärivejä, yksinkertaisin tapa on valita ensin rivit, jotka haluat sisällyttää, ja tehdä niistä sitten ryhmä.
-
Ryhmitettävälle riviryhmälle valitse ensimmäisen rivin numero ja vedä alas viimeisen rivin numeroon valitaksesi kaikki ryhmän rivit.
Image -
Valitse Data-välilehti > Group > Group Rows tai valitseRyhmä riippuen siitä, mitä Excel-versiota käytät.
Image -
Rivinumeroiden vasemmalle puolelle ilmestyy ohut viiva, joka osoittaa ryhmiteltyjen rivien laajuuden.
Image Kutista ryhmä valitsemalla miinus (-). Pienet laatikot, jotka sisältävät numerot yksi ja kaksi, näkyvät myös tämän alueen yläosassa, mikä osoittaa, että laskentataulukon hierarkiassa on nyt kaksi tasoa: ryhmät ja yksittäiset rivit ryhmien sisällä.
- Rivit on ryhmitelty, ja ne voidaan nyt tiivistää ja laajentaa tarpeen mukaan. Tämä helpottaa keskittymistä vain olennaisiin tietoihin.
Sarakkeiden ryhmittäminen manuaalisesti Excelissä
Excel-ryhmäsarakkeiden tekemisessä vaiheet ovat melkein samat kuin rivien tekemisessä.
-
Valitse ryhmiteltävälle sarakeryhmälle ensimmäinen sarakkeen kirjain ja vedä oikealle viimeiseen sarakkeen kirjaimeen, jolloin valitset kaikki ryhmän sarakkeet.
Image -
Valitse Data-välilehti > Group > Ryhmäsarakkeet tai valitse Ryhmä, riippuen siitä, mitä Excel-versiota käytät.
Image -
Sarakkeen kirjainten yläpuolelle tulee ohut viiva. Tämä rivi osoittaa ryhmiteltyjen sarakkeiden laajuuden.
Image Kutista ryhmä valitsemalla miinus (-). Pienet laatikot, jotka sisältävät numerot yksi ja kaksi, näkyvät myös tämän alueen yläosassa, mikä osoittaa, että laskentataulukon hierarkiassa on nyt kaksi tasoa sarakkeille ja riveille.
- Rivit on ryhmitelty, ja ne voidaan nyt tiivistää ja laajentaa tarpeen mukaan.
Kuinka luodaan Excel-ryhmäsarakkeita ja rivejä automaattisesti
Vaikka voit toistaa yllä olevat vaiheet luodaksesi kunkin asiakirjan ryhmän, Excel voi tunnistaa tietoryhmät automaattisesti ja tehdä sen puolestasi. Excel luo ryhmiä, joissa kaavat viittaavat jatkuvaan solualueeseen. Jos laskentataulukkosi ei sisällä kaavoja, Excel ei voi luoda ryhmiä automaattisesti.
Valitse Data-välilehti > Group > Auto Outline ja Excel luo ryhmät sinulle. Tässä esimerkissä Excel tunnisti jokaisen riviryhmän oikein. Koska kullekin kululuokalle ei ole vuotuista kokonaissummaa, se ei ole ryhmitellyt sarakkeita automaattisesti.
Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä Excel Onlinessa. Jos käytät Excel Onlinea, sinun on luotava ryhmät manuaalisesti.
Monitasoisen ryhmähierarkian luominen Excelissä
Edellisessä esimerkissä tulo- ja kululuokat ryhmiteltiin yhteen. Olisi järkevää myös ryhmitellä kaikki tiedot jokaiselle vuodelle. Voit tehdä tämän manuaalisesti noudattamalla samoja vaiheita kuin luotiin ensimmäisen tason ryhmät.
-
Valitse kaikki sisällytettävät rivit.
Image - Valitse Data-välilehti > Group > Group Rows tai valitseRyhmä , riippuen siitä, mitä Excel-versiota käytät.
-
Toinen ohut viiva ilmestyy olemassa olevia ryhmiä edustavien ja uuden riviryhmän laajuuden osoittavien viivojen vasemmalle puolelle. Uusi ryhmä sisältää kaksi olemassa olevaa ryhmää, ja tämän alueen yläosassa on nyt kolme pientä numeroitua ruutua, mikä tarkoittaa, että laskentataulukon hierarkiassa on nyt kolme tasoa.
Image - Laskentataulukko sisältää nyt kaksi ryhmätasoa, joissa on yksittäisiä rivejä ryhmien sisällä.
Kuinka luodaan automaattisesti monitasoinen hierarkia
Excel käyttää kaavoja monitasoisten ryhmien tunnistamiseen, aivan kuten se käyttää niitä yksittäisten ryhmien havaitsemiseen. Jos kaava viittaa useampaan kuin yhteen muihin kaavoihin, jotka määrittelevät ryhmiä, tämä osoittaa, että nämä ryhmät ovat osa pääryhmää.
Kassavirtaesimerkkiä noudattaen, jos lisäämme jokaiseen vuoteen Bruttovoitto-rivin, joka on yksinkertaisesti tulot miinus kulut, niin Excel voi havaita, että jokainen vuosi on ryhmä ja tulot ja kulut ovat alaryhmiä näiden sisällä. Valitse Data-välilehti > Group > Auto Outline luodaksesi nämä monitasoiset ryhmät automaattisesti.
Ryhmien laajentaminen ja tiivistäminen
Näiden rivi- ja/tai sarakeryhmien luomisen tarkoitus on, että se mahdollistaa laskentataulukon alueiden piilottamisen ja tarjoaa selkeän yleiskuvan koko laskentataulukosta.
-
Jos haluat tiivistää kaikki rivit, valitse numero 1 -ruutu rivinumeroiden vasemmalla puolella olevan alueen yläosassa.
Image -
Valitse numero kaksi ruutua laajentaaksesi ensimmäistä ryhmätasoa ja tehdäksesi toisen ryhmien tason näkyväksi. Toisen tason ryhmien yksittäiset rivit pysyvät piilotettuina.
Image -
Valitse numero kolme ruutua laajentaaksesi ryhmien toista tasoa, jotta myös näiden ryhmien yksittäiset rivit tulevat näkyviin.
Image Yksittäisiä ryhmiä on myös mahdollista laajentaa ja tiivistää. Voit tehdä tämän valitsemalla Plus (+) tai Miinus (-), joka näkyy merkitsemään joko kutistettua tai laajennettua ryhmää. Tällä tavalla hierarkian eri tasoilla olevia ryhmiä voidaan tarkastella tarpeen mukaan.
