Makro on sarja komentoja, jotka tallennetaan, jotta se voidaan toistaa (suorittaa) myöhemmin. Makrot ovat hyviä vähentämään työmäärää, joka sinun on tehtävä useissa usein suoritettavissa vaiheissa. Näin voit luoda ja testata makron Microsoft Wordissa.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Word for Microsoft 365-, Word 2019-, Word 2016-, Word 2013- ja Word 2010 -sovelluksia.
Miksi käyttää makroa
Makrolla saat samat tulokset napsauttamalla komentoa kaikkien vaiheiden suorittamisen sijaan. Joitakin tapoja käyttää makroja tuottavuuden lisäämiseksi:
- Lisää yrityksesi logo ja nimi tietyllä kirjasintyypillä.
- Lisää taulukko, joka sinun on luotava säännöllisesti.
- Muotoile asiakirja, jolla on tietyt ominaisuudet, kuten sivunumerointi ja kaksinkertaiset kappaleet.
Makrojen luominen ja käyttäminen on opittu taito, mutta tuloksena oleva tehokkuus on vaivan arvoista.
Luo makro
Wordissa on yli 950 komentoa, joista suurin osa on valikoissa ja työkaluriveissä, ja niille on määritetty pikanäppäimet. Joitakin näistä komennoista ei kuitenkaan ole oletusarvoisesti määritetty valikoille tai työkaluriveille. Ennen kuin luot oman Word-makrosi, tarkista, onko se olemassa ja voidaanko se liittää työkalupalkkiin.
Näet Wordissa käytettävissä olevat komennot seuraavasti:
-
Valitse View-välilehti.
Image -
Valitse Makrot.
Image -
Valitse Näytä makrot.
Tai paina Alt+F8-pikanäppäintä päästäksesi Makrot-valintaikkunaan.
Image -
Valitse avattava nuoli Makrot in ja valitse Word Commands.
Image -
Koosta komentojen nimien aakkosjärjestyksessä nimi, niin komennon kuvaus tulee näkyviin Makrot-valintaikkunan alareunassa Descriptionetiketti.
Image
Jos luotava komento on olemassa, älä kopioi sitä omalla Word-makrollasi. Jos sitä ei ole, jatka Word-makrosi luomista.
Suunnittele tehokkaita Word-makroja
Tärkein askel tehokkaiden Word-makrojen luomisessa on huolellinen suunnittelu. Tähän suunnitteluun kuuluu selkeä käsitys siitä, mitä haluat Word-makron toimivan, kuinka se helpottaa tulevaa työtäsi ja olosuhteet, joissa aiot käyttää sitä.
Kun sinulla on nämä asiat mielessä, suunnittele varsinaiset vaiheet. Tämä on tärkeää, koska tallennin muistaa kaiken tekemäsi ja sisällyttää sen makroon. Jos esimerkiksi kirjoitat jotain ja poistat sen, joka kerta, kun suoritat makron, Word tekee saman merkinnän ja poistaa sen, mikä tekee siitä huolimattoman ja tehottoman makron.
Kun suunnittelet makrojasi, huomioi seuraavat asiat:
- Suunnittele komennot ja järjestys, jossa haluat makron suorittavan komennot.
- Tunne käyttämiesi komentojen pikanäppäimet. Tämä on erityisen tärkeää navigoinnin kann alta, koska et voi käyttää hiirtä navigointiin dokumenttialueella, kun käytät tallenninta. Lisäksi luot ohuemman makron, jos käytät pikanäppäintä nuolinäppäimien sijaan.
- Suunnittele viestejä, jotka Word saattaa näyttää ja jotka pysäyttävät makron.
- Käytä mahdollisimman vähän vaiheita pitääksesi makro tehokkaana.
- Tee ainakin yksi testiajo ennen kuin aloitat tallennuksen.
Kun olet suunnitellut Word-makrosi ja käynyt läpi, olet valmis tallentamaan sen. Jos olet suunnitellut makrosi huolellisesti, sen tallentaminen myöhempää käyttöä varten on helpoin osa prosessia. Ainoa ero makron luomisen ja asiakirjan parissa työskentelemisen välillä on se, että sinun on painettava muutama lisäpainike ja tehtävä pari valintaa valintaikkunoissa.
Tallenna makro
Kun aloitat makron tallentamisen, hiiren osoittimen vieressä on kasetilta näyttävä pieni kuvake, joka osoittaa, että Word tallentaa toimintaasi. Tämän jälkeen voit seurata suunnitteluvaiheessa määrittämiäsi vaiheita. Kun olet valmis, paina Stop-painiketta (se on sininen neliö vasemmalla). Kun painat Stop-painiketta, Word-makrosi on valmis käytettäväksi.
Näin tallennat makron.
-
Siirry View-välilehdelle, valitse Makrot ja avaa sitten Tallenna makro. Tallenna makro -valintaikkuna.
Image -
Kirjoita Makron nimi tekstikenttään yksilöllinen nimi.
Nimet voivat sisältää enintään 80 kirjainta tai numeroa (ei symboleja tai välilyöntejä), ja niiden on alettava kirjaimella. Nimen tulee olla yksilöllinen, jotta voit määrittää, mitä se tekee ilman, että sinun tarvitsee viitata kuvaukseen.
-
Kirjoita Description-tekstikenttään kuvaus makron suorittamista toimista.
Image -
Valitse, haluatko makron olevan käytettävissä kaikissa asiakirjoissa vai vain nykyisessä asiakirjassa. Jos päätät rajoittaa komennon saatavuutta, korosta asiakirjan nimi avattavassa Store Macro in -valikossa.
Oletusarvoisesti Word antaa makron kaikkien asiakirjojen saataville, ja luultavasti huomaat, että tämä on järkevintä.
Image -
Kun olet syöttänyt makron tiedot, valitse OK. Record Macro Toolbar tulee näkyviin näytön vasempaan yläkulmaan.
Image
Jos haluat keskeyttää nauhoituksen, valitse Keskeytä tallennus/Jatka tallennusta (se on oikealla). Jatka tallennusta valitsemalla se uudelleen.
Testaa makro
Makrojen luomisen Wordissa tarkoitus on nopeuttaa työtäsi asettamalla toistuvia tehtäviä ja monimutkaisia komentosarjoja sormiesi ulottuville. Varmista, että makrosi toimii tarkoitetulla tavalla testaamalla makroa.
-
Suorita makro painamalla Alt+F8-pikanäppäintä, jolloin Makrot-valintaikkuna tulee näkyviin.
Image -
Korosta makro luettelossa ja valitse sitten Run.
Image
Jos et näe makroasi, varmista, että oikea sijainti on Makrot-ruudussa.
Luo pikanäppäimiä makroille
Jos loit useita makroja, haku Makrot-valintaikkunan läpi vie aikaa. Jos määrität makroille pikanäppäimen, voit ohittaa valintaikkunan ja käyttää makroa suoraan näppäimistöltä samalla tavalla kuin käytät muita Wordin komentoja pikanäppäimillä.
-
Valitse Tiedosto ja valitse sitten Options.
Image -
Siirry Word Options -valintaikkunassa vasempaan ruutuun ja valitse Muokattu nauha.
Image -
Valitse Muokkaa.
Image -
Vieritä luettelossa Categories kohtaan Makrot ja valitse makro, jolle haluat luoda uuden pikakuvakkeen.
Jos makrolle on tällä hetkellä määritetty pikanäppäin, pikanäppäin näkyy Nykyiset näppäimet -tunnisteen alapuolella.
Image -
Jos makrolle ei ole määritetty pikanäppäintä tai jos haluat luoda makrolle toisen pikanäppäimen, valitse Paina uutta pikanäppäintä-tekstiruutu.
Image -
Syötä pikanäppäin, jolla haluat käyttää makroasi.
Jos pikanäppäin on määritetty komennolle, viestissä lukee Tällä hetkellä määritettyja komennon nimi. Joko määritä pikanäppäin uudelleen jatkamalla tai valitse uusi pikanäppäin.
-
Valitse avattava Tallenna muutokset-nuoli ja valitse Normaali ottaaksesi muutoksen käyttöön kaikissa Wordissa luotuissa asiakirjoissa.
Jos haluat käyttää pikanäppäintä vain nykyisessä asiakirjassa, valitse asiakirjan nimi luettelosta.
Image -
Valitse Assign.
Image -
Valitse Sulje tallentaaksesi muutokset.
Image
