Mitä tietää
- Valitse Outlookissa Tiedosto > Info > Tilin asetukset > Tilin asetukset.
- Siirry välilehdelle Data File ja valitse Add. Valitse Uusi Outlook Data File -valintaikkunassa Outlook Data File ja valitse sitten OK.
- Nimeä arkisto, valitse sille sijainti ja valitse OK. Vedä ja pudota kokonaisia kansioita uuteen Arkisto-kansioon.
Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka PST-tiedosto pidetään pienenä arkistoimalla vanhat sähköpostisi. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Outlook for Microsoft 365-, Outlook 2019-, Outlook 2016-, Outlook 2013- ja Outlook 2010 -sovelluksia.
Kuinka arkistoida vanhoja viestejä Outlookissa pitääksesi PST-tiedoston pienenä
Kun Outlookissa säilyttämäsi sähköpostipino kasvaa, niin yleensä myös aika, joka Outlookin tarvitsee tehdä, mitä haluat sen tekevän, kasvaa. PST-tiedoston kokorajoitus hämärtyy. (PST-tiedosto eli "Omat kansiot" on paikka, jossa Outlook säilyttää kaikki tietosi, mukaan lukien kalenterit, yhteystiedot ja sähköpostit.)
Arkiston luominen vanhoista viesteistä Outlookissa erillään joka päivä käyttämästäsi PST-tiedostosta:
- Valitse Tiedosto ja valitse Info.
-
Valitse Account Settings ja valitse valikosta Account Settings. Tiliasetukset-ikkuna avautuu.
Image -
Valitse Data File-välilehti.
Image -
Valitse Lisää. Uusi Outlook-tietotiedosto -valintaikkuna avautuu.
Image -
Valitse Outlook Data File ja valitse OK.
Image -
Kirjoita arkiston nimi kohtaan Tiedostonimi ja valitse sijainti, johon haluat tallentaa tiedoston.
Image - Valitse OK ja sulje ikkuna.
Siirrä postit arkistoon
Täyttääksesi äskettäin luodun arkistosi PST:n vetämällä ja pudottamalla kokonaisia kansioita juurikansioon, joka näkyy juuri kohdassa Mail Folders Tämä on kätevää, jos sinulla on jo Arkisto-kansio, joka sisältää esimerkiksi kaiken viime vuoden postin. Pudota se vain PST-arkistoon.
Vaihtoehtoisesti yksittäisten kohteiden arkistointi:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella arkistosi PST:n mukaan nimettyä juurikansiota kohdassa Mail Folders.
-
Valitse valikosta Uusi kansio.
Image -
Kirjoita haluamasi kansion nimi.
Varmista, että Mail and Post Items on valittuna kohdassa Kansio sisältää, jos haluat arkistoida sähköpostit. Jos haluat arkistoida muita kohteita, valitse sopiva luokka.
Image - Vedä ja pudota yksittäisiä sähköpostiviestejä tai sähköpostiryhmiä äskettäin luotuun kansioon.
- Jos haluat siirtää kaikki tiettyä päivämäärää edeltävät viestit kansiossa (tai sisäkkäisissä kansioissa), valitse Tiedosto > Info.
-
Valitse Tools ja valitse Mailbox Cleanup.
Image -
Valitse Automaattinen arkistointi ilmestyneestä valikosta.
Image
Sulje arkisto-PST-tiedosto
Kun olet arkistoinut kaikki kohteet, voit sulkea PST-tiedoston Outlookissa:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella arkistosi PST-pääkansiota kohdassa Mail Folders.
-
Valitse Sulje "_" valikosta.
Image
Käytä postia suljetusta arkistosta PST-tiedostosta
Viestien hakeminen suljetusta arkiston PST-tiedostosta:
- Valitse File-välilehti ja valitse Avaa ja vie.
-
Valitse Avaa Outlook-tietotiedosto.
Image - PST-tiedosto ja sen kansiot näkyvät kohdassa Mail Folders, valmiina toimintaan.
Pieni PST-tiedosto on nopea PST-tiedosto
Pääasiallisen PST-tiedoston koko kannattaa pitää pienenä ja hallittavana. Voit antaa Outlookin tehdä osan siitä käyttämällä automaattista arkistointia tai jakaa viestisi useammille PST-tiedostoille, mikä voi olla kivutonta ja nopeaa.
