Mitä tietää
- Voit luoda sellaisen MS 365 -hallintakeskuksessa kohdassa Groups > Jaetut postilaatikot. Valitse Lisää postilaatikko ja seuraa ohjeita sieltä.
- Kaikilla Microsoft Office 365:n jaettuun postilaatikkoon määritellyillä on pääsy kaikkeen sen sisältämään: saapuviin sähköposteihin, vastauksiin, edelleenlähetyksiin jne.
- Office 365 -käyttäjät tarvitsevat Microsoft Exchange Online -tilauksen käyttääkseen jaettua sähköpostia.
Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka käyttäjät lisätään jaettuun Outlook-postilaatikkoon ja miten jaettuja postilaatikoita käytetään Outlookissa, verkossa ja mobiilisovelluksessa. Nämä ohjeet koskevat Office 365 for Windowsia ja macOS:ää. Outlook 2019, 2016, 2013 ja 2010; Outlook iOS:lle ja Androidille; ja Outlook verkossa.
Jaetun postilaatikon luominen Office 365:ssä
Voit luoda niin monta jaettua postilaatikkoa kuin tarvitset, mutta jokaisella postilaatikkoon määritetyllä käyttäjällä on oltava Microsoft 365 -tilaus. Jaetun postilaatikon määrittäminen:
-
Kirjaudu sisään Microsoft 365 -hallintakeskukseen käyttämällä maailmanlaajuista Microsoft 365 -järjestelmänvalvojatiliäsi tai Exchange-järjestelmänvalvojan tilin kirjautumistietoja.
Microsoft 365 -hallintakeskus tunnettiin aiemmin nimellä Office 365 -hallintakeskus.
-
Valitse navigointiruudusta Ryhmät > Jaetut postilaatikot.
Image - Valitse Lisää postilaatikko Jaetut postilaatikot-sivulla.
-
Kirjoita Lisää postilaatikko -sivulla jaetun postilaatikon nimi Nimi-kenttään.
Image -
Postilaatikon alias luodaan automaattisesti Sähköposti-kenttään, mutta voit halutessasi vaihtaa aliaksen. Kun olet nimennyt jaetun postilaatikon, valitse Lisää.
Image - Valitse Lisää jäseniä tähän postilaatikkoon kohdassa Seuraavat vaiheet.
- Valitse Lisää jäseniä Lisää jaetun postilaatikon jäseniä -sivulla.
-
Valitse kohdassa Jäsenet valintaruutu jokaisen henkilön vieressä, jolla on pääsy jaettuun postilaatikkoon. Kun olet valmis, valitse Tallenna ja sitten Sulje.
Jos et näe henkilön nimeä luettelossa, valitse Haku ja kirjoita henkilön nimi.
Lähetettyjen sähköpostien tallentaminen jaettuun postilaatikkoon
Kun käyttäjä lähettää sähköpostiviestin jaetusta postilaatikosta, kopio viestistä tallennetaan kyseisen käyttäjän Lähetetyt-kansioon, ei jaettuun postilaatikkoon. Jos haluat tallentaa nämä sähköpostit jaettuun postilaatikkoon, sinun on muokattava jaetun postilaatikon asetuksia.
Jos haluat tallentaa lähetetyt sähköpostiviestit jaettuun postilaatikkoon, suorita seuraavat vaiheet:
- Kirjaudu sisään Microsoft 365 -hallintakeskukseen ja valitse navigointiruudusta Groups > Jaetut postilaatikot.
- Valitse jaettu postilaatikkosi.
-
Valitse Muokkaa kohdan Lähetetyt vierestä.
Image - Aseta sekä Kopioi tähän postilaatikkoon lähetetyt viestit että Kopioi tämän postilaatikon puolesta lähetetyt viestit kohtaan On ja valitse sitten Tallenna.
Jaetun postilaatikon käyttäminen Outlook 2016:ssa, Outlook 2013:ssa ja Outlook 2010:ssa
Kun määrität jaetun postilaatikon, muiden käyttäjien ei tarvitse tehdä mitään näyttääkseen jaetun postilaatikon Outlookin työpöytäversiossa. Jaettu postilaatikko näkyy automaattisesti Outlookin sivupalkissa.
Jos haluat lähettää sähköpostin jaetusta postilaatikosta, suorita seuraavat vaiheet:
- Valitse Etusivu-välilehti Outlookin yläreunasta.
-
Luo uusi viesti valitsemalla Uusi sähköposti.
Image - Valitse Lähettäjä uudessa sähköpostiviestissä ja valitse sitten jaettu postilaatikko.
- Kirjoita viestisi ja valitse Lähetä.
Jaetun postilaatikon käyttäminen Outlookin Webissä
Jos haluat käsitellä jaettua postilaatikkoa verkkoselaimessa, sinun on lisättävä postilaatikko manuaalisesti. Voit lisätä jaetun postilaatikon Outlookin verkkoversioon suorittamalla seuraavat vaiheet:
- Kirjaudu sisään Microsoft 365 -tilillesi ja valitse sitten Outlook-sovellus.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella Folders (tai postilaatikon nimeä) navigointiruudussa ja valitse sitten Lisää jaettu kansio.
-
Kirjoita jaetun postilaatikon sähköpostiosoite Lisää jaettu kansio -valintaikkunaan ja valitse sitten Lisää.
Jaettujen postilaatikoiden lisääminen Outlook Mobile Appiin
Jos haluat käyttää jaettua postilaatikkoa älypuhelimella tai tabletilla, toimi seuraavasti:
- Käynnistä Outlook-sovellus iOS:lle tai Androidille ja kirjaudu sisään tiliisi.
-
Napauta Lisää tili vasemmassa ruudussa ja napauta sitten Lisää jaettu postilaatikko.
Jos sinulla on useita Outlook-tilejä, valitse tili, jolla on pääsy jaettuun postilaatikkoon.
-
Anna sähköpostiosoite. Kun prosessi on valmis, sinun pitäisi nähdä jaettu postilaatikkosi tilien alla Outlook-sovelluksessa.
Jos haluat poistaa jaetun postilaatikon Outlook-sovelluksesta, siirry kohtaan Settings > Accounts, napauta sitten jaettua postilaatikkoa ja valitse Poista tili.
Mikä on jaettu postilaatikko Office 365:ssä?
Jokaisella Office 365:n jaettuun postilaatikkoon määritetyllä henkilöllä on täysi pääsy kaikkiin sen viesteihin. Jäsenkäyttäjät voivat lukea saapuvia sähköposteja, vastata viesteihin, lähettää edelleen viestejä ja nähdä, miten muut ovat vastanneet.
Kun tiimin jäsen vastaa sähköpostiviestiin jaetusta postilaatikosta, sähköposti lähetetään jaetusta osoitteesta henkilön sähköpostiosoitteen sijaan, joten kaikkien tiedot pysyvät luottamuksellisina. Jaetuissa postilaatikoissa ei kuitenkaan yleensä ole käyttäjänimiä tai salasanoja, mikä aiheuttaa turvallisuusongelmia.
Miksi käyttää jaettua postilaatikkoa?
Jaetut postilaatikot ovat ihanteellisia asiakaspalvelu- tai markkinointiosastoille, jotka haluavat seuraavan käytettävissä olevan tiimin jäsenen vastaavan saapuviin sähköpostiviesteihin. Jaetuissa postilaatikoissa on myös jaettu yhteystietoluettelo ja jaettu kalenteri, joten ryhmän jäsenet voivat luoda tapaamisia keskeisessä paikassa, jonka kaikki jäsenet näkevät.
