Microsoft Accessissa GROUP BY on lauseke, jonka avulla voit yhdistää tietueita, joilla on samat arvot tietyssä kentässä yhdessä tietueessa. Jos sisällytät SELECT-käskyyn SQL-koontifunktion, kuten AVG, COUNT tai SUM, Access luo yhteenvetoarvon jokaiselle tietueelle.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Access for Microsoft 365, Access 2019, 2016, 2013 ja 2010.
Käytetään GROUP BY:tä
Voit löytää ja käyttää GROUP BY -funktiota käyttämällä SQL-kyselyä SQL-näkymässä. Se on yksi yksinkertaisimmista ja suorimmista tavoista päästä käsiksi ja hallita tietojasi.
-
Käynnistä Access ja avaa tietokantasi.
Tässä esimerkissä käytetään Northwind-näytetietokantaa.
-
Valitse Luo-välilehti.
Image -
Valitse Kyselyt-ryhmästä Kyselyn suunnittelu.
Image -
Valitse Lisää taulukoita -luettelosta taulukko, jota haluat käsitellä.
Image -
Valitse View Tulokset-ryhmästä ja valitse SQL-näkymä.
Image - Pääosa vaihtaa kyselypääteikkunaan. Täällä voit kirjoittaa minkä tahansa kyselyn.
-
Saat perusryhmittelyn SQL:stä kirjoittamalla jotain seuraavasti:
SELECTFROM taulukon nimi WHERE sarake/luokka LIKE ‘merkintä’;
Korvaa taulukon todellinen nimi, luokan tai sarakkeen otsikko ja todellinen etsimäsi syötearvo.
Kyselyn purkaminen
Harkitse esimerkiksi tilaustietotaulukkoa, joka koostuu seuraavista määritteistä:
- OrderID: Numeerinen arvo, joka yksilöi jokaisen tilauksen. Tämä kenttä on tietokannan ensisijainen avain.
- Myyjä: Tekstiarvo, joka sisältää tuotteet myyneen myyjän nimen. Tämä kenttä on vierasavain toiseen henkilötietoja sisältävään taulukkoon.
- CustomerID: Asiakastilinumeroa vastaava numeerinen arvo. Tämä kenttä on myös vierasavain, joka viittaa asiakastilitiedot sisältävään taulukkoon.
- Tuotto: Numeerinen arvo, joka vastaa myynnin dollaria.
Kun on aika tehdä myyntihenkilöstön tehokkuusarvioita, Tilaukset-taulukko sisältää arvokasta tietoa, jota voidaan käyttää kyseisessä arvioinnissa. Jimiä arvioitaessa voit esimerkiksi kirjoittaa yksinkertaisen kyselyn, joka hakee kaikki Jimin myyntitietueet:
VALITSETILAUKSISTA, MISSÄ myyjä TYYTÄ 'Jim';
Tämä hakee tietokannasta kaikki Jimin myyntiä vastaavat tietueet:
Tilaustunnus Myyjä Asiakastunnus Tulot
12482 Jim 182 40000
12488 Jim 219 25000
12519 Jim 137 85000 12519 Jim 137 85000 Jim 137 850001 12741 Jim 155 90000
Voit tarkastella näitä tietoja ja tehdä joitakin manuaalisia laskelmia suorituskykytilastojen kehittämiseksi, mutta tämä olisi työlästä tehtävä, joka sinun on toistettava jokaiselle yrityksen myyjälle. Sen sijaan voit korvata tämän työn yhdellä GROUP BY -kyselyllä, joka laskee kunkin myyjän tilastot yrityksessä. Kirjoitat kyselyn ja määrität, että tietokannan tulee ryhmitellä tulokset Myyjä-kentän perusteella. Voit sitten käyttää mitä tahansa SQL-koontifunktiota tulosten laskemiseen.
Tässä on esimerkki. Jos suoritit seuraavan SQL-käskyn:
SELECT Myyjä, SUM(tulo) AS 'Yhteensä', MIN(Tuotto) AS 'Pienin', MAX(Tuotto) AS 'Suurin', AVG(Tuotto) AS 'Keskiarvo, COUNT(Tuotto) AS' Number' FROM Tilaukset GROUP BY Myyjä;
Saisit seuraavat tulokset:
Myyjä yhteensä Pienin Suurin Keskimääräinen Luku
Jim 250000 10000 90000 50000 5
Mary 342000 24000 102000 24000 102000 24000 102000 24000 102000 24000 102000
Kuten näet, tämän tehokkaan toiminnon avulla voit luoda lyhyitä raportteja SQL-kyselyn sisällä, mikä tarjoaa arvokasta liiketoimintatietoa suorituskykyarviointia suorittavalle johtajalle. GROUP BY -lausetta käytetään usein tietokannoissa tähän tarkoitukseen, ja se on arvokas työkalu DBA:n temppujen pussissa.
