Microsoft Wordissa ei ole mahdollisuutta tallentaa lomaketietoja suoraan Excel-laskentataulukkona. Kuitenkin vain muutaman lisävaiheen avulla on erittäin helppoa viedä tietoja Word-lomakkeesta Exceliin.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Mac ja Excel Online.
Bottom Line
Word-lomake sisältää täyttöaukkoja, joiden avulla ihmisten on helppo täyttää tärkeitä tietoja. Yleensä nämä lomakkeet jaetaan niin, että monet voivat täyttää ja palauttaa ne. Kaikkien tietojen kerääminen näistä lomakkeista ja siirtäminen Excel-laskentataulukkoon on työlästä manuaalista prosessia. Onneksi Word-lomaketietojen vieminen Exceliin on erittäin helppoa pilkuilla eroteltujen tiedostojen avulla.
Käytä vaihtoehtoja valitaksesi pilkuilla eroteltu muoto
Voit vain tehdä muutaman säädön Word-lomakeasiakirjassa, jotta lomaketiedot voidaan tallentaa pilkuilla eroteltuna (CSV) tiedostona. Tämä tiedostomuoto erottaa jokaisen lomaketietueen pilkuilla. Käytä CSV-tiedostoja tietojen tuomiseen Exceliin.
Microsoft Word on tarpeeksi älykäs tallentamaan vain lomakkeen tiedot CSV-tiedostoon. Asiakirjan ylimääräistä tekstiä ei lisätä CSV-tiedostoon.
Kun lomakeasiakirja on auki ja täytetty tiedoilla, valitse Tiedosto > Options.
- Valitse Advanced Asetukset-valintaikkunan vasemmalla puolella olevasta paneelista.
- Valitse Säilytä tarkkuus, kun jaat tämän asiakirjan -osiossa valintaruutu kohdan Tallenna lomaketiedot erotettuna tekstitiedostona.
- Paina OK sulkeaksesi Wordin asetukset -valintaikkunan.
Tällä hetkellä on kaksi tapaa viedä tiedot Exceliin. Tallenna asiakirja tai vie tiedot.
Käytä Tallenna nimellä viedäksesi CSV-muotoon
Asiakirjan tallentaminen CSV-muotoon:
- Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä. Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu, ja TXT-tiedostomuoto on jo valittuna.
- Nimeä tiedosto ja valitse OK.
-
Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on esikatselu tiedoista, jotka vietät lomakkeesta CSV-muotoon.
- Paina OK viedäksesi tiedot.
Word poimii lomakkeeseen kirjoitetut lomaketiedot .csv-tiedostona, joka voidaan avata Excelillä. Word lisää pilkkuja kenttien väliin. Excel erottelee tiedot tiettyihin soluihin pilkuilla.
Tallenna CSV-tiedostoon käyttämällä vientiä
Tietojen vieminen CSV-tiedostoon:
- Valitse Tiedosto > Vie.
- Valitse Muuta tiedostotyyppiä.
- Valitse Asiakirjatiedostotyypit -kohdassa Pin teksti (.txt).
- Valitse Tallenna nimellä avataksesi Tallenna nimellä -valintaikkunan.
- Valitse sijainti, johon haluat tallentaa tiedoston, anna tiedostonimi ja vie tiedot valitsemalla Tallenna.
Tuo lomaketiedot Exceliin
Kun Word-lomaketiedot on viety CSV-muotoon, tiedot ovat valmiita tuotavaksi Microsoft Exceliin.
Jos avaat tiedoston Excelillä, et näe tiedostoa kansiossa, johon sen tallensit, koska Excel näyttää oletuksena vain Excel-tiedostoja.
Avaa CSV-tiedosto seuraavasti:
- Avaa tyhjä Excel-asiakirja.
- Valitse Tiedosto > Avaa.
- Valitse Selaa.
- Valitse avattavasta tiedostotyyppiluettelosta Kaikki tiedostot (.).
- Selaa kansioon, jossa viedyt Word-lomaketiedot sijaitsevat, ja valitse CSV-tekstitiedosto.
- Valitse Avaa.
- Excel avaa ohjatun tekstin tuontitoiminnon. Valitse Delimited ja valitse Seuraava.
- Poista valinta Tab ja valitse Comma-valintaruutu. Valitse sitten Seuraava.
- Valitse Valmis.
Word-lomakkeesi tiedot näkyvät Excel-taulukossasi.
Tuo lomaketiedot olemassa olevaan laskentataulukkoon Excelillä 2019 ja 2016
Jos haluat tuoda tiedot uusista Microsoft-lomakkeista samaan laskentataulukkoon, toimi seuraavasti:
- Avaa tallennettu Excel-tiedosto.
- Luo uusi taulukko painamalla +-symbolia olemassa olevan arkin alaosassa.
- Valitse solu A1.
- Valitse Tiedot-valikosta Hae tiedot > Tiedostosta, > Tekstistä/CSV(Valitse Microsoft 2010:ssä tai 2013:ssa Tekstistä ).
- Valitse uusi tekstitiedosto lomaketiedoilla ja valitse Tuo.
- Valitse ohjatussa toiminnossa Lataa > Lataa kohteeseen.
- Mihin haluat sijoittaa tiedot, valitse Olemassa oleva taulukko ja varmista, että A1 on valittuna.
- Paina OK.
Kun lomaketiedot on tuotu, lisää uudet Word-lomaketiedot ensisijaiseen laskentataulukkoon:
- Korosta Wordissa koko rivi vain tiedoilla.
- Napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Kopioi.
- Valitse Excelissä päälaskentataulukko.
- Korosta taulukon viimeisen tietueen alapuolella oleva solu.
- Napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Liitä.
Tuo lomaketiedot olemassa olevaan laskentataulukkoon Excel 2013:lla ja 2010:lla
Voit tuoda tiedot uusista Microsoft-lomakkeista Excel 2013:een tai 2010:een seuraavasti:
- Avaa tallennettu Excel-tiedosto.
- Valitse solu ensimmäisessä sarakkeessa juuri olemassa olevien tietojen alapuolelta.
- Valitse Data > Tekstistä.
- Valitse uusi tekstitiedosto lomaketiedoilla ja valitse Tuo.
- Valitse ohjatussa toiminnossa Delimited ja paina Seuraava.
- Poista valinta Tab, valitse Pilkku ja valitse Seuraava.
- Paina Finish.
- Alle Mihin haluat sijoittaa tiedot, valitse Olemassa oleva laskentataulukko. Varmista, että solu, johon haluat uuden rivin siirtyvän, on valittuna.
- Paina OK.
Tämä lisää uudet Word-lomaketiedot ensisijaisen laskentataulukon aivan seuraavalle riville.
