Flash Fill auttaa sinua syöttämään tietoja paljon nopeammin Microsoft Excelissä. Se tarkkailee syöttämiesi tietojen kuvioita ja tekee ehdotuksia syöttämäsi loppuun täyttäen kokonaisia sarakkeita asiaankuuluvilla arvoilla. Jatka lukemista, jotta opit käyttämään Excelin Flash Fill -toimintoa tietojen syöttämisen nopeuden ja tarkkuuden lisäämiseksi.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016 ja 2013; Excel for Microsoft 365, Excel Online ja Excel for Mac. Flash Fill ei ole käytettävissä Excelin aiemmissa versioissa.
Flash Fill toimii samalla tavalla kuin automaattinen täyttö verkkoselaimessa, mutta on paljon älykkäämpi. Excelin automaattinen täyttö toimii hieman eri tavalla, joten voit kopioida kaavoja ja arvoja vaaka- tai pystysuoraan taulukkoon. Excel käyttää itse asiassa koneoppimista Flash Fillissä, minkä ansiosta se voi tehdä fiksuja ehdotuksia siitä, mitä haluat kirjoittaa.
Flash-täytön käyttäminen Excelissä
On kaksi tapaa käyttää flash-täyttöä Excelissä. Se toimii aina taustalla ja tekee ehdotuksia, kun kirjoitat mihin tahansa soluun. Yksinkertaisin ja yleisin tapa käyttää Flash Fillia on hyväksyä nämä ehdotukset painamalla Enter-näppäintä. Toinen tapa käyttää Flash-täyttöä on käyttää nauhan DATA-välilehden komentoa, joka täyttää automaattisesti useita soluja kerralla.
Flash Fillin ominaisuudet ovat tällä hetkellä melko rajalliset. Se toimii vain, kun sarake, johon syötät tietoja, on suoraan lähdetiedot sisältävän sarakkeen vieressä. Lähdetiedot ovat tietoja, jotka sisältävät kuvion, jota Flash Fill käyttää arvojen luomiseen. Hieman outoa se toimii vain sarakkeiden, ei rivien kanssa, joten et voi täyttää tietoriviä automaattisesti.
Flash-täytön käyttäminen kirjoittaessasi
Kun kirjoitat, Flash Fill toimii aina taustalla. Jos se uskoo näkevänsä, mitä yrität kirjoittaa sarakkeeseen, se ehdottaa, kuinka voit suorittaa koko merkinnän välittömästi. Tällä tavalla käytettynä voit ajatella Flash Filliä Excelin automaattisen täydennyksen laajennuksena. Automaattinen täydennys antaa ehdotuksia siitä, mitä saatat kirjoittaa yksittäiseen soluun, kun taas Flash Fill antaa sinun täyttää kokonaisia tietosarakkeita.
Voit käyttää Flash Filliä kirjoittaessasi seuraavasti:
-
Lisää uusi sarake lähdetiedot sisältävän sarakkeen viereen.
- Kirjoita vaadittu arvo uuden sarakkeen ensimmäiseen soluun.
-
Aloita arvon kirjoittaminen toiseen sarakkeeseen. Jos Excel havaitsee kuvion, esikatselu näyttää, mitä arvoja se käyttää jäljellä oleville soluille.
Image -
Paina Enter ja arvot lisätään automaattisesti.
Image - Siinä se on, niin yksinkertaista!
Voit jatkaa Flash Fillin käyttöä seuraavissa sarakkeissa erilaisten tietojen poimimiseen. Niin kauan kuin kuvion sisältävä sarake ei ole erotettu sarakkeesta, johon syötät arvot, Excelin pitäisi tunnistaa kuvio. Jatkaen edellistä esimerkkiä, nimet voidaan myös purkaa.
Flash-täytön käyttäminen nauhasta
Jos Flash Fill havaitsee kuvion, se näyttää yleensä esikatselun kirjoittaessasi. Hyväksy tämä ehdotus painamalla Enter on yleensä helpoin tapa käyttää Flash Fillia. Sitä voidaan kuitenkin käyttää myös nauhassa olevan komennon kautta. Voit käyttää sitä tällä tavalla seuraavasti:
- Lisää uusi sarake lähdetiedot sisältävän sarakkeen viereen.
- Kirjoita vaadittu arvo uuden sarakkeen ensimmäiseen soluun.
- Valitse nauhasta DATA-välilehti.
-
Valitse Flash Fill-komento.
Image - Jos Excel on havainnut kuvion, se syöttää ehdotetut arvonsa jäljellä oleviin soluihin.
Tietojen yhdistäminen useista sarakkeista
Flash Fill ei pysty vain jakamaan arvoja erillisiin sarakkeisiin. Sitä voidaan käyttää myös sarakkeiden yhdistämiseen valitsemallasi kuviolla. Tämä voi olla paljon nopeampaa ja intuitiivisempaa kuin ketjutuskaavan käyttäminen. Voit esimerkiksi luoda yksittäisistä osoitekentistä yhden osoitesarakkeen seuraavasti:
-
Kirjoita jokainen osoitekenttä erilliseen sarakkeeseen.
Image - Luo viereinen osoitesarake.
-
Kirjoita ensimmäinen osoite vaaditussa muodossa.
-
Aloita toisen osoitteen kirjoittaminen ja tarkista Excelin ehdottamat arvot.
Image - Hyväksy Excelin ehdottama Flash Fill painamalla Enter.
Huomaa, että tässä esimerkissä kadun, kaupungin ja maan välissä käytettiin pilkkuja, mutta ei numeroa ja katua. Flash Fillin pitäisi toimia missä tahansa valitsemassasi muodossa.
Flash Fillin muut ominaisuudet
Flash Fill voi yksinkertaistaa monia tiedonsyöttötehtäviä. Sarakkeiden jakamisen ja yhdistämisen lisäksi Flash Fill voi poistaa etunollia, jos vain joissakin merkinnöissä niitä on. Sitä voidaan käyttää tekstin, numeron ja päivämäärän muotoiluun. Se voi korvata osan solun sisällöstä, ehkä luoda suojatun version arkaluontoisista tiedoista korvaamalla jotkin numerot numeroilla XXXX. Erilaisia toimintoja, kuten arvojen yhdistäminen ja merkkien lisääminen, voidaan jopa yhdistää.
Näiden toimintojen suorittaminen on sama. Toimi seuraavasti:
- Anna yhteen sarakkeeseen raakatiedot, jotka täytyy puhdistaa tai muotoilla uudelleen.
- Kirjoita tiedot haluamallasi tavalla viereisen sarakkeen ensimmäiseen soluun.
- Aloita toisen arvon kirjoittaminen, niin Flash Fill ehdottaa, kuinka se voi täydentää kaikki muut sarakkeen arvot noudattaen samaa kaavaa.
Kun alat perehtyä Flash Fillin ominaisuuksiin, löydät sen erittäin tehokkaaksi ja hyödylliseksi työkaluksi. Jos olet kiinnostunut toisesta todella hyödyllisestä työkalusta tietojen syöttämisen yksinkertaistamiseksi, tutustu Excelin automaattisen täytön käyttöön, sillä se voi kopioida kaavoja ja arvoja älykkäällä tavalla laskentataulukkoon.
