Kun ajoitat kokouksen Outlookissa toisen henkilön tai ihmisryhmän kanssa, he saavat sähköpostikutsun, jossa on kokouksen tiedot. Tästä sähköpostista he voivat hyväksyä tai hylätä kokouskutsun. Outlook lisää kokouksen Outlook-kalenteriin, pitää kirjaa osallistujien vastauksista ja lähettää muistutuksen ennen kokouksen alkamista.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Outlook for Microsoft 365-, Outlook 2019-, Outlook 2016- ja Outlook 2013 -sovelluksia.
Kalenterikutsun lähettäminen Outlookissa
Näin voit ajoittaa kokouksen Outlookissa:
-
Valitse Etusivu tab.
Image -
Valitse Uusia kohteita > Kokous.
Vaihtoehtoisesti paina Ctrl+Shift+Q.
Image -
Kirjoita kokouskutsussa kokouksen kuvaus Title-tekstikenttään.
Image -
Kirjoita Pakollinen-tekstikenttään jokaisen kokoukseen osallistuvan osallistujan sähköpostiosoite. Kirjoita Outlook 2016:ssa ja 2013:ssa sähköpostiosoitteet To-tekstikenttään.
Valitse yhteystiedot osoitekirjasta valitsemalla joko Pakollinen, Valinnainen tai To.
Image -
Kirjoita Valinnainen-tekstikenttään niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joiden haluat osallistua kokoukseen, mutta älä vaadi heitä osallistumaan siihen.
Image -
Valitse kokouksen alkamis- ja päättymisaika.
Image -
Jos haluat sulkea koko päivän kalenteristasi kokoukselle, valitse Koko päivä.
Image -
Syötä Location-tekstikenttään, missä pidät kokouksen.
Image -
Syötä Message-alueelle muut tiedot, jotka osallistujien tulee tietää ennen kokousta, ja liitä tiedostot, jotka haluat heidän tarkasteltavan.
Liitä tiedosto kokouskutsuun valitsemalla Insert-välilehti ja valitse sitten Liitä tiedosto. Voit lisätä linkin OneDrivessa olevaan asiakirjaan valitsemalla avattavan nuolen Link.
Image -
Oletusarvoisesti, kun lähetät kokouskutsun Outlookissa, kutsu sisältää vastauspyynnön ja antaa vastaanottajalle mahdollisuuden ehdottaa uutta kokousaikaa. Jos haluat muuttaa näitä asetuksia, valitse Kokous-välilehti ja valitse sitten Vastausasetukset
Image -
Valitse Lähetä.
Jos aikataulusi muuttuu tai jos osallistujien on tehtävä muita suunnitelmia, joko peruuta kokous tai siirrä se uudelleen.
Image
Toistuvan kokouksen järjestäminen
Outlookilla voit myös määrittää toistuvia kokouksia. Käytä tätä vaihtoehtoa tapaamisissa, jotka aiot toistaa joka viikko, kuukausi tai muu jakso. Toistuvassa kokouksessa sinun tarvitsee syöttää tiedot vain kerran, ja se lisää kaikki tulevat tapahtumat kalenteriisi asettamasi välin perusteella.
-
Valitse Etusivu ja valitse sitten New Items > Kokous.
Image - Kirjoita kokouskutsuun otsikko, pakolliset osallistujat, valinnaiset osallistujat, sijainti ja viesti, joka kuvaa kokouksen tarkoitusta.
-
Valitse Tee toistuvaksi.
Valitse Outlook 2016:ssa ja 2013:ssa Meeting > Recurrence.
Image -
Valintaikkuna Appointment Recurrence avautuu. Anna kokouksen alkamisaika, lopetusaika ja kesto.
Image -
Valitse Recurrence pattern-osiossa, milloin kokous toistuu. Esimerkiksi säännöllinen viikoittainen kokous, joka pidetään joka maanantai.
Image -
Valitse Toistuvuusalue-osiossa aika, jonka ajan toistuvat kokoukset jatkuvat. Voit pyytää toistuvaa kokousta peruuttamaan tiettynä päivänä tai tietyn tapahtumamäärän jälkeen. Valitse Ei lopetuspäivää, jos et halua kokouksen vanhentuvan.
Image -
Valitse OK.
Image -
Valitse kokouskutsussa Lähetä.
Image
Kuinka käytät ajoitusavustajaa kokouksen luomiseen
Jos käytät Microsoft 365:tä töissä ja olet Exchange-käyttäjä, käytä ajoitusavustajaa löytääksesi parhaan ajankohdan tapaamiseen muiden kanssa. Kun avaat ajoitusavustajan, näet kokoukseen kutsumiesi ihmisten kalenterit.
Käyttääksesi ajoitusavustajaa luo kokouskutsu ja valitse Kokous-välilehti > Ajoitusavustaja.
Kokouksen tarkasteleminen Outlook-kalenterissa
Kun olet luonut tai hyväksynyt kokouksen, se näkyy Outlook-kalenterissasi päivämäärä- ja aikatietojen perusteella. Näin löydät tulevat tapahtumat.
- Valitse View Switcher ja valitse sitten Kalenteri.
- Löytääksesi kokouksen, selaa kalenteria tai käytä hakukenttää ja kirjoita kokouksen otsikko.
-
Katso kokouksen tiedot kaksoisnapsauttamalla kalenterikohtaa.
Image -
Katso vastaukset valitsemalla Tracking-välilehti. Response-sarake näyttää, ketkä osallistujat ovat hyväksyneet kokouskutsun ja ketkä eivät ole vastanneet.
Image -
Jos sait suullisen hyväksynnän osallistuj alta, valitse Ei mitään ja valitse sitten Hyväksytty, Hylättytai vastasi Aluvasti.
Image - Sulje kokouskutsu, kun olet valmis.
Ihmisten lisääminen olemassa olevaan kokouskutsuun
Voit järjestää kokouksen ja kutsua myöhemmin lisää osallistujia (esimerkiksi jos palkkaat toisen työntekijän ja haluat lisätä hänet säännöllisiin henkilöstön kokouksiin). Näin kutsut uusia osallistujia kokoukseen, jonka olet jo määrittänyt.
- Etsi kokous kalenteristasi.
- Kaksoisnapsauta kokouksen kohtaa.
-
Valitse Ajoitusavustaja-välilehti > Lisää osallistujia.
Image -
Valitse Valitse osallistujat ja resurssit -valintaikkunassa osallistujan nimi.
Image -
Valitse joko Pakollinen tai Valinnainen ilmoittaaksesi, onko osallistujan oltava kokouksessa vai onko hänen osallistumisensa vapaaehtoista.
Image -
Valitse OK.
Image -
Osallistuja näkyy nyt Aikatauluavustajan Kaikki osallistujat -luettelossa.
Image -
Valitse Lähetä päivitys.
Image
