Ennen kuin pyydät tiimisi jäseniä tarkistamaan Excel-laskentataulukot, ota Excel-version seuranta käyttöön jaetulle työkirjallesi. Kun käytät Excelin vanhaa muutosten seurantaominaisuutta, näet, kuka on tehnyt muutoksia laskentataulukkoon tai työkirjaan, ja heidän tekemänsä muutokset. Kun tiimisi on suorittanut tarkistuksen, vertaa alkuperäisiä tietojasi arvioijien muutettuihin tietoihin. Hyväksy tai hylkää sitten heidän tekemänsä muutokset ja viimeistele asiakirja poistamalla Seuraa muutokset käytöstä.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel for Microsoft 365-, Excel 2019- ja Excel 2016 -versioita.
Voitko seurata muutoksia Excelissä?
Kun haluat tiimisi tarkastelevan ja muokkaavan Excel-työkirjaasi, sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Jos kaikki tiimisi jäsenet käyttävät Excel for Microsoft 365:tä, yhteismuokkausominaisuus on suoraviivainen ja nopea tapa tarkastella asiakirjaa. Jos haluat lisätietoja tehdyistä versioista tai jos tiimisi jäsenet käyttävät Excelin vanhempia versioita, käytä vanhaa Track Changes -ominaisuutta.
Et löydä Excelin nauhasta vaihtoehtoa seurata muutoksia Excel for Microsoft 365:ssä ja Excel 2019:ssä. Näet vain muutosten seurantakomennot Excel 2016:n ja vanhempien versioiden Tarkista-välilehdellä. Vaihtoehto on saatavilla Excelin uudemmissa versioissa, mutta sinun on lisättävä siihen liittyvät seurantamuutoskomennot uuteen ryhmään Tarkista-välilehdellä.
Microsoft suosittelee, että käytät Excelin yhteiskirjoitusominaisuutta, joka korvaa jaetut työkirjat. Yhteiskirjoittamisen avulla näet muiden tekemät muutokset reaaliajassa, ja jokaisen henkilön muutokset voivat olla eri värisiä. Yhteismuokkaus ei kuitenkaan seuraa muutoksia, etkä voi hylätä muutoksia palauttaaksesi alkuperäiset tiedot. Yhteismuokkaus on saatavilla vain Microsoft 365 -tilauksella.
Ota muutosten seuranta käyttöön Excelin uudemmissa versioissa
Vanhan Track Changes -ominaisuuden ottaminen käyttöön Windowsissa:
-
Siirry File-välilehdelle ja valitse Options.
Image -
Valitse Excelin asetukset-valintaikkunassa Customize Ribbon.
Image -
Valitse Valitse-komento avattavasta nuolesta ja valitse Kaikki komennot.
Image -
Valitse Muokkaa nauhaa ja valitse Päävälilehdet.
Image -
Laajenna ja korosta Arvostelu-luokka.
Image -
Valitse Uusi ryhmä.
Image -
Varmista, että Uusi ryhmä on korostettu, ja valitse sitten Rename.
Image -
Kirjoita ryhmälle näyttönimi valintaikkunassa Rename. Kirjoita esimerkiksi Track Changes.
Image - Valitse OK ottaaksesi muutoksen käyttöön ja sulje Rename-valintaikkuna.
-
Siirry Excelin asetukset-valintaikkunassa All Commands -luetteloon ja valitse sitten jokainen seuraavista:
- Vertaa ja yhdistä työkirjoja (vanhat)
- Suojaa jakaminen (vanha)
- Jaa työkirja (vanha)
- Seuraa muutoksia (vanha)
Kun olet valinnut jokaisen komennon, valitse Add lisätäksesi komennon Tarkista-välilehdelle.
Image - Valitse OK ottaaksesi muutokset käyttöön ja sulje Excel Options-valintaikkuna.
-
Neljä kappaleen muutoskomentoa näkyvät Tarkista-välilehdellä luomassasi uudessa ryhmässä.
Image
Kuinka ottaa muutokset käyttöön Excelissä
Kun olet syöttänyt kaikki tiedot laskentataulukkoon, ota käyttöön Seuraa muutoksia -ominaisuus ennen kuin asetat Excel-työkirjan tarkastettavaksi.
-
Siirry Arvioi-välilehdelle ja valitse Track Changes > Highlight Changes.
Image - Valitse Highlight Changes -valintaikkunassa Seuraa muutoksia muokattaessa -valintaruutu.
- Valitse Kun -valintaruutu ja aseta se arvoon Kaikki.
- Valitse Kuka-valintaruutu ja aseta se arvoon Kaikki.
-
Valitse Korosta muutokset näytöllä -valintaruutu.
Image - Valitse OK.
-
Valitse Tarkastelu-välilehdellä Jaa työkirja.
Image -
Siirry Jaa työkirja -valintaikkunassa Editing-välilehteen ja valitse Käytä vanhoja jaettuja työkirjoja. ominaisuus uuden yhteiskirjoituskokemuksen-valintaruudun sijaan.
Image - Valitse OK.
-
Valitse Tarkastelu-välilehdellä Suojaa jaettu työkirja.
Image -
Valitse Protect Shared Workbook -valintaikkunassa Jakaminen kappaleiden muutoksilla.
Image - Valitse OK.
Jaa työkirja
Kun jaettu työkirjasi on valmis tarkistettavaksi, lähetä tiedosto paikkaan, jota tiimisi jäsenet voivat käyttää. Lataa työkirja esimerkiksi SharePoint-sivustoon, OneDrive-kansioon tai Dropboxiin.
Muutosten seuranta -ominaisuus ei toimi taulukoita sisältävien työkirjojen kanssa. Taulukot on muutettava alueiksi.
Kun työkirja on ladattu, ilmoita tiimisi jäsenille, että tiedosto on valmis heidän tarkastettavaksi. Yksi tapa tehdä tämä on käyttää Excelin Jaa-ominaisuutta.
Jos sinulla ei ole tilaa, joka on kaikkien arvioijien käytettävissä, lähetä työkirjatiedosto sähköpostitse kullekin arvioijalle.
Muutosten tarkasteleminen ja hyväksyminen
Kun kaikilla arvioijillasi on ollut mahdollisuus tarkistaa ja muokata työkirjaa, on aika hyväksyä tai hylätä muutokset.
-
Siirry Tarkista-välilehdelle ja valitse Seuraa muutoksia > Hyväksy tai hylkää muutokset.
Image -
Valitse Valitse muutokset hyväksyäksesi tai hylättäväksi-valintaikkunassa Missä hyväksyäksesi tai hylätäksesi muutokset koko työkirjaan.
Image - Valitse OK.
-
Valitse jokaiselle muutokselle joko Hyväksy tai Hylkää.
Image
Kuinka sammuttaa kappaleen muutokset
Kun olet suorittanut tarkistuksen etkä halua jatkaa työkirjaan tehtyjen muutosten seuraamista, poista Seuraa muutokset -ominaisuus käytöstä.
-
Siirry Arvioi-välilehdelle ja valitse Track Changes > Highlight Changes.
Image -
Poista valintaruudut Korosta muutokset-valintaikkunassa.
Image - Valitse OK.
