Microsoft Excelin perusopetusohjelma aloittelijoille

2024 Kirjoittaja: Abigail Brown | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 06:46

Excel on sähköinen taulukkolaskentaohjelma, jota käytetään tietojen tallentamiseen, järjestämiseen ja käsittelyyn. Tiedot tallennetaan yksittäisiin soluihin, jotka on yleensä järjestetty laskentataulukon sarakkeiden ja rivien sarjaan. tätä sarakkeiden ja rivien kokoelmaa kutsutaan taulukoksi.

Taulukkolaskentaohjelmat voivat myös suorittaa laskelmia tiedoista kaavojen avulla. Helpottaakseen laskentataulukon tietojen löytämistä ja lukemista, Excelissä on useita muotoiluominaisuuksia, joita voidaan käyttää yksittäisissä soluissa, riveissä, sarakkeissa ja kokonaisissa tietotaulukoissa.

Koska jokainen Excelin uusimpien versioiden laskentataulukko sisältää miljardeja soluja laskentataulukkoa kohden, jokaisella solulla on osoite, joka tunnetaan soluviittauksena, jotta siihen voidaan viitata kaavoissa, kaavioissa ja muissa ohjelman ominaisuuksissa.

Tämän opetusohjelman aiheita ovat:

• Tietojen syöttäminen taulukkoon
• Yksittäisten laskentataulukoiden sarakkeiden leventäminen
• Nykyisen päivämäärän ja nimetyn alueen lisääminen laskentataulukkoon
• Vähennyskaavan lisääminen
• Lisätään nettopalkkakaava
• Kaavojen kopioiminen täyttökahvalla
• Numeroiden muotoilun lisääminen tietoihin
• Solun muotoilun lisääminen

Tietojen syöttäminen taulukkoon

Tietojen syöttäminen laskentataulukon soluihin on aina kolmivaiheinen prosessi; nämä vaiheet ovat seuraavat:

1. Napsauta solua, johon haluat tietojen menevän.
2. Kirjoita tiedot soluun.
3. Paina näppäimistön Enter-näppäintä tai napsauta toista solua hiirellä.

Kuten mainittiin, jokainen laskentataulukon solu tunnistetaan osoitteella tai soluviittauksella, joka koostuu solun sijainnissa leikkaavan rivin sarakkeen kirjaimesta ja numerosta. Soluviittausta kirjoitettaessa sarakkeen kirjain kirjoitetaan aina ensin ja sen jälkeen rivinumero – kuten A5, C3 tai D9

Kun syötät tämän opetusohjelman tietoja, on tärkeää syöttää tiedot oikeisiin laskentataulukon soluihin. Seuraavissa vaiheissa syötetyt kaavat käyttävät nyt syötettyjen tietojen soluviittauksia.

Jotta voit seurata tätä opetusohjelmaa, käytä yllä olevassa kuvassa näkyvien tietojen soluviittauksia syöttääksesi kaikki tiedot tyhjään Excel-laskentataulukkoon.

Sarakkeiden leventäminen Excelissä

Oletusarvoisesti solun leveys sallii vain kahdeksan merkkiä mistä tahansa tietosyötöstä, ennen kuin tiedot siirtyvät seuraavaan oikealla olevaan soluun. Jos oikealla oleva solu tai solut ovat tyhjiä, syötetyt tiedot näkyvät laskentataulukossa, kuten näkyy laskentataulukon otsikossa Vähennyslaskelmat työntekijöille syötettynä soluun A1

Jos oikealla oleva solu sisältää dataa, ensimmäisen solun sisältö kuitenkin katkaistaan kahdeksaan ensimmäiseen merkkiin. Useita edellisessä vaiheessa syötetyistä soluista, kuten otsikko Vähennysprosentti: syötetty soluun B3 ja Thompson A. soluun A8 kirjoitetut lyhennetään, koska oikealla olevat solut sisältävät dataa.

Tämän ongelman korjaamiseksi niin, että tiedot ovat täysin näkyvissä, tiedot sisältävät sarakkeet on laajennettava. Kuten kaikissa Microsoft-ohjelmissa, sarakkeita voi laajentaa useilla tavoilla. Alla olevat vaiheet kattavat sarakkeiden leventämisen hiirellä.

Yksittäisten laskentataulukoiden sarakkeiden laajentaminen

1. Aseta hiiren osoitin riville sarakkeiden A ja B välissä sarakeotsikossa.
2. Osoitin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi.
3. Napsauta ja pidä painettuna hiiren vasenta painiketta ja vedä kaksipäistä nuolta oikealle laajentaaksesi saraketta A koko merkintään asti Thompson A. on näkyvissä.
4. Laajenna muita sarakkeita näyttääksesi tiedot tarpeen mukaan.

Sarakkeiden leveydet ja laskentataulukoiden otsikot

Koska laskentataulukon otsikko on niin pitkä verrattuna sarakkeen A muihin tarroihin, jos saraketta laajennettiin näyttämään koko otsikko solussa A1, laskentataulukko ei vain näyttäisi oudolta, vaan se vaikeuttaisi laskentataulukon käyttöä, koska vasemmalla olevien tarrojen ja muiden tietosarakkeiden välillä on aukkoja.

Koska rivillä 1 ei ole muita merkintöjä, ei ole väärin jättää otsikko sellaisenaan – levittämällä oikeanpuoleisiin soluihin. Vaihtoehtoisesti Excelissä on yhdistäminen ja keskittäminen -ominaisuus, jota käytetään myöhemmässä vaiheessa otsikon keskittämiseen nopeasti tietotaulukon päälle.

Päivämäärän ja nimetyn alueen lisääminen

On normaalia lisätä päivämäärä laskentataulukkoon - melko usein osoittaakseen, milloin taulukko on viimeksi päivitetty. Excelissä on useita päivämääräfunktioita, jotka helpottavat päivämäärän syöttämistä laskentataulukkoon. Funktiot ovat vain Excelin sisäänrakennettuja kaavoja, jotka helpottavat usein suoritettavien tehtävien suorittamista, kuten päivämäärän lisäämistä laskentataulukkoon.

TÄNÄÄN-funktiota on helppo käyttää, koska sillä ei ole argumentteja – mikä on dataa, joka on toimitettava funktiolle, jotta se toimisi. TÄNÄÄN-funktio on myös yksi Excelin haihtuvista funktioista, mikä tarkoittaa, että se päivittää itsensä joka kerta, kun se laskee uudelleen – eli yleensä aina, kun laskentataulukko avataan.

Päivämäärän lisääminen TODAY-toiminnolla

Alla olevat vaiheet lisäävät TÄNÄÄN-funktion laskentataulukon soluun C2.

1. Tee siitä aktiivinen solu napsauttamalla solua C2.
2. Napsauta Formulas-välilehteä nauhassa.
3. Napsauta Date & Time vaihtoehtoa ribbon avataksesi päivämäärätoimintojen luettelon.
4. Napsauta Today-toimintoa tuodaksesi esiin Formula Builder.
5. Napsauta Valmis syöttääksesi funktion ja palataksesi laskentataulukkoon.
6. Nykyinen päivämäärä tulee lisätä soluun C2.

NäetSymbolit päivämäärän sijaan

Jos solussa C2 ilmestyy rivi hashtag-symboleita päivämäärän sijaan TÄNÄÄN-funktion lisäämisen jälkeen kyseiseen soluun, se on koska solu ei ole tarpeeksi leveä muotoiltujen tietojen näyttämiseen.

Kuten aiemmin mainittiin, muotoilemattomat numerot tai tekstidata siirtyy tyhjiin soluihin oikealle, jos se on liian leveä solulle. Tietyntyyppisiksi numeroiksi muotoillut tiedot, kuten valuutta, päivämäärät tai kellonaika, eivät kuitenkaan siirry seuraavaan soluun, jos ne ovat leveämpiä kuin solu, jossa ne sijaitsevat. Sen sijaan ne näyttävät - virheen.

Korjaa ongelma laajentamalla saraketta C käyttämällä opetusohjelman edellisessä vaiheessa kuvattua menetelmää.

Nimetyn alueen lisääminen

A nimetty alue luodaan, kun yhdelle tai useammalle solulle annetaan nimi alueen tunnistamisen helpottamiseksi. Nimettyjä alueita voidaan käyttää soluviittauksen korvikkeena, kun niitä käytetään funktioissa, kaavoissa ja kaavioissa. Helpoin tapa luoda nimettyjä alueita on käyttää nimilaatikkoa, joka sijaitsee laskentataulukon vasemmassa yläkulmassa rivinumeroiden yläpuolella.

Tässä opetusohjelmassa nimi rate annetaan solulle C6 työntekijöiden palkkoihin sovellettavan vähennysprosentin tunnistamiseksi. Nimettyä aluetta käytetään vähennyskaavassa, joka lisätään soluihin C6 - C9 / laskentataulukko.

1. Valitse laskentataulukosta solu C6.
2. Kirjoita rate Nimiruutuun ja paina näppäimistön Enter-näppäintä
3. Solulla C6 on nyt nimi rate.

Tätä nimeä käytetään yksinkertaistamaan Vähennyskaavojen luomista opetusohjelman seuraavassa vaiheessa.

Työntekijän vähennyskaavan syöttäminen

Excel-kaavojen avulla voit suorittaa laskutoimituksia laskentataulukkoon syötetyille numerotiedoille. Excel-kaavoja voidaan käyttää peruslukujen murskaamiseen, kuten yhteen- tai vähennyslaskuun, sekä monimutkaisempiin laskelmiin, kuten opiskelijan keskiarvon löytämiseen testituloksista ja asuntolainan maksujen laskemiseen.

• Excelin kaavat alkavat aina yhtäläisyysmerkillä (=).
• Yhteysmerkki kirjoitetaan aina siihen soluun, jossa haluat vastauksen näkyvän.
• Kaava valmistuu painamalla näppäimistön Enter-näppäintä.

Soluviittausten käyttäminen kaavoissa

Yleinen tapa luoda kaavoja Excelissä on syöttää kaavatiedot laskentataulukon soluihin ja käyttää sitten soluviittauksia kaavan tiedoille itse tietojen sijaan.

Tämän lähestymistavan tärkein etu on se, että jos myöhemmin on tarpeen muuttaa tietoja, on yksinkertaista korvata tiedot soluissa sen sijaan, että kirjoitetaan kaava uudelleen. Kaavan tulokset päivittyvät automaattisesti, kun tiedot muuttuvat.

Nimettyjen alueiden käyttäminen kaavoissa

Vaihtoehto soluviittauksille on käytetyt nimetyt alueet – kuten edellisessä vaiheessa luotu nimetty alue rate.

Kaavassa nimetty alue toimii samalla tavalla kuin soluviittaus, mutta sitä käytetään tavallisesti arvoille, joita käytetään useita kertoja eri kaavoissa – kuten eläkkeiden tai terveysetujen vähennysprosentti, vero nopeus tai tieteellinen vakio – kun taas soluviittaukset ovat käytännöllisempiä kaavoissa, jotka viittaavat tiettyyn dataan vain kerran.

Työntekijän vähennyskaavan syöttäminen

Ensimmäinen soluun C6 luotu kaava kertoo työntekijän B. Smithin bruttopalkan vähennysprosentilla solussa C3.

Valmis kaava solussa C6 on:

=B6korko
Osoittamisen käyttäminen kaavan syöttämiseen
Vaikka yllä oleva kaava on mahdollista vain kirjoittaa soluun C6 ja oikea vastaus tulee näkyviin, on parempi käyttää osoittamista lisätäksesi soluviittaukset kaavoihin, jotta voidaan minimoida kirjoittamisen aiheuttamien virheiden mahdollisuus. väärä soluviittaus.
Osoittamiseen kuuluu tiedot sisältävän solun napsauttaminen hiiren osoittimella soluviittauksen tai nimetyn alueen lisäämiseksi kaavaan.

Tee siitä aktiivinen solu napsauttamalla solua C6.
Kirjoita yhtäläisyysmerkki (=) soluun C6 aloittaaksesi kaavan.
Napsauta hiiren osoittimella solua B6 lisätäksesi soluviittauksen kaavaan yhtäläisyysmerkin jälkeen.
Kirjoita kertolaskumerkki () soluun C6 soluviittauksen jälkeen.
Napsauta hiiren osoittimella solua C3 lisätäksesi nimetyn alueen rate kaavaan.
Suorita kaava loppuun painamalla näppäimistön Enter-näppäintä.
Vastauksen 2747.34 pitäisi olla solussa C6.
Vaikka vastaus kaavaan näkyy solussa C6, napsauttamalla tätä solua kaava tulee näkyviin, =B6korko, laskentataulukon yläpuolella olevassa kaavapalkissa


Syöttäminen nettopalkkakaavaan





Tämä kaava luodaan soluun D6 ja se laskee työntekijän nettopalkan vähentämällä ensimmäisessä kaavassa lasketun vähennyssumman Bruttopalkasta. Valmis kaava solussa D6 on:
=B6 - C6

Tee siitä aktiivinen solu napsauttamalla solua D6.
Kirjoita yhtäläisyysmerkki (=) soluun D6.
Napsauta hiiren osoittimella solua B6 lisätäksesi soluviittauksen kaavaan yhtäläisyysmerkin jälkeen.
Kirjoita miinusmerkki (-) soluun D6 soluviittauksen jälkeen.
Napsauta solua C6 hiiren osoittimella soluviittaukseen kaavassa.
Suorita kaava loppuun painamalla näppäimistön Enter-näppäintä.
Vastauksen 43, 041.66 pitäisi olla solussa D6.

Suhteelliset soluviittaukset ja kopiointikaavat
Toistaiseksi Vähennykset ja Nettopalkka -kaavat on lisätty vain yhteen soluun laskentataulukossa - C6 ja D6. Tämän seurauksena laskentataulukko on tällä hetkellä valmis vain yhdelle työntekijälle - B. Smith.
Excel sallii tietyissä olosuhteissa kaavojen kopioimisen muihin soluihin sen sijaan, että joutuisi suorittamaan aikaa vievää tehtävää luoda jokainen kaava uudelleen muille työntekijöille. Näihin olosuhteisiin liittyy useimmiten tietyntyyppisen soluviittauksen – joka tunnetaan nimellä suhteellinen soluviittaus – käyttö kaavoissa.
Edellisissä vaiheissa kaavoihin syötetyt soluviittaukset ovat olleet suhteellisia soluviittauksia, ja ne ovat oletusarvoisia soluviittauksia Excelissä, jotta kaavojen kopioiminen olisi mahdollisimman helppoa.
Opetusohjelman seuraavassa vaiheessa käytetään Täyttökahvaa kahden kaavan kopioimiseen alla oleville riveille, jotta kaikki työntekijät ovat tietotaulukossa.

Kaavojen kopioiminen täyttökahvalla





täyttökahva on pieni musta piste tai neliö aktiivisen solun oikeassa alakulmassa. Täyttökahvalla on useita käyttötarkoituksia, mukaan lukien solun sisällön kopioiminen viereisiin soluihin. solujen täyttäminen numerosarjoilla tai tekstitunnisteilla ja kaavojen kopioiminen.
Tässä opetusohjelman vaiheessa täyttökahvaa käytetään kopioimaan sekä Deduction että verkko. Palkka kaavat soluista C6 ja D6 alas soluihin C9 jaD9.
Kaavojen kopioiminen täyttökahvalla

Korosta solut B6 ja C6 laskentataulukossa.
Aseta hiiren osoitin mustan neliön päälle solun D6 oikeassa alakulmassa – osoitin muuttuu plusmerkiksi (+).
Napsauta ja pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja vedä täyttökahva alas kohtaan solu C9.
Vapauta hiiren painike – solujen C7 - C9 pitäisi sisältää Vähennyskaava ja solut D7 - D9 Nettopalkka -kaava.


Numeron muotoilun käyttäminen Excelissä





Numeroiden muotoilu viittaa valuuttasymbolien, desimaalimerkkien, prosenttimerkkien ja muiden symbolien lisäämiseen, jotka auttavat tunnistamaan solussa olevan datan tyypin ja helpottamaan sen lukemista.
Prosenttisymbolin lisääminen

Korosta se valitsemalla solu C3.
Napsauta Etusivu-välilehteä nauhassa.
Napsauta General avataksesi avattavan Number Format -valikon.
Napsauta valikossa Percentage muuttaaksesi arvon muotoa solussa C3 arvosta 0,06 arvoon 6 %.

Valuuttasymbolin lisääminen

Valitse solut D6 - D9 korostaaksesi ne.
Avaa nauhan Etusivu-välilehdellä napsauttamalla General- vaihtoehtoa. avattavasta Numeromuoto-valikosta.
Napsauta valikon kohtaa Valuutta muuttaaksesi solujen D6 arvojen muotoilun muotoon D9.valuutaksi kahdella desimaalilla.


Solujen muotoilun käyttäminen Excelissä





Solujen muotoilu viittaa muotoiluvaihtoehtoihin – kuten lihavoinnin käyttämiseen tekstiin tai numeroihin, tietojen tasauksen muuttamiseen, reunusten lisäämiseen soluihin tai yhdistämis- ja keskitysominaisuuden käyttämiseen tietojen ulkoasun muuttamiseen solussa.
Tässä opetusohjelmassa yllä mainittuja solumuotoja käytetään laskentataulukon tiettyihin soluihin siten, että ne vastaavat valmiita laskentataulukoita.
Lihavoidun muotoilun lisääminen

Korosta se valitsemalla solu A1.
Napsauta Etusivu-välilehteä nauhassa.
Napsauta Bold-muotoiluvaihtoehtoa yllä olevan kuvan mukaisesti lihavoidaksesi tiedot solussa A1.
Toista yllä oleva vaihesarja lihavoidaksesi tiedot soluissa A5 - D5.

Tietojen kohdistuksen muuttaminen
Tämä vaihe muuttaa useiden solujen oletuskohdistuksen vasemmalle keskitasaukseksi.

Korosta se valitsemalla solu C3.
Napsauta Etusivu-välilehteä nauhasta.
Napsauta Center kohdistusvaihtoehtoa yllä olevan kuvan mukaisesti keskittääksesi tiedot soluun C3.
Toista yllä oleva vaihesarja keskittääksesi tiedot soluissa A5 ja D5.

Yhdistä ja keskitä solut
Yhdistä ja keskitä-vaihtoehto yhdistää valitun määrän yhdeksi soluksi ja keskittää datasyötön vasemmanpuoleisimpaan soluun uuden yhdistetyn solun poikki. Tämä vaihe yhdistää ja keskittää laskentataulukon otsikon - Vähennyslaskelmat työntekijöille.

Valitse solut A1 - D1 korostaaksesi ne.
Napsauta Etusivu-välilehteä nauhasta.
Napsauta Yhdistä ja keskitä -vaihtoehtoa yllä olevan kuvan mukaisesti yhdistääksesi solut A1 soluihin D1ja keskitä otsikko näiden solujen päälle.

Alarunusten lisääminen soluihin
Tämä vaihe lisää alareunat soluihin, jotka sisältävät tietoja riveillä 1, 5 ja 9

Valitse yhdistetty solu A1 ja D1 korostaaksesi sen.
Napsauta Etusivu-välilehteä nauhasta.
Napsauta alanuolta vaihtoehdon Border vieressä, kuten yllä olevassa kuvassa näkyy avataksesi reunusten avattavan valikon.
Napsauta valikon vaihtoehtoa Bottom Border lisätäksesi reunan yhdistetyn solun alaosaan.
Toista yllä oleva vaihesarja lisätäksesi alareunuksen soluihin A5 D5 ja soluihin A9 - D9.