Tiedostojen jakaminen lisää riskiä, että tietyntyyppiset asiakirjan metatiedot (tiedostoon upotetut, usein tietämättäsi) voivat vuotaa verkkoon, kuten asiakirjan parissa työskennellyt henkilöt tai asiakirjan kommentit. Wordissa on sisäänrakennettu työkalu, joka auttaa sinua löytämään ja poistamaan henkilökohtaisia tietoja ja muita piilotettuja tietoja.
Tämän artikkelin tiedot koskevat Word for Microsoft 365-, Word 2019-, Word 2016- ja Word for Mac -versioita.
Henkilötietojen poistaminen Word-tiedostosta
Microsoft Word sisältää Document Inspector -nimisen työkalun, joka poistaa henkilökohtaiset tiedot asiakirjastasi ennen kuin jaat sen muille.
Kun tulostat asiakirjan ja haluat välttää kommenttien tulostamisen, siirry kohtaan Tiedosto > Tulosta, valitse Tulosta Kaikki sivut ja poista Tulosta merkintä -valintaruudun valinta.
-
Avaa Word-asiakirja, josta haluat poistaa kaikki henkilökohtaiset tiedot.
Odota, kunnes asiakirja on valmis, ennen kuin poistat henkilökohtaiset tiedot, etenkin kun työskentelet muiden käyttäjien kanssa, koska kommentteihin ja asiakirjaversioihin liittyvät nimet muuttuvat "Tekijäksi", mikä vaikeuttaa asiakirjan muutoksen tekijän selvittämistä.
-
Valitse File-välilehti ja valitse Info.
Image -
Valitse Tarkista asiakirja -osiossa Tarkista ongelmat.
Image -
Valitse avautuvasta pudotusvalikosta Tarkista asiakirja. Asiakirjan tarkastaja -ikkuna avautuu.
Document Inspector toimii vain tallennetussa tiedostossa. Se kehottaa tallentamaan keskeneräiset työt, jos et ole manuaalisesti tallentanut muutettua tiedostoa.
Image -
Valitse Dokumentin ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot -valintaruutu sekä muut kohteet, jotka haluat työkalun tarkistavan. Vieritä alas nähdäksesi kaikki käytettävissä olevat vaihtoehdot.
Jos olet epävarma, valitse kaikki valintaruudut.
Image -
Valitse Tarkista.
Image -
Odota, kun asiakirjatarkastaja tarkistaa asiakirjan.
Image -
Valitse Dokumentin ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot -osiossa Poista kaikki poistaaksesi tiedostoon liittyvät asiakirjan ja tekijän ominaisuudet. Valitse Poista kaikki muiden tulosten vierestä, jos haluat poistaa muita asiakirjatarkastajan löytämiä tietoja.
Joitakin muutoksia ei voi kumota, joten varmista, että haluat poistaa ne ennen kuin jatkat.
Image - Kun tallennat asiakirjan seuraavan kerran, nämä tiedot poistetaan.
Älä huolehdi siitä, että Microsoftilla on pääsy tietokoneesi asiakirjojen henkilökohtaisiin tietoihin. Ellet lähetä asiakirjaa Microsoftille, he eivät pääse käsiksi asiakirjoissasi oleviin tietoihin.
