Mitä tietää
- Käytä pikkukuvia: Siirry kohtaan Tiedosto > Info > Ominaisuudet > > Lisäominaisuudet > Yhteenveto ja valitse Tallenna pikkukuvat kaikille Word-asiakirjoille.
- Päivitä ominaisuudet: Siirry kohtaan Tiedosto > Info > Ominaisuudet > > Lisäominaisuudet > Yhteenveto. Kirjoita kommentit, avainsanat ja muut tiedot.
- Muita vinkkejä: Luo kansioita Word-tiedostojen tallentamista ja lajittelua varten ja käytä johdonmukaista tiedostojen nimeämisjärjestelmää löytääksesi nopeasti haluamasi tiedostot.
Tässä artikkelissa on ehdotuksia Microsoft Word -tiedostojen järjestämiseen. Ohjeet kattavat Word 2019–2010 ja Word for Microsoft 365.
Tallenna kaikki Word-tiedostot pikkukuvilla
Word-tiedostojen tallentaminen esikatselukuvan tai pikkukuvan kanssa helpottaa tarvitsemasi asiakirjan tunnistamista avaamatta sitä.
Kaikkien Word-asiakirjojen tallentaminen esikatselu- tai pikkukuvalla:
-
Avaa tyhjä tai olemassa oleva asiakirja Microsoft Wordissa ja siirry sitten Tiedosto-välilehteen.
Image -
Valitse Info.
Image -
Valitse avattava Ominaisuudet-nuoli ja valitse Lisäominaisuudet.
Image -
Siirry Ominaisuudet-valintaikkunassa Yhteenveto-välilehteen.
Image -
Valitse Tallenna pikkukuvat kaikille Word-asiakirjoille -valintaruutu.
Image -
Valitse OK.
Image
Päivitä Word-asiakirjan ominaisuudet
Jos työskentelet useiden Word-asiakirjojen kanssa, joilla on samanlaiset nimet ja sijainnit, käytä Wordin asiakirjan ominaisuudet -ominaisuutta.
-
Avaa asiakirja, johon haluat lisätä kuvaavia ominaisuuksia, ja siirry sitten Tiedosto-välilehteen.
Image -
Valitse Info.
Image -
Valitse avattava Ominaisuudet-nuoli ja valitse Lisäominaisuudet.
Image -
Siirry Ominaisuudet-valintaikkunassa Yhteenveto-välilehteen.
Image -
Kirjoita kommentteja, avainsanoja, luokkia, otsikkoa ja aihetietoja, jotta voit erottaa tiedostosi.
Image - Valitse OK ottaaksesi muutokset käyttöön ja sulkeaksesi valintaikkunan. Kun on aika tehdä haku, Word löytää tarkalleen mitä tarvitset.
Tee kansioita tietokoneellesi ja käytä niitä
Aseta yksi kansio Word-asiakirjoillesi ja anna sille jokin nimi, jota et unohda, kuten MyWordDocs Täytä se kansioilla, jotka on nimetty sinulle järkevällä tavalla, ja käytä näitä kansioita Word-tiedostojen tallentamiseen ja lajitteluun. Jos teet esimerkiksi viikoittaisia kokousmuistiinpanoja, tee niille muistiinpanoille kansio ja sisällytä siihen lisäkansioita kuukausiksi tai vuosiksi.
Jos sinulla on vuosien Word-asiakirjoja tietokoneellasi, etkä ehdi avata jokaista ja päättää, säilytetäänkö ne vai ei, tee jokaiselle vuodelle kansio ja siirrä asiakirjat näihin kansioihin. Tämä on hyvä tapa tallentaa vanhoja tiedostoja, kunnes sinulla on aikaa järjestää tiedostot sinulle sopivalla tavalla.
Käytä johdonmukaista tiedostojen nimeämisjärjestelmää
Luo nimeämisjärjestelmä löytääksesi nopeasti haluamasi tiedostot. Tiedostojen nimeämiseen on monia tapoja. Valitse nimijärjestelmä ja käytä sitä johdonmukaisesti.
Tässä muutama ehdotus:
- Sisällytä asiakirjan tyyppi tiedostonimeen, esimerkiksi sopimus, vuokrasopimus tai uutiskirje. Tällä tavalla voit etsiä tiedoston katsomalla tiedoston nimeä.
- Aloita tiedoston nimi asiakkaan nimellä (tai vastaanottajan sukunimellä, jos asiakirjat ovat kirjaimia).
- Syötä päivämäärä tiedostonimeen.
Varaa aikaasi
Jos tietokoneen kiintolevyllä on vähän tallennustilaa, älä suorita organisaatiotehtäviäsi kerralla. Jaa työ hallittaviin osiin ja käytä 15 minuuttia päivässä sen tekemiseen.
Kun järjestät Word-tiedostoja tietokoneellasi, laita jokainen tiedosto johonkin luomistasi kansioista, luo uusi kansio tai poista tiedostot, joita et enää tarvitse. Jos et ole varma, mitä tehdä tiedostolle, laita se kansioon, jonka otsikko on HoldUntilDate ja valitse tulevaisuuden päivämäärä, jolloin jos et ole avannut kansiota siihen mennessä, poistan sen mielelläni.
Mitä tahansa kansioita teetkin, laita nämä kansiot Word-pääkansioosi, jotta tiedät mistä etsiä.
