Tärkeiden asiakirjojen menettäminen, joiden luomiseen olet käyttänyt niin paljon aikaa, on turhauttavaa, varsinkin jos olet kuten useimmat käyttäjät, jotka luovat asiakirjoja suoraan tietokoneella, eikä heillä ole etua käsinkirjoitetusta kopiosta.
Tässä on kuusi tapaa pitää tekstikäsitellyt asiakirjasi turvassa.
Älä koskaan tallenna asiakirjojasi käyttöjärjestelmäasemallesi
Vaikka useimmat tekstinkäsittelyohjelmat tallentavat tiedostosi Omat tiedostot -kansioon, tämä on niille huonoin paikka. Olipa kyseessä virus tai ohjelmistovika, useimmat tietokoneongelmat vaikuttavat käyttöjärjestelmään, ja usein ainoa ratkaisu on alustaa asema uudelleen ja asentaa käyttöjärjestelmä uudelleen. Tällaisessa tapauksessa kaikki asemalla oleva menetetään.
Toisen kiintolevyn asentaminen tietokoneeseen on suhteellisen edullinen tapa ratkaista tämä ongelma. Jos käyttöjärjestelmä on vioittunut, se ei vaikuta toiseen sisäiseen kiintolevyyn, ja se voidaan jopa asentaa toiseen tietokoneeseen, jos sinun on ostettava uusi.
Jos epäilet toisen sisäisen aseman asentamista, ulkoinen kiintolevy on erinomainen vaihtoehto. Ulkoinen asema voidaan liittää mihin tahansa tietokoneeseen milloin tahansa liittämällä se USB- tai FireWire-porttiin. Monissa ulkoisissa asemissa on myös yhden kosketuksen tai ajoitetun varmuuskopion lisäetu; määrität kansiot ja aikataulun, ja ohjelmisto hoitaa loput.
Bottom Line
Tiedostojen tallentaminen eri paikkaan kuin käyttöjärjestelmä ei riitä. sinun on luotava säännöllisesti varmuuskopiot tiedostoistasi. Lisää mahdollisuuttasi noutaa tiedosto tekemällä siitä toinen varmuuskopio. Jos tiedot ovat tärkeitä, harkitse varmuuskopion tallentamista paloturvalliseen holviin.
Varo sähköpostin liitteitä
Vaikka olisit varma, etteivät ne sisällä viruksia, sähköpostin liitteet voivat aiheuttaa tietojen menetyksen. Jos esimerkiksi vastaanotat asiakirjan, jolla on sama nimi kuin jollakin asemallasi, ja sähköpostiohjelmistosi on asetettu tallentamaan liitteet samaan paikkaan, on olemassa vaara, että jo olemassa oleva tiedosto korvataan. Näin tapahtuu usein, kun työskentelet asiakirjan parissa ja kollegat lähettävät päivityksiä sähköpostitse.
Aseta sähköpostiohjelmasi tallentamaan liitteet ainutlaatuiseen paikkaan, tai sitä lukuun ottamatta, harkitse kahdesti, ennen kuin tallennat sähköpostin liitetiedoston kiintolevyllesi.
Varo käyttäjän virhettä
Hyödynnä tekstinkäsittelyohjelmaasi sisältyviä suojatoimia, kuten versiointiominaisuuksia ja seurattuja muutoksia. Yleinen tapa, jolla käyttäjät menettävät tietoja, on, kun he muokkaavat asiakirjaa ja poistavat osia vahingossa. Kun asiakirja on tallennettu, muutetut tai poistetut osat menetetään, ellet ole ottanut käyttöön ominaisuuksia, jotka tallentavat muutokset puolestasi.
Jos et halua käsitellä lisäominaisuuksia, käytä F12-näppäintä ennen kuin alat tallentaa tiedoston toisella nimellä. Se ei ole niin järjestetty kuin jotkut muut menetelmät, mutta se on hyödyllinen menetelmä.
Siirry pilveen
Tiedostojen ja niiden varmuuskopioiden tallentaminen pilveen on yleistymässä. Pilvitallennus tarjoaa monia etuja, kuten runsaasti tilaa, helppokäyttöisyyttä, pääsyä missä tahansa oletkin ja käyttämäsi laitteen mikä tahansa, sekä luotettavuuden.
Pilvitallennuspalvelut varmuuskopioivat palvelimensa, joten tällä tavalla tallennetuille tiedostoille on kaksinkertainen suojaus. Näistä syistä pilvitallennus on yhä useammin paras vaihtoehto useimmille ihmisille.
On olemassa useita yleisiä ilmaisia vaihtoehtoja:
- Google Drive tarjoaa 15 Gt jokaiselle Google-tilille.
- Mac-käyttäjät saavat 5 Gt iCloudilla, joka on sisäänrakennettu jokaiseen Apple-laitteeseen.
- Microsoft tarjoaa 5 Gt tilaa OneDrivessa, joka tulee Microsoft 365- ja Xbox-tilien mukana.
Jos tarvitset lisää tallennustilaa, yllä olevat palvelut tarjoavat maksullisia vaihtoehtoja, kuten muut pilvitallennusyritykset.
Säilytä paperikopiot asiakirjoistasi
Se ei estä sinua kirjoittamasta ja muotoilemasta asiakirjaa uudelleen, mutta tärkeän asiakirjan painetun kopion säilyttäminen varmistaa ainakin, että sinulla on tiedoston sisältö, ja se on parempi kuin ilman mitään.
