Kahden Excel-tiedoston vertailun tunteminen on tärkeää kaikissa ympäristöissä, joissa monet ihmiset tekevät muutoksia samaan tiedostoon. Tämä on yleistä yritysympäristössä tai tapauksissa, joissa Excel-tiedostoja jaetaan pilvessä, jossa monet ihmiset voivat tehdä muutoksia.
Onneksi on olemassa useita tapoja verrata kahta Excel-tiedostoa. Joissakin tapauksissa voit yhdistää kahdessa eri Excel-tiedostossa tehdyt muutokset yhdeksi tiedostoksi.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365 ja Excel for Mac
Kahden Excel-tiedoston vertaaminen
Jos sinulla on kaksi Excel-tiedostoa, joissa on useita taulukoita, helpoin tapa on tehdä täydellinen laskentataulukoiden vertailu kolmannen osapuolen työkaluilla.
Verkosta löytyy muutamia työkaluja, joiden avulla voit vertailla Excel-tiedostoja, mutta joitain työkaluja voit käyttää ilmaiseksi. Yksi niistä on Spreadsheet Compare, joka on saatavilla SourceForgesta.
Lataa ja suorita sovellus, joka asentaa lisäosan Excel-sovellukseesi.
Spreadsheet Compare toimii kaikissa Excel 2000:n jälkeisissä Excel-versioissa. Se on yhteensopiva vain Windows-käyttöjärjestelmän kanssa.
Laskentataulukon käyttäminen Vertaa kahta Excel-tiedostoa:
-
Avaa molemmat Excel-tiedostot, joita haluat verrata, ja valitse Add-ins-valikko.
Image Tee kopiot Excel-tiedostoista ennen tämän prosessin aloittamista, jotta sinulla on alkuperäiset tiedostosi, jos jokin menee pieleen.
-
Tässä valikossa on kolme vaihtoehtoa. Valitse Täydellinen vertailu.
Image -
A Spreadsheet Compare -ikkuna avautuu ja näyttää tiedostot kahdessa kentässä nimeltä "First/Before" ja "Second/After". Vanhemman Excel-tiedoston (ennen muutosten tekemistä) tulee olla First/Before-kentässä. Jos se ei ole, valitse Swap painike sijoittaaksesi se sinne. Valitse sitten Seuraava
Image -
Muokkaa, miten vertailu toimii seuraavassa näytössä. Voit muuttaa, mistä taulukosta vertailu alkaa, erotetaanko siinä isot ja pienet kirjaimet ja miten yhteensopimattomuudet tunnistetaan. Valitse Seuraava.
Image -
Valitse arkit ensimmäisestä työkirjasta, joita haluat vertailla, ja valitse Lisää siirtääksesi kyseiset arkit Vertaa näitä työarkkeja-kenttään.. Valitse Seuraava ja toista prosessi toiselle työkirjalle.
Image -
Tarkista raportin määritysasetukset. Muokkaa niitä halutessasi ja paina sitten Next kahdesti ja Vertaa lopettaaksesi.
Image -
Lopuksi näet jokaisen alkuperäisen taulukon päivitettynä muuttuneilla soluilla korostettuina punaisella. Työkalu luo myös kolmannen taulukon, jossa näkyy vanha arvo yliviivattuina ja uusi arvo sen tilalle.
Image
Tämä työkalu on tehokas tapa vertailla kokonaisia Excel-laskentataulukoita ja nähdä nopeita tuloksia kaikilla muutoksilla. Voit selata ja säilyttää tai poistaa muutokset, jotka haluat säilyttää.
Käytä Exceliä kahden taulukon vertailuun
Jos sinulla on Excel-tiedostossa yksittäisiä laskentataulukoita vertailua varten, voit tehdä tämän muutamalla eri tavalla. Yksi on käyttää kaavoja kolmannen laskentataulukon luomiseen, joka näyttää kaikki erot. Toinen vaihtoehto on ehdollinen muotoilu, jolla korostetaan muuttuneet solut.
Vertaa Excel-laskentataulukoita kaavojen avulla
Jos sinulla on kaksi taulukkoa, joita haluat verrata, voit luoda kolmannen arkin, joka korostaa, mitkä solut ovat erilaisia, ja näyttää eron. Tämä suoritetaan käyttämällä IF-kaavaa.
JOS-kaava if ei ole hyödyllinen kokonaisten työkirjojen vertailuun ilman paljon ylimääräistä työtä.
- Aloita kahden Excel-taulukon vertailu luomalla kolmas taulukko. Merkitse se Results, jotta tulosarkki on helpompi tunnistaa myöhemmin.
-
Liitä tulosarkin soluun A2 seuraava kaava ja paina Enter:
=IF(Sheet1!A2Sheet2!A2, "Sheet1:" & Sheet1!A2 &" Ja Sheet2:" & Sheet2!A2, "Ei eroa")
Voit muokata tätä kaavaa aloittamaan mistä tahansa haluamastasi solusta. Jos taulukon tiedot alkavat riviltä B ja sarakkeelta 3, muutat kaavan käyttämään B3:a A2:n sijaan.
Image -
Tämä kaava vertaa Taulukon 1 solua samaan Taulukko2:n soluun. Jos solut ovat samat, tulossivulla näkyy Ei eroa. Jos ne ovat erilaisia, solu tarjoaa eri arvot jokaisesta taulukosta.
Image -
Napsauta solun kulmaa ja vedä hiirtä arkin poikki viimeiseen sarakkeeseen, jossa on tietoja muista vertaamistasi taulukoista. Tämä täyttää vertailukaavan viimeiseen sarakkeeseen ja säätää automaattisesti soluviittaukset.
Image -
Kun sama rivi on korostettu, napsauta viimeisen solun kulmaa ja vedä hiiri alas arkkia viimeiselle riville, jolla on tietoja muista vertaamistasi taulukoista. Tämä täyttää vertailukaavan viimeiselle riville ja säätää automaattisesti soluviittaukset.
Image -
Vierittäessäsi taulukkoa, näet kaikki solut, jotka eroavat taulukon 1 ja taulukon 2 välillä, ja kunkin arkin arvot näkyvät. Selaa läpi nähdäksesi kaikki erot.
Image
Kaavojen käyttäminen on yksi helpoimmista tavoista vertailla yksittäisiä arkkeja, koska sinun ei tarvitse muuttaa alkuperäisiä arkkeja millään tavalla.
Vertaa Excel-taulukoita ehdolliseen muotoiluun
Toinen tapa vertailla kahta arkkia on käyttää ehdollista muotoilua. Kuten yllä olevasta tulostaulukosta näet, kun kaikki solut käyttävät samaa muotoilua, voi olla vaikea havaita eroja taulukoiden välillä.
Ehdollisen muotoilun käyttäminen on erityisen hyödyllistä suurille arkeille, joissa on paljon tietoa. Eroavien solujen värin tai muotoilun muuttaminen helpottaa erojen tunnistamista jopa taulukoissa, joissa on useita tietorivejä ja -sarakkeita.
Voit käyttää ehdollista muotoilua erojen tunnistamiseen.
-
Korosta kaikki solut tulostaulukossa. Valitse Home-valikko.
Image -
Valitse Ehdollinen muotoilu Styles-ryhmästä ja valitse Uusi sääntö.
Image -
Valitse avautuvassa Uusi muotoilusääntö -ikkunassa Käytä kaavaa määrittääksesi, mitkä solut muotoillaan. Liitä Muotoile arvot, joissa tämä kaava on tosi -kenttään seuraava kaava ja valitse sitten Format.
=Sheet1!A2Sheet2!A2
Kuten kaavalähestymistapaa käytettäessä, voit aloittaa muotoiluominaisuuden mistä tahansa solusta. Jos tietosi alkavat B3:sta A2:n sijaan, muokkaa tätä kaavaa käyttämään sen sijaan B3:a. Muotoilu alkaa kohdasta B3 ja täyttää kaikki alapuolella ja sen oikealla puolella olevat rivit ja sarakkeet.
Image -
Määritä muotoilu, jonka haluat soluissa olevan, kun näiden kahden arkin välillä on eroja. Voit valita fontin tyylin, alleviivauksen, värin ja yliviivauksen. Valitse OK.
Image -
Muotoilun avulla on helppo nähdä, missä kahden arkin soluissa on eroja.
Image
Vertaa Excel-laskentataulukoita manuaalisesti
Yksi yksinkertainen ja nopea tapa verrata kahta laskentataulukkoa on tehdä se visuaalisesti. Excel tarjoaa helpon tavan verrata visuaalisesti kahta vierekkäistä arkkia.
-
Valitse työkirjassa, jossa on kaksi taulukkoa, joita haluat vertailla, View-valikko. Valitse Uusi ikkuna avataksesi saman työkirjan uudessa Excel-ikkunassa taustalla.
Image -
Valitse View-valikko uudelleen ja napsauta Näytä vierekkäin. Tämä asettaa kaksi työkirjaikkunaa vierekkäin, ja kumpikin täyttää puolet näytöstä.
Image -
Valitse yhdessä ikkunassa taulukko, jota haluat verrata. Kun vierität arkkia ikkunassa toisella puolella, näet toisessa ikkunassa olevan taulukon vierivän samanaikaisesti.
Image
Rinnakkaiskatselu on erityisen hyödyllistä tilanteissa, joissa kaksi laskentataulukkoa ovat enimmäkseen samat, mutta tiedät, että niissä on muutamia eroja. Synkronoidun vierityksen avulla voit skannata laskentataulukkoa alaspäin visuaalisesti löytääksesi nämä erot.
Katsominen vierekkäin Excel 2010:ssa ja sitä aikaisemmissa versioissa
Jos käytät Excelin aiempaa versiota, yksittäiset laskentataulukkotiedostot avautuvat samassa ikkunassa. Voit edelleen käyttää Näytä vierekkäin -ominaisuutta, mutta sen löytäminen on hieman erilaista.
- Avaa molemmat tiedostot samassa Excel-ikkunassa.
- Valitse View-valikosta Järjestä kaikki jakaaksesi avoimet tiedostot useisiin aliikkunoihin.
- Valitse Näytä vierekkäin-kuvake nähdäksesi aliikkunat vierekkäin ja vieritä molempia samanaikaisesti.
Vaihtoehdot helpottavat kahden Excel-tiedoston vertailua
Excelin tietojen vertailuun käyttämäsi vaihtoehto riippuu tietojen määrästä ja tallennuspaikasta. Jos sinulla on useita taulukoita kahdessa eri Excel-tiedostossa, paras vaihtoehto on käyttää kolmannen osapuolen lisäosaa, kuten Spreadsheet Compare.
Jos haluat kuitenkin vain vertailla kahta tai useampaa arkkia yhden työkirjan sisällä, mikä tahansa muu vaihtoehto toimii hyvin. Käytä kaavoja ja ehdollista muotoilua suurille laskentataulukoille, joissa on vain muutamia pieniä muutoksia, jotka sinun on löydettävä. Käytä visuaalista vierekkäistä lähestymistapaa, jos sinulla on kaksi laskentataulukkoa, joissa on paljon datamuutoksia, jotka on helpompi tunnistaa visuaalisesti.
