Mitä tietää
- Manuaalinen arkisto: Siirry kohtaan Tiedosto > Info > Työkalut > Siivoa vanhat esineet. Valitse Arkisto-ponnahdusikkunassa Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot.
- Valitse sitten arkiston kansio. Valitse avattava Arkistoi kohteet, jotka ovat vanhempia kuin-luettelo ja aseta päivämäärä.
- Automaattinen arkistointi: Siirry kohtaan Tiedosto > Options > Lisäasetukset > Automaattisen arkiston asetukset. Valitse Suorita automaattinen arkistointi joka ja anna aikaväli.
Jos annat liian monen sähköpostin kerääntyä postilaatikkoosi, Outlookin suorituskyky voi kärsiä. Opi arkistoida sähköpostit Outlookissa ja hallita vanhoja sähköposteja joko manuaalisesti tai automaattisesti. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Outlook for Microsoft 365- ja Outlook 2019-, 2016-, 2013- ja 2010-versioita.
Sähköpostien arkistointi Outlookissa manuaalisesti
Jos haluat määrittää, milloin vanhat sähköpostisi arkistoidaan ja missä ne arkistoidaan, voit tehdä sen manuaalisesti. Voit arkistoida sähköpostiviestejä manuaalisesti mihin tahansa kansioon.
-
Avaa Outlook ja valitse Tiedosto > Info > Työkalut > Siivoa vanhat esineet.
Image -
Valitse Arkisto-ponnahdusikkunassa Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot ja valitse sitten kansio, johon haluat arkistoida kohteet.
Image -
Valitse avattava Arkistoi kohteet, jotka ovat vanhemmat kuin, ja aseta sitten päivämäärä, jonka jälkeen haluat arkistoida viestit.
Voit myös valita Selaa tunnistaaksesi yksittäisen PST-tiedoston, jota haluat käyttää tässä arkistossa. Tai voit säilyttää sen oletustiedostonimenä.
Image -
Valitse OK. Outlook arkistoi nyt kyseisessä kansiossa olevat viestit määrittämiesi asetusten mukaisesti.
Image -
Jos haluat arkistoida viestit mieluummin kaikkiin kansioihin yksittäisten kansioiden sijaan, valitse Arkistoi kaikki kansiot niiden automaattisen arkistoinnin asetusten mukaan Jos valitset tämän, sinun on palaa Koti-välilehdelle, napsauta hiiren kakkospainikkeella yhtä kansioista, jolle haluat määrittää automaattisen arkistoinnin asetukset, ja valitse sitten Properties
Image -
Valitse Ominaisuudet-ikkunassa Automaattinen arkisto-välilehti.
Image -
Valitse Arkistoi tämä kansio näillä asetuksilla ja määritä sitten asetukset sen mukaan, kuinka monen kuukauden viestit haluat säilyttää ja minne siirtää vanhat kohteet.
Käyttämällä automaattisen arkistoinnin asetuksia voit määrittää, miten viestit arkistoidaan, kun olet ottanut automaattisen arkistoinnin käyttöön, sekä miten sähköpostit arkistoidaan, kun arkistoit ne manuaalisesti automaattisen arkistoinnin asetuksia käyttämällä.
Image
Automaattisen arkiston käynnistäminen manuaalisesti
Voit käynnistää automaattisen arkistoinnin joko manuaalisesti tai automaattisesti. Jos olet jo määrittänyt automaattisen arkistoinnin asetukset kaikille kansioillesi yllä kuvatulla tavalla, voit käynnistää arkistoinnin välittömästi.
Valitse Tiedosto > Info > Työkalut > il ja käynnistä arkistointi valitsemalla sitten AutoArchive . Tämä käyttää automaattisen arkiston asetuksia, jotka olet määrittänyt jokaiselle postikansiolle.
Automaattisen arkiston käynnistäminen automaattisesti
Arkistoinnin manuaalisen käynnistämisen lisäksi voit myös määrittää automaattisen arkistoinnin toimimaan säännöllisesti.
-
Valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset > Archi.
Image -
Valitse Automaattisen arkiston asetusikkunassa Suorita automaattinen arkistointi joka ja anna kuinka usein haluat suorittaa automaattisen arkistoinnin.
Voit määrittää asetukset näyttämään kehotteen, kun automaattinen arkistointi suoritetaan, ja määrittää sen joko poistamaan vanhat sähköpostiviestit tai siirtämään ne tietokoneesi arkiston PST-tiedostoon.
Image -
Valitse OK,ja automaattinen arkistointi suoritetaan määrittämäsi väliajoin, joten sinun ei tarvitse koskaan huolehtia siitä, että postilaatikkosi vie liikaa tilaa.
Image
Käytä Outlookin pyyhkäisyä automaattiseen arkistointiin Outlook Webissä
Outlook Onlinessa viestien arkistointi on manuaalinen prosessi. Toiminto nimeltä Outlook Sweep auttaa sinua pitämään postilaatikkosi puhtaana.
Arkistoimiesi viestien ikää on mahdotonta muuttaa, mutta ainakin pyyhkäisytoiminto antaa sinulle mahdollisuuden arkistoida kaikki yli 10 päivää vanhat postilaatikkosi viestit. Tämä auttaa sinua pitämään postilaatikkosi automaattisesti puhtaana.
-
Avaa tilin postilaatikko, johon haluat arkistoida sähköpostiviestit. Valitse arkistoitava sähköposti ja valitse sitten valikosta Sweep.
Image -
Valitse ponnahdusikkunassa Siirrä aina yli 10 päivää vanhemmat viestit INBOX-kansiosta.
Image -
Valitse avattava Move to ja valitse Arkisto.
Image
