Microsoft Teams on online-yhteistyötyökalu, joka tukee keskustelua, videopuheluita, tiedostojen jakamista, näytön jakamista ja muita työkaluja koordinoidun tuottavuuden helpottamiseksi. Jokaisen Microsoft Office -käyttäjän tulisi osata käyttää Microsoft Teamsia.
Tämän artikkelin tiedot koskevat Microsoft Teamsin työpöytäversiota, Microsoft 365 -versiota verkkoselaimille sekä iOS- ja Android-mobiilisovelluksia.
Kuka voi liittyä Microsoft Teamsiin?
Kun määrität Microsoft Teamsin organisaatiolle, sen kaikkia ominaisuuksia käyttävien käyttäjien määrä riippuu ostettujen lisenssien määrästä. Voit kutsua muita Microsoft 365 -käyttäjiä, joilla ei ole Microsoft Teamsin käyttöoikeutta, vieraiksi ostamatta lisälisenssejä, mutta heillä on rajoitettu käyttöoikeus. Yhdellä tiimillä voi olla enintään 2 500 jäsentä, mukaan lukien lisensoidut käyttäjät ja vieraat.
Microsoft 365 -tilausta ei tarvita Microsoft Teamsin käyttämiseen, mutta se on pakollinen tiettyjen ominaisuuksien käyttämiseen.
Tiimejen käyttäminen
Microsoft Teams on hyvin samanlainen kuin Slackin. Kun esimerkiksi mainitset muut tiimin jäsenet keskusteluissa kirjoittamalla @ name, käyttäjä saa ilmoituksen Activity-välilehdellä. Kaikki käyttäjät voivat tarkastella kaikkia chat-lokeja tiimeissä ja kanavissa, joihin heillä on pääsy.
Kun perustat joukkueen, luot automaattisesti myös seuraavat:
- Office 365 -ryhmä
- Microsoft Planner -suunnitelma
- SharePoint-tiimin sivusto
- Jaettu OneNote-muistikirja
Kun teet muutoksia johonkin näistä sovelluksista, ne synkronoidaan automaattisesti muiden kanssa. Voit esimerkiksi käyttää Microsft Planneria asettaaksesi muistutuksia ryhmille, ja Microsoft Teamsissa ajoitetut kokoukset synkronoidaan automaattisesti Outlook-kalenterisi kanssa.
Hae keskusteluja, sovelluksia ja tiedostoja käyttöliittymän yläosassa olevalla komentopalkilla. Kirjoita kenoviiva (/) näyttääksesi luettelon komentojen pikanäppäimistä.
Miten luodaan tiimi Microsoft Teamsissa
Tiimin perustaminen Microsoftin yhteistyösovelluksessa:
-
Valitse työkalupalkista Teams ja valitse sitten Create Team.
Image -
Valitse Rakenna joukkue tyhjästä.
Image Valitse Luo kohteesta, jos haluat perustaa tiimin käyttämällä olemassa olevaa Microsoft 365 -ryhmää.
-
Valitse Yksityinen, Julkinen tai Org-wide määrittääksesi, kuka voi käyttää ryhmä.
Image Kun lisäät jäseniä yksityiseen tiimiin, voit nimetä heidät Jäseniksi tai Omistajaksi. Vain omistajat voivat kutsua lisää jäseniä.
-
Anna joukkueelle nimi ja kuvaus ja valitse sitten Luo.
Image -
Voit alkaa kutsua käyttäjiä liittymään heti tai valitse Ohita tehdäksesi tämän myöhemmin.
Image -
Voit nyt valita joukkueen nimen vierestä ellipsit (…) lisätäksesi tai poistaaksesi jäseniä, hallitaksesi tiimin asetuksia ja paljon muuta. Jos esimerkiksi valitset Hae linkki tiimiin, saat URL-osoitteen, jonka voit kopioida ja lähettää muille kutsuaksesi heidät mukaan.
- Valitse Lisää kanava luodaksesi tiimiin erillisen osion tietyille aiheille.
- Jos haluat liittyä olemassa oleviin tiimeihin tai luoda uuden, valitse Liity tai luo tiimi Teams-ikkunan vasemmassa alakulmassa.
Image
Valitse plusmerkki (+) joukkueen nimen oike alta puolelta lisätäksesi pikakuvakkeita erilaisiin sovelluksiin, jaettuihin tiedostoihin ja Wiki-sivuille.
Videopuhelut Microsoft Teamsissa
Kun olet tietyssä tiimissä tai kanavassa, aloita videopuhelu valitsemalla keskusteluikkunan alareunasta videokamera. Sinua pyydetään lähettämään kutsulinkit muille tiimin jäsenille sähköpostitse. Voit ajoittaa kokouksia Microsoft Outlookin avulla tai käyttää sovellusta, kuten Calendar BOT.
Voit jakaa näyttösi chattauksen aikana valitsemalla Jaa-kuvakkeen (näyttö, jossa on ylänuoli) chat-käyttöliittymän oikeasta yläkulmasta.
Microsoft Teams -sovellusintegraatiot
Microsoft Team integroituu satoihin kolmansien osapuolien sovelluksiin ja verkkopalveluihin, kuten Trello, GitHub ja Evernote. Valitse Apps työkalupalkista nähdäksesi kaikki vaihtoehdot. Jotkut kolmannen osapuolen sovellukset vaativat ylimääräisen maksullisen tilauksen, mutta monet ovat ilmaisia. Kun olet lisännyt sovelluksen, käytä sitä valitsemalla ellipsit (…) työkalupalkista.
Jaa tiedostoja Microsoft Teamsissa
Yksi Microsoft Teamsin parhaista yhteistyöominaisuuksista on kyky jakaa tiedostoja käyttäjien välillä. Tiedostojen jakaminen tiimisi kanssa on yksinkertaista, ja se voidaan tehdä vain muutamalla yksinkertaisella vaiheella.
-
Syötä tiimi tai kanava ja valitse käyttöliittymän yläosassa oleva Files-välilehti tiedostojen lähettämiseksi ja lataamiseksi.
Image -
Voit valita työkalupalkista Files nähdäksesi kaikki tiedostot, joihin sinulla on pääsy kunkin tiimisi os alta.
Image -
Valitse Lisää pilvitallennustila synkronoidaksesi Google Driven, Dropboxin tai muun tiedostotallennuspalvelun kanssa. Sinulla on myös mahdollisuus tallentaa tiedostoja henkilökohtaiseen OneDriveen.
Image
Microsoft Teamsin tietosuoja-asetukset
Jos sinulla on Microsoft 365 Business Plan, tilin järjestelmänvalvoja voi hallita kaikkia Microsoft Teamsin käyttäjiä, asetuksia ja kolmannen osapuolen sovelluksia Microsoft 365 -hallintakeskuksesta.
Kuka tahansa voi vaihtaa Microsoft Teams -teemaa asetusvalikosta.
Microsoft Teamsin parhaat käytännöt
Tässä on joitain yleisiä vinkkejä, joiden avulla saat kaiken irti Teamsista:
- Luo organisaatiosäännöt tiedostojen ja kanavien nimeämiseksi yhdenmukaisiksi.
- Hyväksy pyyntöjä ja vastaa niihin käyttämällä "Tykkää"-painiketta nopeuttaaksesi hyväksymisprosessia.
- Hyödynnä botteja automatisoidaksesi tehtäviä, kuten kokousten ajoituksen.
- Testaa tietokoneesi videokuvaa ja ääntä ennen kokouksen aloittamista tai siihen liittymistä.
Löydät video-opetusohjelmia Microsoft Teamsille ja ilmaisia Microsoft Teams -koulutusmateriaaleja Microsoft Office -tukisivustolta.
