On monia tapoja jakaa kansio Outlookissa muiden kanssa. Se voi tehdä työskentelystä tiimin kanssa tai projektissa paljon helpompaa, kun kaikki viestintä on samassa paikassa, ja se voi olla loistava tapa hallita kotitalouksia, taloutta ja paljon muuta. Opi luomaan Outlookin jaettuja kansioita ja järjestämään työsi.
Sinulla on oltava pääsy Exchange-palvelimeen. Tämä on ainoa tapa hallita tai jakaa Outlook-kansioita.
Kansion jakaminen Outlook 2016:ssa
Jotain haluat tarkistaa ennen kuin yrität jakaa kansion, salliiko järjestelmänvalvojasi sinun tehdä niin. Jos näin on, sinun on tehtävä seuraava:
- Avaa Outlook tavalliseen tapaan.
- Etsi kansio, jonka haluat jakaa jonkun kanssa.
-
Kun olet löytänyt kansiota, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Properties
Image -
Valitse ominaisuusikkunassa Permissions-välilehti.
Image - Valitse Lisää.
-
Valitse palvelimen sähköpostiosoitteiden luettelosta se, jonka kanssa haluat jakaa kansion Outlookissa.
Image
Jaetun kansion avaaminen Outlookissa
Jos toinen henkilö on jakanut kansion kanssasi, varmista, että hän on antanut sinulle oikeat käyttöoikeudet. Saat todennäköisesti jakamiskutsun sähköpostitse, ja sinun tarvitsee vain valita Avaa tämä Muistiinpanot/Tasks/Journal/Contacts/Kalenteri vasemmasta yläkulmasta.
Harkitse jaetun kansion kutsusähköpostin säilyttämistä.
Jos poistat kutsusähköpostin, jaettu sisältö on edelleen käytettävissäsi, on vain muutama lisävaihe. Valitse vain Folder-välilehti ja valitse sitten Avaa jaettu kalenteri/yhteystiedot/päiväkirja/muistiinpanot/tehtävät.
Tämä toimii Outlook 2010:ssä, Outlook 2013:ssa, Outlook 2016:ssa ja Outlook 2019:ssä
Jaetun kansion poistaminen
Jaatpa kansiota tai poistat jaetun kansion, prosessi on suunnilleen sama. Jos kanssasi jaettiin kansio, helpoin tapa päästä eroon siitä olisi pyytää sinulle käyttöoikeuden myöntävää henkilöä peruuttamaan kaikki käyttöoikeudet.
Jos sinun on poistettava joku jaettu kansiosi katselu, toimi seuraavasti:
- Napsauta jaettua kansiota hiiren kakkospainikkeella Outlookissa ja valitse sitten Properties.
- Valitse Folder Sharing-välilehti.
- Valitse käyttäjä, jonka kanssa et halua enää jakaa kansiota, ja valitse sitten Poista.
Outlookin jaettujen kansioiden käyttöoikeustasot
On tapa rajoittaa ihmisten tekemistä jaetussa kansiossa useiden käyttöoikeusohjeiden avulla.
Avaa Outlook, napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten Properties > Permissions. Valitse sieltä avattava Permission Level-valikko ja valitse eri taso jokaiselle henkilölle, jonka kanssa saatat jakaa kansion.
Jos esimerkiksi valitset Omistaja, kyseinen henkilö voi tehdä mitä tahansa, mutta jos valitset Arvostelija, ainoa asia he voivat lukea kohteet eikä mitään muuta.
