Kun sinulla on suuria tietomääriä, se voi olla ylivoimaista, jos sitä ei ole lajiteltu oikein työkirjassasi. Opi eri menetelmiä tietojen lajitteluun Excelissä tehdäksesi tuottavammaksi ja tehdäksesi laskentataulukoistasi helpompia hallita.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365, Excel Online ja Excel for Mac.
Valitse lajiteltavat tiedot
Ennen kuin tiedot voidaan lajitella, Excelin on tiedettävä tarkka lajiteltava alue. Excel valitsee aiheeseen liittyviä tietoja, kunhan tiedot täyttävät seuraavat ehdot:
- Aiheeseen liittyvien tietojen alueella ei ole tyhjiä rivejä tai sarakkeita.
- Tyhjät rivit ja sarakkeet ovat aiheeseen liittyvien tietojen alueiden välissä.
Excel määrittää, onko tietoalueella kenttien nimiä, ja jättää rivin pois lajiteltavista tietueista. Excelin salliminen valita lajiteltava alue voi olla riski altista, varsinkin jos on suuria tietomääriä, joita on vaikea tarkistaa.
Varmistaaksesi, että oikeat tiedot on valittu, korosta alue ennen lajittelun aloittamista. Jos sama alue lajitellaan toistuvasti, paras tapa on antaa sille nimi.
Lajitteluavain ja lajittelujärjestys Excelissä
Lajittelu edellyttää lajitteluavaimen ja lajittelujärjestyksen käyttöä. Lajitteluavain on sarakkeen tai sarakkeiden tiedot, jotka haluat lajitella, ja se tunnistetaan sarakkeen otsikon tai kentän nimen perusteella. Alla olevassa kuvassa mahdolliset lajitteluavaimet ovat opiskelijatunnus, nimi, ikä, ohjelma ja alkamiskuukausi.
Lajittele tiedot nopeasti
Jos haluat tehdä nopean lajittelun, valitse yksi solu sarakkeesta, joka sisältää lajitteluavaimen. Valitse sitten, miten haluat lajitella tiedot. Näin:
- Valitse solu sarakkeesta, joka sisältää lajitteluavaimen.
- Valitse Koti.
- Valitse Lajittele ja suodata avataksesi lajitteluvaihtoehtojen pudotusvalikon.
- Valitse, miten haluat lajitella tiedot. Valitse joko nouseva tai laskeva järjestys.
Kun käytät Lajittelua ja suodatinta, pudotusvalikon lajittelujärjestysvaihtoehdot muuttuvat valitun alueen tietotyypin mukaan. Tekstitiedon vaihtoehdot ovat Lajittele A–Z ja Lajittele Z–A. Numeerisille tiedoille vaihtoehdot ovat Lajittele pienimmästä suurimpaan ja Lajittele suurimmasta pienimpään.
Lajittele useita tietosarakkeita Excelissä
Yhteen tietosarakkeeseen perustuvan nopean lajittelun lisäksi Excelin mukautetun lajitteluominaisuuden avulla voit lajitella useita sarakkeita määrittämällä useita lajitteluavaimia. Monisarakkeisissa lajitteluissa lajitteluavaimet tunnistetaan valitsemalla sarakkeiden otsikot Lajittele-valintaikkunassa.
Kuten pikalajittelussa, lajitteluavaimet määritellään tunnistamalla sarakkeiden otsikot tai kenttien nimet lajitteluavaimen sisältävässä taulukossa.
Lajittele useiden sarakkeiden mukaan Esimerkki
Alla olevassa esimerkissä tiedot alueella A2–E12 on lajiteltu kahteen tietosarakkeeseen. Tiedot lajitellaan ensin nimen ja sitten iän mukaan.
Useiden tietosarakkeiden lajittelu:
- Korosta lajiteltava solualue. Tässä esimerkissä valitaan solut A2–E12.
- Valitse Koti.
- Valitse Lajittele ja suodata avataksesi pudotusvalikon.
- Valitse Mukautettu lajittelu avataksesi Lajittelu-valintaikkunan.
- Valitse Tiedoissani on otsikot.
- Valitse Sarake-otsikon alta Lajitteluperuste ja valitse avattavasta luettelosta Nimi lajitellaksesi tiedot ensin. Nimi-sarakkeessa.
- Jätä Lajittele-otsikon alla asetukseksi Cell Values. Lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin.
- Valitse Tilaus-otsikon alta alanuoli ja valitse Z–A lajitellaksesi nimitiedot laskevaan järjestykseen.
- Valitse Lisää taso lisätäksesi toisen lajitteluvaihtoehdon.
- Valitse sarake-otsikon alta Sitten alanuolella ja valitse Ikä lajitellaksesi tietueet, joilla on päällekkäiset nimet, Ikä-sarakkeen mukaan.
- Valitse Tilaus-otsikon alta Suurin pienimpään lajitellaksesi ikätiedot laskevassa järjestyksessä.
- Valitse OK sulkeaksesi valintaikkunan ja lajitellaksesi tiedot.
Toisen lajitteluavaimen määrittämisen seurauksena, kuten alla olevassa esimerkissä, kaksi tietuetta, joilla on identtiset arvot Nimi-kentässä, lajitellaan laskevassa järjestyksessä Ikä-kentän avulla. Tämä johtaa ennätykseen opiskelija Wilson J., 21-vuotias, ennen Wilson P.:n ennätystä, 19-vuotias.
Ensimmäinen rivi: sarakkeiden otsikot tai tiedot
Yllä olevassa esimerkissä lajiteltavaksi valittu tietoalue sisälsi ensimmäisen tietorivin yläpuolella olevat sarakeotsikot. Tämä rivi sisältää tietoja, jotka eroavat seuraavien rivien tiedoista. Excel määritti, että ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot, ja muutti Lajittele-valintaikkunan vaihtoehdot sisällyttämään ne.
Excel määrittää muotoilun avulla, sisältääkö rivi sarakeotsikoita. Yllä olevassa esimerkissä sarakeotsikot ovat eri fontteja kuin muiden rivien tiedot.
Jos ensimmäisellä rivillä ei ole otsikoita, Excel käyttää sarakkeen kirjainta (kuten sarake D tai sarake E) vaihtoehtona Lajittelu-valintaikkunan Sarake-vaihtoehdossa.
Excel käyttää tätä eroa määrittääkseen, onko ensimmäinen rivi otsikkorivi. Jos Excel tekee virheen, Lajittele-valintaikkunassa on Tiedoillani on otsikot -valintaruutu, joka ohittaa tämän automaattisen valinnan.
Lajittele tiedot päivämäärän tai ajan mukaan Excelissä
Tekstitietojen lajittelun lisäksi aakkosjärjestykseen tai numeroiden lajitteluun suurimmasta pienimpään, Excelin lajitteluvaihtoehdot sisältävät päivämääräarvojen lajittelun. Päivämäärille saatavilla olevat lajittelujärjestykset ovat:
- Nouseva järjestys: vanhimmasta uusimpaan.
- Laskeva järjestys: uusimmasta vanhimpaan.
Pikalajittelu vs. lajittelu -valintaikkuna
Päivämäärät ja ajat, jotka on muotoiltu numerotietoiksi, kuten yllä olevassa esimerkissä lainauspäivämäärä, lajittele yhteen sarakkeeseen käyttämällä pikalajittelumenetelmää. Lajitteluissa, joissa on useita päivämäärä- tai aikasarakkeita, käytä Lajittele-valintaikkunaa samalla tavalla kuin lajittelet useita numero- tai tekstitietosarakkeita.
Lajittele päivämäärän mukaan Esimerkki
Nopea lajittelu päivämäärän mukaan nousevassa järjestyksessä vanhimmasta uusimpaan:
- Korosta lajiteltava solualue. Noudata yllä olevaa esimerkkiä korostamalla solut G2 - K7.
- Valitse Koti.
- Valitse Lajittele ja suodata avataksesi pudotusvalikon.
- Valitse Mukautettu lajittelu avataksesi Lajittelu-valintaikkunan.
- Valitse Sarake-otsikon alta Lajitteluperuste alanuoli ja valitse Lainattu lajitellaksesi tiedot ensin lainauspäivämäärän mukaan.
- Valitse Lajittele-otsikon alta Cell Values. Lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin.
- Valitse Lajittelujärjestys-otsikon alta avattavasta luettelosta Vanhimmasta uusimpaan.
- Valitse valintaikkunassa OK sulkeaksesi valintaikkunan ja lajitellaksesi tiedot.
Jos päivämäärän mukaan lajittelun tulokset eivät ole odotetusti, lajitteluavaimen sisältävän sarakkeen tiedot voivat sisältää päivämäärät tai kellonajat, jotka on tallennettu tekstitietoina numeroiden sijaan (päivämäärät ja kellonajat ovat vain muotoiltuja numerotietoja).
Mixed Data ja Quick Sorts
Pikalajittelumenetelmää käytettäessä, jos tekstiä ja numerotietoja sisältävät tietueet sekoitetaan keskenään, Excel lajittelee numero- ja tekstitiedot erikseen sijoittamalla tekstidataa sisältävät tietueet lajitellun luettelon alareunaan.
Excel saattaa myös sisällyttää sarakeotsikot lajittelutuloksiin ja tulkita ne vain yhdeksi tekstitietoriveksi tietotaulukon kenttien nimien sijaan.
Varoitus mahdollisesta lajittelusta
Jos Lajittele-valintaikkunaa käytetään, jopa yhden sarakkeen lajitteluissa, Excel saattaa näyttää varoituksen, että se on havainnut tekstinä tallennettuja tietoja ja antaa sinulle mahdollisuuden:
- Lajittele numeroiksi kaikki, jotka näyttävät numeroilta.
- Lajittele numerot ja tekstiksi tallennetut numerot erikseen.
Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, Excel yrittää sijoittaa tekstitiedot lajittelutulosten oikeaan paikkaan. Valitse toinen vaihtoehto, ja Excel sijoittaa tekstidataa sisältävät tietueet lajittelutulosten alaosaan, aivan kuten pikalajitteluissa.
Lajittele tiedot viikonpäivien tai kuukausien mukaan Excelissä
Voit myös lajitella tiedot viikonpäivien tai vuoden kuukausien mukaan käyttämällä samaa sisäänrakennettua mukautettua luetteloa, jota Excel käyttää päivien tai kuukausien lisäämiseen laskentataulukkoon täyttökahvan avulla. Nämä luettelot mahdollistavat lajittelun päivien tai kuukausien mukaan kronologisesti aakkosjärjestyksen sijaan.
Kuten muissakin lajitteluvaihtoehdoissa, mukautetun luettelon mukaan järjestetyt arvot voidaan näyttää nousevassa (sunnuntaista lauantaihin tai tammikuusta joulukuuhun) tai laskevassa järjestyksessä (lauantai-sunnuntai tai joulukuusta tammikuuhun).
Yllä olevassa kuvassa noudatettiin seuraavia vaiheita datanäytteen lajittelemiseksi välillä A2–E12 vuoden kuukausien mukaan:
- Korosta lajiteltava solualue.
- Valitse Koti.
- Valitse Lajittele ja suodata avataksesi pudotusvalikon.
- Valitse Mukautettu lajittelu avataksesi Lajittelu-valintaikkunan.
- Valitse Sarake-otsikon alta Month Start avattavasta luettelosta lajitellaksesi tiedot vuoden kuukausien mukaan.
- Valitse Lajittele-otsikon alta Cell Values. Lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin.
- Avaa avattava valikko valitsemalla Tilaus-otsikon alta alasnuoli oletusarvon A–Z vierestä.
- Valitse Mukautettu luettelo avataksesi Mukautetut luettelot -valintaikkunan.
- Valitse valintaikkunan vasemmasta ikkunasta tammikuu, helmikuu, maaliskuu, huhtikuu.
- Valitse OK vahvistaaksesi valinnan ja palataksesi Lajittele-valintaikkunaan.
- Valittu luettelo (tammi, helmi, maaliskuu, huhtikuu) näkyy Tilaus-otsikon alla.
- Valitse OK sulkeaksesi valintaikkunan ja lajitellaksesi tiedot vuoden kuukausien mukaan.
Oletusarvoisesti mukautetut luettelot näytetään vain nousevassa järjestyksessä Mukautetut luettelot -valintaikkunassa. Tietojen lajitteleminen laskevassa järjestyksessä mukautetun luettelon avulla sen jälkeen, kun olet valinnut halutun luettelon niin, että se näkyy Järjestys-otsikon alla Lajittele-valintaikkunassa:
- Avaa avattava valikko valitsemalla alanuoli näytetyn luettelon vieressä, kuten tammikuu, helmikuu, maaliskuu, huhtikuu.
- Valitse valikosta mukautettu luettelovaihtoehto, joka näytetään laskevassa järjestyksessä, kuten Joulukuu, marraskuu, lokakuu, syyskuu.
- Napsauta OK lajitellaksesi tiedot laskevaan järjestykseen mukautetun luettelon avulla.
Lajittele rivien mukaan ja järjestele sarakkeet uudelleen Excelissä
Kuten edelliset lajitteluvaihtoehdot osoittavat, tiedot lajitellaan tavallisesti sarakeotsikoiden tai kenttien nimien avulla. Tuloksena on kokonaisten rivien tai tietueiden uudelleenjärjestäminen. Vähemmän tunnettu ja siksi vähemmän käytetty lajitteluvaihtoehto Excelissä on lajitella rivin mukaan, mikä muuttaa sarakkeiden järjestystä laskentataulukossa vasemm alta oikealle.
Yksi syy lajitteluun rivien mukaan on sovittaa sarakejärjestys eri tietotaulukoiden välillä. Kun sarakkeet ovat samassa järjestyksessä vasemm alta oikealle, on helpompi vertailla tietueita tai kopioida ja siirtää tietoja taulukoiden välillä.
Muokkaa sarakejärjestystä
Hyvin harvoin sarakkeiden saaminen oikeaan järjestykseen on kuitenkin suoraviivainen tehtävä arvojen nousevan ja laskevan lajittelujärjestyksen rajoitusten vuoksi. Yleensä on käytettävä mukautettua lajittelujärjestystä, ja Excel sisältää vaihtoehdot lajitteluun solun tai fontin värin tai ehdollisen muotoilun kuvakkeiden mukaan.
Helppoin tapa kertoa Excelille sarakkeiden järjestys on lisätä tietotaulukon ylä- tai alapuolelle rivi, joka sisältää numeroita, jotka osoittavat sarakkeiden järjestyksen vasemm alta oikealle. Rivien mukaan lajittelusta tulee tällöin yksinkertainen asia, jossa sarakkeet lajitellaan pienimmästä suurimpaan numerot sisältävän rivin mukaan.
Kun lajittelu on valmis, lisätyt numerot voidaan helposti poistaa.
Lajittele rivien mukaan Esimerkki
Tässä Excel-lajitteluvaihtoehtojen sarjassa käytetyssä tietonäytteessä Opiskelijatunnus-sarake on aina ollut ensimmäinen vasemmalla, sen jälkeen Nimi ja sitten Ikä.
Tässä tapauksessa, kuten yllä olevassa kuvassa näkyy, sarakkeisiin on lisätty numeroita, jotta laskentataulukko valmistelee sarakkeiden järjestystä siten, että Ohjelma-sarake on ensin vasemmalla ja sen jälkeen Kuukauden alku, Nimi, Ikä, ja opiskelijatunnus.
Näin voit muuttaa sarakkeiden järjestystä:
- Lisää tyhjä rivi kenttien nimet sisältävän rivin yläpuolelle.
- Kirjoita tälle uudelle riville seuraavat numerot vasemm alta oikealle alkaen sarakkeesta A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Korosta lajiteltava alue. Korosta tässä esimerkissä A2–E13.
- Valitse Koti.
- Valitse Lajittele ja suodata avataksesi pudotusvalikon.
- Valitse Mukautettu lajittelu avataksesi Lajittelu-valintaikkunan.
- Valitse Options avataksesi Lajitteluasetukset-valintaikkunan.
- Valitse Suunta-osiossa Lajittele vasemm alta oikealle lajitellaksesi sarakkeiden järjestyksen laskentataulukossa vasemm alta oikealle.
- Sulje Lajitteluasetukset-valintaikkuna valitsemalla OK.
- Suuntamuutoksen myötä Lajittele-valintaikkunan sarakeotsikko muuttuu riviksi.
- Valitse Lajittele alanuolta ja valitse Rivi 2. Tämä on rivi, joka sisältää mukautetut numerot.
- Valitse Lajittele-otsikon alta Cell Values.
- Valitse Tilaus-otsikon alta Pienimmästä suurimpaan lajitellaksesi rivin 2 numerot nousevaan järjestykseen.
- Valitse OK sulkeaksesi valintaikkunan ja lajittele sarakkeet vasemm alta oikealle rivin 2 numeroiden mukaan.
- Sarakkeiden järjestys alkaa ohjelmalla, jota seuraa kuukauden alku, nimi, ikä ja opiskelijatunnus.
Käytä Excelin mukautettuja lajitteluasetuksia sarakkeiden järjestelemiseen
Vaikka mukautetut lajittelut ovat käytettävissä Excelin Lajittele-valintaikkunassa, näitä vaihtoehtoja ei ole helppo käyttää laskentataulukon sarakkeiden uudelleenjärjestämisessä. Lajittele-valintaikkunassa olevat vaihtoehdot mukautetun lajittelujärjestyksen luomiseksi ovat tietojen lajitteleminen solun värin, fontin värin ja kuvakkeen mukaan.
Ellei jokaisessa sarakkeessa ole jo käytetty yksilöllistä muotoilua, kuten eri fonttien tai solujen värejä, tämä muotoilu on lisättävä yksittäisiin soluihin samalla rivillä, jotta jokainen sarake voidaan järjestää uudelleen.
Esimerkiksi fontin värin käyttäminen sarakkeiden järjestyksen muuttamiseen:
- Valitse kunkin kentän nimi ja muuta kunkin fontin väriä. Muuta esimerkiksi ohjelma punaiseksi, kuukauden alku vihreäksi, nimi siniseksi, ikä oranssiksi ja opiskelijatunnus violetiksi.
- Valitse Lajittele-valintaikkunassa Lajittele ja valitse Rivi 2.
- Valitse Lajittele-otsikon alta Font Color.
- Aseta Järjestys-otsikon alla kenttien nimien värien järjestys manuaalisesti vastaamaan haluttua sarakejärjestystä.
- Palauta lajittelun jälkeen kunkin kentän nimen fontin väri.
