Kun lähetät usein hyvin samank altaisia sähköposteja, tallenna jokin näistä viesteistä ensin viestimalliksi Outlookissa. Sen sijaan, että luot sähköpostin tyhjästä, aloita mallista ja mukauta se sähköpostin vastaanottajalle sopivaksi. Säästät aikaa ja tulet tehokkaammaksi sähköpostitehtävissäsi.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; ja Outlook for Microsoft 365.
Luo sähköpostimalli (uusille viesteille) Outlookissa
Viestin tallentaminen malliksi Outlookissa:
-
Luo uusi sähköpostiviesti. Valitse Koti > Uusi sähköposti tai paina Ctrl+N.
Image -
Anna aihe, jos haluat käyttää sitä viestimallissasi.
Image Voit tallentaa sähköpostimallin ilman oletusaihetta Outlookissa.
-
Syötä tekstiä, kuvia ja muita elementtejä, jotka haluat näkyvän sähköpostiviestimallissa.
Image Poista kaikki allekirjoitukset, jos loit aiemmin Outlookissa sähköpostin allekirjoituksen, joka lisätään automaattisesti, kun luot uuden viestin.
-
Kun olet määrittänyt sähköpostimallin, valitse Tiedosto > Tallenna nimellä. Valitse Outlook 2007:ssä Office Button > Tallenna nimellä.
Image - Anna tiedostonimi.
-
Valitse Save as type-pudotusnuoli ja valitse sitten Outlook-malli (.oft). Valitse Outlook 2007:ssä avattava nuoli Save as type ja valitse sitten Outlook-malli.
Image - Valitse Tallenna.
- Sulje alkuperäinen sähköposti.
Lähetä sähköposti käyttämällä mallia Outlookissa
Uuden viestin kirjoittaminen (katso vastaukset alta) Outlookin viestimallin avulla:
-
Valitse Etusivu ja valitse sitten New Items > More Items >Valitse lomake . Valitse Outlook 2007:ssä Tools > Forms > Valitse lomake.
Image -
Valitse Valitse lomake -valintaikkunassa Katso sisään ja valitse sitten Käyttäjämallit tiedostossa Järjestelmä.
Image -
Valitse malli, jota haluat käyttää.
Image - Valitse Avaa.
Luo yksinkertainen sähköpostimalli nopeita vastauksia varten Outlookissa
Vastausmallin määrittäminen Outlookissa:
- Valitse Etusivu-välilehti.
-
Valitse Quick Steps -ryhmässä Luo uusi.
Image -
Kirjoita Nimi tekstikenttään kuvaava nimi vastausmallille.
Image -
Valitse Valitse toiminto avattavasta nuolivalikosta.
Image -
Valitse Vastaa-osiossa Vastaa.
Image Jos haluat määrittää yksinkertaisen mallin uusille viesteille, jotka sisältävät oletusvastaanottajan, valitse Uusi viesti.
-
Valitse Näytä asetukset.
Image - Kirjoita vastauksesi tekstikenttään Teksti. Liitä mukaan allekirjoitus.
-
Valitse Tärkeys-nuoli ja valitse Normaali, jos haluat vastauksesi näkyvän normaalilla tärkeydellä alkuperäisen viestin tasosta riippumatta.
Image -
Vaihtoehtoisesti valitse Lähetä automaattisesti 1 minuutin viiveen jälkeen. Viesti siirtyy automaattisesti Lähtevät-kansioon ja pysyy Lähtevät-kansiossa 1 minuutin ajan. Tänä aikana voit poistaa sen tai muokata sitä.
Image -
Lisää toimintoja valitsemalla Lisää toiminto. Lisää esimerkiksi toiminto sähköpostiviestin siirtämiseksi Outlookissa arkistokansioosi tai toiminto, jolla voit luokitella sen värin avulla tunnistaaksesi viestit, jotka ovat saaneet vakiovastauksen.
Image -
Jos haluat lisätä toimintoon pikanäppäimen, valitse avattavasta valikosta Pikanäppäin ja valitse sitten pikanäppäin.
Image - Valitse Tallenna. Valitse Outlook 2019:ssä Finish.
Vastaa sähköpostiin nopeasti käyttämällä Outlookin pikavastausmallia
Vastauksen lähettäminen enn alta määritetyn Quick Step -mallin avulla:
- Valitse viesti, johon haluat vastata. Avaa viesti joko lukuruudussa tai erillisessä ikkunassa.
-
Jos viesti näkyy lukuruudussa, valitse Home-välilehti. Jos viesti näkyy erillisessä ikkunassa, valitse Message-välilehti.
Image -
Valitse Quick Steps -ryhmässä vastausmallin pikavaihe. Jos määritit toiminnolle pikanäppäimen, paina vastaavia näppäimistön näppäimiä.
Image -
Tee muutoksia sähköpostiin tarpeen mukaan ja valitse sitten Lähetä.
Image
