Mitä tietää
- Järjestä ensin tiedot yhdeksi Excel-taulukoksi.
- Valitse seuraavaksi Wordissa Postitus > Aloita yhdistäminen > valitse tyyppi. Postitus > Valitse vastaanottajat > Käytä olemassa olevaa luetteloa > Avaa taulukko.
- Yhdistä lopuksi kentät Wordissa siirtymällä kohtaan Mailings > Lisää yhdistämiskenttä. Valitse kenttä ja paina Insert.
Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka Microsoft Wordin ja Excelin yhdistämisominaisuutta käytetään yhdistämään Word-asiakirjan tekstiä tietolähdeasiakirjaan, kuten laskentataulukkoon. Tämän artikkelin ohjeet koskevat Word for Microsoft 365-, Word 2019-, Word 2016-, Word 2013- ja Word 2010 -sovelluksia.
Valmista tiedot yhdistämistä varten
Wordin yhdistämisominaisuus toimii saumattomasti Excelin tietojen kanssa. Vaikka voit luoda tietolähteen Wordissa, näiden tietojen käyttömahdollisuudet ovat rajalliset. Jos sinulla on postituslistatietoja laskentataulukossa, tietoja ei tarvitse kirjoittaa uudelleen Wordin tietolähteeseen.
Voit käyttää mitä tahansa Excel-laskentataulukkoa Wordin yhdistämistoiminnossa ilman erityistä valmistelua. Virheiden välttämiseksi yhdistämisprosessissa on kuitenkin hyvä idea järjestää tiedot laskentataulukossa.
Varmista, että kaikki laskentataulukkoon tekemäsi muutokset on tehty ennen kuin aloitat yhdistämisen. Kun yhdistäminen on alkanut, muutosten tekeminen voi aiheuttaa virheitä yhdistämisessä.
Järjestä laskentataulukon tiedot
Järjestä Excel-postitusluettelosi tiedot riveiksi ja sarakkeiksi. Ajattele jokaista riviä yhtenä tietueena ja jokaista saraketta kenttänä, jonka aiot lisätä asiakirjaan.
- Laita kaikki tiedot yhdelle arkille: Yhdistykseen käytettävän postituslistan tietojen on oltava yhdellä arkilla. Jos se on jaettu useille taulukoille, yhdistä taulukot tai yhdistä useita postituksia. Varmista myös, että arkit on nimetty selkeästi, sillä sinun on valittava se, jota aiot käyttää ilman, että voit tarkastella sitä.
- Luo otsikkorivi: Luo otsikkorivi taulukolle, jota aiot käyttää yhdistämiseen. Otsikkorivi on rivi, joka sisältää tunnisteita, jotka tunnistavat sen alla olevien solujen tiedot. Jotta Excelin olisi helppo erottaa tiedot ja tarrat, käytä lihavoitua tekstiä, solujen reunoja ja solun varjostusta, jotka ovat ainutlaatuisia otsikkoriville. Varmista myös, että valitsemasi otsikot vastaavat yhdistämiskenttien nimiä, mikä vähentää myös virheiden todennäköisyyttä.
- Muotoile numeeriset tiedot oikein: Varmista, että asiat, kuten katunumerot ja postinumerot, on muotoiltu oikein siten, että ne näkyvät, kun yhdistäminen on valmis. Numeroiden virheellinen muotoilu voi aiheuttaa virheitä yhdistämisessä.
Yhdistyksen vastaanottajaluettelon määrittäminen
Näin voit liittää valmiin Excel-laskentataulukon, joka sisältää postituslistan, Word-asiakirjaasi:
-
Avaa Wordissa asiakirja, jota käytät yhdistämismallina. Tämä voi olla uusi asiakirja tai olemassa oleva asiakirja. Valitse Postitus > Aloita yhdistäminen.
Image -
Valitse suoritettavan yhdistämisen tyyppi. Vaihtoehtosi ovat
- Kirjeet
- Sähköpostiviestit
- Kirjekuoret
- Kirjeet
- Hakemisto
Jos haluat, voit luoda yhdistämisen myös ohjatun yhdistämistoiminnon avulla. Tässä esimerkissä käymme läpi vaiheet, jotka liittyvät yhdistämisen luomiseen manuaalisesti.
-
Siirry sitten Postitus-välilehteen ja valitse Valitse vastaanottajat > Käytä olemassa olevaa luetteloa.
Image - Siirry ja valitse yhdistämistä varten valmistelemasi Excel-tiedosto ja valitse sitten Avaa.
-
Jos Word kehottaa, valitse Sheet1$ > OK.
Jos Excelissäsi on sarakeotsikot, valitse Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot -valintaruutu.
Luo tai muokkaa Yhdistelmäasiakirja
Kun Excel-laskentataulukkosi on yhdistetty Wordissa luomaasi yhdistämisasiakirjaan, on aika muokata Word-asiakirjaasi.
Et voi tehdä muutoksia tietolähteeseen Excelissä tällä hetkellä. Jos haluat tehdä muutoksia tietoihin, sulje asiakirja Wordissa ennen tietolähteen avaamista Excelissä.
Lisää yhdistämiskentät asiakirjaan
Valitse Wordissa Postitus > Insert Merge Field vedäksesi tiedot laskentataulukosta asiakirjaan. Valitse lisättävä kenttä (etunimi, sukunimi, kaupunki, osav altio tai muu) ja valitse sitten Insert.
Näytä yhdistämisasiakirjat
Word ei siirrä muotoilua tietolähteestä, kun yhdistämiskenttiä lisätään asiakirjaan. Jos haluat käyttää muotoilua, kuten kursivoitua, lihavointia tai alleviivausta, tee se Wordissa.
Kun tarkastelet asiakirjaa, jossa on kenttiä, valitse kaksoisnuolet sen kentän molemmilta puolilta, joihin haluat käyttää muotoilua. Kun tarkastelet yhdistettyjä tietoja asiakirjassa, korosta teksti, jota haluat muuttaa.
Kaikki muotoilumuutokset tehdään kaikkiin yhdistettyihin asiakirjoihin, ei vain siihen yhdistämisasiakirjaan, jossa muutit sen.
Esikatsele yhdistettyjä asiakirjoja
Jos haluat esikatsella yhdistettyjä asiakirjoja, siirry kohtaan Postitus > Esikatselutulokset. Tämä painike toimii kuin vaihtokytkin, joten jos haluat palata tarkastelemaan vain kenttiä etkä niiden sisältämiä tietoja, paina sitä uudelleen.
Siirry yhdistetyissä asiakirjoissa käyttämällä Postitukset-välilehden painikkeita. Ne ovat vasemm alta oikealle: Ensimmäinen levy, Edellinen tietue, Go To Record,Seuraava levy ja Viimeinen levy.
Ennen kuin yhdistät asiakirjat, esikatsele niitä kaikkia tai niin monta kuin voit varmistaaksesi, että kaikki on yhdistetty oikein. Kiinnitä erityistä huomiota välimerkkiin ja välilyönteihin yhdistettyjen tietojen ympärillä.
Viimeistele yhdistämisasiakirja
Kun olet valmis yhdistämään asiakirjat, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
- Tulosta asiakirjat: Yhdistä asiakirjat tulostimeen. Jos valitset tämän vaihtoehdon, asiakirjat lähetetään tulostimelle ilman muutoksia. Voit tehdä tämän valitsemalla Postitus> Lopeta ja yhdistä > Tulosta asiakirjat.
- Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja: Jos haluat mukauttaa joitakin tai kaikkia asiakirjoja (vaihtoehto on lisätä tietolähteeseen muistiinpanokenttä henkilökohtaisia muistiinpanoja varten) tai tehdä muita muutokset ennen tulostamista, muokkaa jokaista yksittäistä asiakirjaa. Voit tehdä tämän valitsemalla Postitus > Lopeta ja yhdistä > Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja
Valitsetpa minkä menetelmän tahansa, sinulle avautuu valintaikkuna, jossa voit käskeä Wordia yhdistämään kaikki tietueet, nykyisen tietueen tai tietuealueen. Valitse tulostettavat tietueet ja valitse sitten OK.
Jos haluat yhdistää alueen, kirjoita niiden tietueiden alku- ja loppunumerot, jotka haluat sisällyttää yhdistämiseen, ja valitse sitten OK.
