Olet tehnyt paljon työtä Excel-laskentataulukon parissa, älä anna sen luistaa, koska unohdat tallentaa sen. Näiden vinkkien avulla voit pitää työsi turvassa ja tallentaaksesi seuraavan kerran, kun tarvitset kyseisen tärkeän tiedoston. Kun haluat jakaa työsi, tallenna työkirja PDF-muodossa.
Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365 ja Excel for Mac.
Käytä Excelin tallennuspikanäppäimiä
On kolme tapaa tallentaa tiedosto Exceliin:
- Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä. Valitse Excel 2019:ssä Tiedosto > Tallenna kopio.
- Valitse pikatyökalupalkista Tallenna.
- Käytä Ctrl+ S-pikanäppäintä.
Jos työskentelet Macilla, käytä Command-näppäintä Control-näppäimen sijaan.
Jos tiedosto on tallennettu aiemmin, osoitin muuttuu tiimalasikuvakkeeksi tallennuksen aikana. Jos työkirja tallennetaan ensimmäistä kertaa, Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu.
Ensimmäinen säästö
Kun tiedosto tallennetaan ensimmäistä kertaa, Tallenna nimellä -valintaikkunassa on määritettävä kaksi tietoa. Anna tiedostolle nimi ja valitse sijainti, johon se tallennetaan.
Tiedostojen nimet voivat sisältää enintään 255 merkkiä välilyönnit mukaan lukien.
Bottom Line
Ctrl+S on helppo tapa tallentaa tietoja. Käytä tätä pikanäppäintä usein, vähintään viiden minuutin välein, jotta et menetä tietoja.
Kiinnitä Tallenna sijainnit
Jos avaat tiettyjä tiedostoja tai kansioita usein Excelissä, kiinnitä ne äskettäin avattujen tiedostojen luetteloon. Tämä pitää sijainnin helposti saatavilla Viimeaikaiset-luettelon yläosassa.
Kiinnitettävien sijaintien lukumäärää ei ole rajoitettu. Tallennuspaikan kiinnittäminen:
-
Kiinnitä kansio valitsemalla Tiedosto > Tallenna nimellä.
Image -
Valitse Viimeisimmät ja vie hiiri kiinnitettävän työkirjan tai kansion päälle ikkunan oikealla puolella. Pieni vaakasuora kuva työntönastasta tulee näkyviin kyseiselle paikalle.
Image -
Valitse pin kyseiselle sijainnille. Kansio siirretään Kiinnitetty-luetteloon ja vaakasuuntainen nasta muuttuu pystysuuntaiseksi työntönastaksi.
Image - Voit irrottaa sijainnin valitsemalla pystynasta muuttaaksesi sen takaisin vaakasuuntaiseksi nastaksi ja poistamalla sen Kiinnitettyjen luettelosta.
Bottom Line
Kun haluat kopion laskentataulukosta tai kokonaisesta työkirjasta, jota kukaan ei voi muokata ja joka voi tarkastella, muuntaa tai tallentaa Excel-tiedostojasi PDF-muodossa. PDF-tiedoston (Portable Document Format) avulla muut voivat tarkastella asiakirjoja tarvitsematta tietokoneeseensa asennettua alkuperäistä ohjelmaa, kuten Exceliä. Sen sijaan käyttäjät avaavat tiedoston ilmaisella PDF-lukuohjelmalla, kuten Adobe Acrobat Readerilla.
Aktiivisen laskentataulukon tallentaminen PDF-muodossa
Kun tiedosto tallennetaan PDF-muotoon, oletusarvoisesti vain nykyinen tai aktiivinen laskentataulukko (näytöllä oleva laskentataulukko) tallennetaan.
Excel-laskentataulukon tallentaminen PDF-muodossa:
-
Valitse Tiedosto.
Image -
Valitse Tallenna nimellä avataksesi Tallenna nimellä -ikkunan.
Image -
Valitse sijainti, johon haluat tallentaa tiedoston.
Image -
Anna tiedostolle nimi.
Image -
Valitse Save as type alanuoli.
Image -
Vieritä luetteloa löytääksesi ja valitsemalla PDF (.pdf).
Image -
Tallenna tiedosto PDF-muodossa ja sulje ikkuna valitsemalla Save.
Image
Tallenna koko työkirja PDF-muodossa
Oletusarvoinen Tallenna nimellä -vaihtoehto tallentaa vain nykyisen laskentataulukon PDF-muodossa. Tallenna koko työkirja PDF-tiedostona seuraavasti:
-
Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.
Image -
Valitse Selaa avataksesi Tallenna nimellä -valintaikkunan.
Image -
Valitse Tallenna tyyppinä avataksesi pudotusvalikon ja valitse PDF. Asetukset-painike tulee näkyviin Tallenna nimellä -valintaikkunaan.
Image -
Valitse Options avataksesi Asetukset-valintaikkunan.
Image -
Valitse Koko työkirja Julkaise mitä -osiossa.
Image -
Valitse OK palataksesi Tallenna nimellä -valintaikkunaan.
Image - Valitse Save tallentaaksesi työkirjan PDF-muodossa ja sulkeaksesi valintaikkunan.
Automaattinen tallennus OneDriveen
Jos käytät Microsoft 365:tä, Excel tallentaa työsi automaattisesti, kun päätät tallentaa tiedostoja OneDrive-pilvitallennustilille. Kun tiedostosi tallennetaan OneDriveen, asiakirjat tallennetaan automaattisesti muutaman sekunnin välein, joten sinun ei tarvitse jatkuvasti valita Tallenna tai käyttää pikanäppäimiä.
Jotta automaattinen tallennustoiminto toimisi, tallenna asiakirjat johonkin paikkaan OneDrive-kansiossasi. AutoSave-toiminto ei toimi PC- tai Mac-tietokoneesi missään paikassa.
Jos sinulla on Microsoft 365 ja tallennat tiedostosi OneDriveen, ota automaattinen tallennus käyttöön valitsemalla vaihtokytkin Excel-näytön vasemmassa yläkulmassa. Kun se on käytössä, kytkimessä lukee On. Voit poistaa ominaisuuden käytöstä ja tallentaa työsi manuaalisesti muuttamalla sen arvoksi Pois.
