Microsoft Access - osa Microsoft 365 -toimistopakettia - tarjoaa vankan työpöytätason relaatiotietokannan, joka ei tarvitse palvelinta toimiakseen. Pääsytietokannat toimivat kiinteästä tiedostosta kiintolevylläsi tai verkkojaossa ja tarjoavat kehittyneitä työkaluja taulukoiden, kyselyjen, lomakkeiden ja raporttien luomiseen.
Aloitus ja tärkeät käyttöehdot
Käynnistä Microsoft Access. Valitse Luo-valikosta Taulukko. Taulukko on tietokannan tallennustilan perusyksikkö. Objektissa, kuten taulukossa, tiedot tallentuvat attribuuttien/arvojen yhdistelmiin.
Tässä on joitain tärkeitä termejä, jotka sinun tulee tietää käyttäessäsi Accessia:
- Kentät: Tietoelementit taulukossa, jotka vastaavat sarakkeita.
- Tietokanta: Tietokanta on sarja hyvin määriteltyjä objekteja, jotka yhdistät suhteisiin.
- Lomake: Graafinen käyttöliittymä, johon syötät tiedot taulukkoon.
- Kyselyt: Kysely tislaa yhden tai useamman taulukon osajoukon saadakseen ainutlaatuisen nopean tietojoukon.
- Records: Rivejä vastaavan taulukon tietoelementit.
- Raportit:Taulukon sisältö tai kyselyn tulokset. Raportit ovat tulostettavia yhteenvetoja tiedoista.
- Tables: Strukturoidut, hyvin määritellyt attribuuttikokoelmat. Taulukon organisaatio tulee kentistä (sarakkeista) ja tietueista (riveistä).
Objektien suhteet Accessissa
Kaikki taulukot liittyvät toisiinsa useiden suhteiden kautta. Microsoft Access on relaatiotietokannan hallintajärjestelmä, mikä tarkoittaa, että se valvoo, miten yhden taulukon tiedot liittyvät toisen taulukon tietoihin.
Lomakkeiden käyttö Accessissa
Käytä lomaketta helpottaaksesi tietueiden syöttämistä tietokantaan. Lomakkeet ovat graafisia työkaluja, jotka on optimoitu tukemaan tietojen syöttämistä. Sen sijaan, että käyttäjät lisäisivät tietoja suoraan taulukkoon, he syöttävät ne lomakkeeseen, jossa on helpompi navigoida ja lukea.
Bottom Line
Kyselyn tulokset eivät vastaa täydellisesti taulukon tuloksia. Sen sijaan kysely hakee yhdestä tai useammasta taulukosta kehittyneitä suodatus- ja lajittelusääntöjä käyttäen palauttaakseen taulukkomaisen tuloksen, joka syöttää raportin tai strukturoidun vientitiedoston.
Raportit Accessissa
Ota kyselyn tulokset tai taulukon sisältö raportin avulla ja luo luettava versio, jonka voit helposti tulostaa tai jakaa näytöllä. Raportit tekevät yhteenvedon taulukon sisällöstä kokonaan tai osittain.
Bottom Line
Microsoft Access on käyttöliittymän raportointityökalu, joka kerää tietoja testitiedostoista, Excel-laskentataulukoista, SQL- tai Azure-tietokannoista, Microsoft Outlookista tai kymmenistä muista tietolähteistä. Tuomalla linkitettyjä taulukoita tai tuotuja tietolähteitä voit vapaasti käyttää Accessia kyselytyökaluna ja raportointiagenttina. Access tukee myös raporttien ja tietojen julkaisemista muihin tietokantoihin ja Microsoft SharePoint -alustalle.
Tulosmuodot Accessissa
Enimmäkseen Access-tietokannan tiedot pysyvät sen sisällä. Kyselyt ja raportit viedään kuitenkin selkeästi pois tietokannasta Excel-, pelkkä teksti-, XML-, PDF- tai XPS-muodossa. Lisäksi Access syöttää Microsoft Outlookin ja Microsoft Wordin jakeluluettelot.
