Mitä tietää
- Ennen tiedostojen digitointia luo kansioita ja alikansioita tiedostojen järjestämistä varten.
- Varmista, että skanneri tai tulostin tukee Optical Character Recognition (OCR) -ohjelmistoa ja että sinulla on OCR-ohjelmisto asennettuna.
- Prosessi vaihtelee sen mukaan, haluatko skannata asiakirjan Macilla vai Windowsilla.
Paperisten asiakirjojen digitalisoinnista voi olla apua tärkeän paperityön järjestämisessä. Digitaaliset tiedostot, mukaan lukien PDF-tiedostot, voidaan muuntaa haettavissa oleviksi tiedostoiksi käyttämällä optista merkintunnistusohjelmistoa (OCR), joka tulee tavallisesti tulostimen mukana. Tämä tarkoittaa, että tietosi eivät vie tilaa, ja ne on helpompi löytää. Voit myös tallentaa digitaaliset tiedostosi CD- tai DVD-levylle, flash-asemaan tai online-tallennustilaan. Näin järjestät skannatut asiakirjasi.
Skannerin käyttäminen järjestäytymiseen
Tässä on joitain vaiheita, joiden avulla voit järjestää yrityksesi tai kotisi skannerin avulla. Tarvitset asiakirjaskannerin tehdäksesi tämän. Sen ei tarvitse olla kallista tai hienoa. Jos sinulla ei ole sellaista, aloita näistä valokuvaskannereista ja asiakirjaskannereista parhaiden ostosten saamiseksi.
Jos et halua erillistä skanneria, edullinen all-in-one-tulostin hoitaa homman.
-
Käy paperityösi läpi ja päätä, mitä voit digitoida ja mitä voit turvallisesti heittää.
Tämä kestää todennäköisesti jonkin aikaa. Työskentele tarvittaessa pienin askelin.
-
Ennen kuin digitoit tiedostot, luo kansioita ja alikansioita tiedostojen tallentamista varten. Mieti tarvitsemasi luokat ja luo kullekin kansio. Laita luottokorttikuitit yhteen kansioon, autovakuutuspaperit toiseen. Puhelinlaskut, päivittäistavarakuitit, kodin korjauslaskut ja niin edelleen voidaan sijoittaa erillisiin kansioihin. Luo jokaiseen kansioon alikansioita jokaiselle vuodelle (tai kuukaudelle). On helpompi aloittaa organisoidulla järjestelmällä ja lisätä uusia papereita oikeaan tiedostoon kuin järjestää järjestelmä uudelleen aina, kun uusi kuitti skannataan.
Luo uusi kansio Windowsissa napsauttamalla työpöytää hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Uusi > Folder Toista tämä vaihe uudessa kansiossa. kansio luodaksesi alikansion. Luo uusi kansio Macissa valitsemalla File > Uusi kansio tai paina Shift+ Komento +N
-
Varmista, että skannerissa tai tulostimessa on optinen merkintunnistusohjelmisto (OCR). Tämän avulla voit skannata asiakirjoja PDF-muotoon ja muokata tiedostoja. Windows-tietokoneellesi on todennäköisesti asennettu kunnollinen OCR-ohjelmisto.
Jos tekstintunnistusohjelmistoa ei ole asennettu tietokoneellesi, ABBYY FineReader ja Adobe Acrobat Pro DC ovat suosittuja vaihtoehtoja.
-
On aika skannata asiakirjasi. Se, miten teet tämän, riippuu käyttämäsi skannerin tyypistä ja ohjelmistosta.
Lifewirellä on oppaita asiakirjojen skannaamiseen Windowsissa ja Macissa.
-
Kun olet lopettanut asiakirjojen digitoinnin, pysy fyysisen paperityön päällä. Varmista, että skannaat asiakirjat automaattisesti aina, kun saat uusia kuitteja tai papereita. Muuten paperit alkavat taas kasautua.
