Tuottavuus tarkoittaa sitä, että saat enemmän aikaan ydintyökaluilla, jotka ovat usein tehtäväkohtaisia. Jos kirjoitat raporttia, tarvitset tekstinkäsittelyohjelman, ja jos suunnittelet autoa, tarvitset tietokoneavusteisen suunnitteluohjelmiston. Useimmille töille on yhteistä tarve suunnitella tehtäviä, aikatauluttaa ja tehdä muistiinpanoja. Tässä on katsaus parhaisiin Windowsin tuottavuussovelluksiin projektien järjestämiseen ja asioiden hoitamiseen.
Parhaiden organisaatiosovellusten alan standardi: Microsoft Outlook
Mistä pidämme
- Tehokas järjestelmä yhdistää kalenterin, tehtävät, muistiinpanot ja sähköpostin.
- Luokkia voidaan käyttää GTD-konteksteihin, projekteihin ja muuhun.
- Monimutkaiset suodattimet.
- Synkronoi mobiililaitteiden kanssa.
- Muistiinpanot ovat käteviä ideoiden vangitsemiseen.
Mistä emme pidä
- Se voi olla liian monimutkaista.
- GTD-asennus on vähän hakkeroitu.
Microsoft Outlook on suosittu kalenteri- ja sähköpostijärjestelmä yritysmaailmassa. Se seuraa kalenterin, tehtävien, muistiinpanojen ja yhteystietojen tuottavuuden yhdistelmää. Tämän tyyppistä dataa on ollut mahdollista synkronoida mobiililaitteiden välillä useiden vuosien ajan alkaen Psion Organizerista vuonna 1984 ja jatkaen Blackberryllä.
Ominaisuuksien, kuten luokat, avulla voit merkitä ja suodattaa kohteita haluamallasi tavalla, mikä tekee siitä tehokkaan työkalun asioiden hoitamiseen. Yleinen järjestelmä on liittää kontekstit @-merkillä, esimerkiksi @koti tai @työ. Tämä tarkoittaa, että voit nopeasti suodattaa tehtäväluettelosi nähdäksesi vain tehtävät, jotka ovat merkityksellisiä tietyllä hetkellä.
Lataa:
Ilmainen vaihtoehtoinen tuottavuusohjelmisto: Google-kalenteri
Mistä pidämme
- Yksinkertainen ja helppokäyttöinen.
- Erinomainen jaetuille kalentereille.
Mistä emme pidä
Tehtäväluokkien puute tekee GTD:stä vaikeaa.
Google Suite tarjoaa yksinkertaisemman kalenterin ja tehtäväjärjestelmän kuin Outlookissa. Google-kalenteri voi helpottaa sen käyttöä, vaikka luokkien käyttäminen ei ole mahdollista oikealle GTD:n (Getting Things Done) toteutusjaksolle. Pilvipohjainen järjestelmä sopii erinomaisesti jaetuille kalentereille.
Lataa:
Tietojen synkronointi tietokoneen ja puhelimen tuottavuussovellusten välillä: CompanionLink
Mistä pidämme
- Synkronoi Outlookin Androidin tai iOS:n kanssa.
- Täydellinen synkronointi, mukaan lukien luokat.
- Synkronoi mukautetut kentät.
Mistä emme pidä
- Puhelimen synkronointi maksaa 49,95 dollaria.
- Pilvipohjaisesta synkronoinnista aiheutuu lisäkustannuksia.
CompanionLink on paras sovellus pitääksesi tietosi synkronoituna PC:n Outlookin ja puhelimesi välillä. Useimmat muut ratkaisut synkronoivat vain osan tiedoistasi, joten ominaisuuksia, kuten luokat, ei välttämättä synkronoida. CompanionLink synkronoi kaiken tavallisessa Outlook-tietokannassa ja voit myös määrittää mukautettuja kenttiä.
Lataa:
Vakaviin projektinhallintaan: Microsoft Project
Mistä pidämme
- Alan standardien mukainen projektinhallinta.
- Ajoita kriittiset toiminnot.
- Resurssien allokointi tasapainossa.
Mistä emme pidä
- Jyrkkä oppimiskäyrä.
- Se voi viedä aikaa.
Monimutkaisiin hankkeisiin liittyy useita samanaikaisesti tapahtuvia toimintoja, toimintoja, jotka eivät voi alkaa ennen kuin muut on saatu päätökseen, ja useita resursseja, jotka on kohdistettava. Tämän tyyppisessä projektinhallinnassa Microsoft Project on alan standardi. Vaikka se onkin tehokas ohjelmisto, se voi kuitenkin viedä aikaa.
Lataa:
Post-it-muistiinpanojen säilyttäminen pilvessä: Google Keep
Mistä pidämme
- Joustava visuaalinen muistiinpano.
- Luo uudelleenkäytettäviä tarkistuslistoja.
- Aseta muistutuksia ajan tai paikan mukaan.
Mistä emme pidä
Sijaintien on oltava yksi paikka.
Google Keep on suunniteltu näyttämään Post-it-muistiinpanoilta, mutta se tekee enemmän kuin sen, sillä se tukee myös luonnoksia, valokuvia, tekstiä ja luetteloita. Se on saatavana verkossa ensisijaisesti PC-käyttöön, ja se synkronoidaan Androidin ja iOS:n kanssa.
Muistutukset voidaan asettaa ajan tai paikan mukaan, mutta se voi olla vain yksi paikka. On myös sääli, että tätä ominaisuutta ei ole integroitu paremmin Google Mapsiin – olisi hienoa sanoa "muistuta minua huoltoasemalla".
Lataa:
Vaihtoehto Muistiolle: Windowsin muistilaput
Mistä pidämme
-
Yksinkertaista, häiriötöntä muistiinpanojen tekemistä.
- Synkronoi Androidin kanssa.
Mistä emme pidä
Ei iPhonen synkronointia.
Sticky Notes toimitetaan Windows 10:ssä, 8:ssa ja 7:ssä, ja sen voi ladata Microsoftilta. Sovelluksen avulla voit tehdä muistiinpanoja, jotka muotoutuvat minkä tahansa kokoiseen ikkunaan, aivan kuten tekstitiedosto Muistiossa. On mahdollista käyttää enemmän muotoiluja, kuten luettelomerkkejä, mutta suurin ero on, että kaikki on tallennettu yhteen paikkaan ja voidaan synkronoida Android-laitteen kanssa.
Lataa:
Upea MindMapping-tuottavuussovellus: SimpleMind
Mistä pidämme
- Visuaaliset muistiinpanot.
- Strukturoitu hierarkia.
- Synkronoidaan kaikilla alustoilla.
Mistä emme pidä
- Esitys saattaa olla ideoiden tiellä.
- Ohjelmisto on kallis.
MindMapping on tapa tehdä aivoriihiä ja tehdä muistiinpanoja, jotka on suunniteltu muistuttamaan aivojen toimintaa ja parantavan muistia ja luovuutta. SimpleMind hyödyntää tätä mahdollistamalla MindMapsin luomisen Windowsissa, Macissa, Androidissa ja iOS:ssä. Luodut ja valmiit kartat voidaan synkronoida Dropboxin tai Google Driven kautta, jotta voit käyttää niitä miltä tahansa laitteelta.
Lataa:
Tuottavuusohjelmisto, joka tuo Kanban-levyt pilveen: Trello
Mistä pidämme
- Yksinkertainen visuaalinen järjestelmä.
- Erinomainen hajautetuille tiimeille, joiden on visualisoitava työtaakkansa.
Mistä emme pidä
- Ei tee monimutkaista aikataulutusta ja resurssien tasoitusta, kuten Microsoft Project.
- Ei salli kontekstimuistutuksia, kuten GTD Outlookissa.
Kanban käyttää visuaalisia kortteja pitääkseen silmällä työt, jotka sinun on tehtävä. Trello kuitenkin korvaa fyysisen taulun kortit digitaalisella Kanban-kortilla, joka elää pilvessä. Tämä sopii erinomaisesti hajautetuille tiimeille, joiden on seurattava tekemisiään ja samalla oltava tietoisia siitä, mitä muut tiimit tekevät.
Lataa:
Yksinkertaisuus laskennan kanssa: Microsoft Excel
Mistä pidämme
- Yksinkertainen ja joustava suunnitteluun.
- Laske helposti työmäärä ja aikataulu.
Mistä emme pidä
Ei muistutuksia.
Microsoft Excelillä on monia käyttötarkoituksia tietojen järjestämiseen ja laskelmien suorittamiseen. Se on myös erinomainen työkalu projektien suunnitteluun ja ajanvaraukseen; voit helposti luetella tehtäviä ja niiden suorittamiseen tarvittavan ajan. Excel voi sitten laskea tarvittavan kokonaisajan sekä tavoitealoitus- ja lopetusajat. Tehtävien leikkaaminen ja liittäminen ja aikojen säätäminen on helppoa projektin suunnittelussa.
Lataa:
Jos haluat yksinkertaisuuden: Windowsin Muistio
Mistä pidämme
- Yksinkertaiset häiriöttömät muistiinpanot.
- Joustava.
- Sisältyy ilmaiseksi Windowsiin.
- Teksti muotoillaan uudelleen sopimaan minkä tahansa kokoiseen ikkunaan.
Mistä emme pidä
- Ei automatisoi mitään.
- Ei synkronoidu mobiililaitteiden kanssa.
Aivoriihissä ja suunnitelman jäsentelyssä yksinkertainen on usein parempi, etkä voi olla yksinkertaisempaa kuin Muistio. Harvat työkalut antavat sinulle tavan saada ajatuksesi alas kirjallisesti ilman, että muotoilu tai ohjelmistoominaisuudet häiritsevät sinua.
Toinen Notepadin etu muihin sovelluksiin verrattuna on, että teksti muotoutuu uudelleen kaikenkokoiseen ikkunaan sopivaksi, jolloin voit hyödyntää työpöydälläsi olevaa tilaa parhaalla mahdollisella tavalla. Muistio on helppo unohtaa, sillä se on ollut siellä Windowsin ensimmäisestä versiosta vuonna 1985 lähtien, mutta joskus et voi voittaa alkuperäistä.
