Excelissä ei ole relaatiotietokantaohjelmien, kuten SQL Serverin ja Microsoft Accessin, tiedonhallintaominaisuuksia. Se voi kuitenkin toimia yksinkertaisena tietokantana, joka täyttää tiedonhallintavaatimukset.
Excelissä tiedot järjestetään käyttämällä laskentataulukon rivejä ja sarakkeita. Taulukkoominaisuuden avulla on helppo syöttää, muokata ja käsitellä tietoja.
Nämä ohjeet koskevat Excel-versioita 2019, 2016, 2013, 2010 ja Excel for Microsoft 365.
Tietokannan ehdot: tietueet ja kentät
Tietokanta on kokoelma asiaan liittyviä tietoja, jotka on tallennettu yhteen tai useampaan tietokonetiedostoon. Usein tiedot järjestetään taulukoihin siten, että niitä voidaan helposti päivittää, lajitella, korjata ja suodattaa.
Yksinkertainen tietokanta, kuten Excel, sisältää kaikki tiedot yhdestä aiheesta yhdessä taulukossa. Toisa alta relaatiotietokannat koostuvat monista taulukoista, joista jokainen sisältää tietoa erilaisista, mutta toisiinsa liittyvistä aiheista.
Ennätykset
Tietokannan terminologiassa tietue sisältää kaikki tiedot tai tiedot tietystä objektista tietokannassa. Excelissä jokainen laskentataulukon solu sisältää yhden tiedon tai arvon.
Kentät
Jokaiseen tietokantatietueen tietoon, kuten puhelinnumeroon tai katunumeroon, viitataan kentällä. Excelissä laskentataulukon yksittäiset solut toimivat kenttinä, koska jokainen solu voi sisältää yhden tiedon kohteesta.
Kentien nimet
On erittäin tärkeää järjestää tietokanta, jotta voit lajitella tai suodattaa tiedot löytääksesi tiettyjä tietoja. Sarakeotsikoiden eli kenttien nimien lisääminen helpottaa tietojen syöttämistä samassa järjestyksessä jokaiselle tietueelle.
Näytetietokanta
Yllä olevassa kuvassa jokaisella opiskelijalla on erillinen rivi taulukossa, joka sisältää kaikki heistä saatavilla olevat tiedot.
Jokainen rivin solu on kenttä, joka sisältää yhden tiedon. Otsikkorivin kenttien nimet auttavat varmistamaan, että tiedot pysyvät järjestyksessä pitämällä kaikki tietyn aiheen tiedot, kuten nimen tai iän, samassa sarakkeessa kaikille opiskelijoille.
Excelin tiedonhallintatyökalut
Lisäksi Microsoftilla on useita tietotyökaluja, jotka helpottavat Excel-taulukoihin tallennettujen suurten tietomäärien käsittelyä ja auttavat pitämään ne hyvässä kunnossa.
Tietueiden lomakkeen käyttäminen
Yksi näistä työkaluista on tietolomake. Voit käyttää sitä tietueiden etsimiseen, muokkaamiseen, syöttämiseen tai poistamiseen taulukoista, joissa on enintään 32 kenttää tai saraketta.
Oletuslomake sisältää luettelon kenttien nimistä siinä järjestyksessä kuin ne on järjestetty taulukossa, jotta käyttäjät syöttävät tietueet oikein. Jokaisen kentän nimen vieressä on tekstiruutu yksittäisten tietokenttien syöttämiseen tai muokkaamiseen.
Vaikka mukautettuja lomakkeita on mahdollista luoda, oletuslomakkeen luominen ja käyttäminen riittää usein.
Poista päällekkäiset tietotietueet
Yleinen ongelma kaikissa tietokannoissa on tietovirheet. Yksinkertaisten kirjoitusvirheiden tai puuttuvien tietokenttien lisäksi tietueiden kaksoiskappaleet voivat olla huolestuttavia tietotaulukon koon kasvaessa.
Toisella Excelin tietotyökalulla voidaan poistaa nämä päällekkäiset tietueet – joko tarkat tai osittaiset kaksoiskappaleet.
Tietojen lajittelu Excelissä
Lajittelu tarkoittaa tietojen järjestämistä uudelleen tietyn ominaisuuden mukaan, kuten taulukon lajittelua aakkosjärjestyksessä sukunimien mukaan tai kronologisesti vanhimmasta nuorimpaan.
Excelin lajitteluvaihtoehdot sisältävät lajittelun yhden tai useamman kentän mukaan, mukautetun lajittelun, kuten päivämäärän tai kellonajan mukaan, ja lajittelun rivien mukaan, mikä mahdollistaa kenttien järjestyksen uudelleen taulukossa.
