Keeawayt
- Työntekijät tekevät usein monta tehtävää kokouksissa, ja sen mahdollisuus kasvaa kokouksen pitkittyessä.
- Kaikki moniajo ei kuitenkaan ole huonoa, ja "positiivinen moniajo" voi parantaa tuottavuutta.
- Etätyöalustat voivat lisätä uusia ominaisuuksia, jotka kannustavat työntekijöitä tekemään kokouksen kann alta tärkeitä tehtäviä.
Jos työskentelet etänä, on hyvä mahdollisuus, että olet tehnyt useita asioita kokouksen aikana kuluneen viikon aikana – etkä ole juurikaan yksin.
Microsoftin julkaisemassa uudessa paperissa on numeroita. Vaikka moniajo oli harvinaista lyhyissä, pienissä kokouksissa, se nousi lähes yleismaailmalliselle tasolle kokouksissa, jotka kestivät yli tunnin. Se ei kuitenkaan ole huono uutinen: Microsoft Teamsin käyttöön keskittyvä paperi ehdottaa useita tapoja, joilla työntekijät voisivat parantaa keskittymiskykyään.
"FocusAssist for Windows on jo toimitettu ja voisi olla tässä v altava apu", tohtori Mary Czerwinski, Microsoftin kumppanitutkija ja tutkimuspäällikkö, sanoi sähköpostitse. "Keskitysajan ajoittaminen Cortanan kautta on toinen käytettävissä oleva vaihtoehto Outlookissa."
Mitä etätyöntekijän pitää tehdä?
Monitehtäviä kokouksessa pidetään usein töykeänä tai haitallisena, ja lehti havaitsi, että tämä joskus osoittautui todeksi. Tutkijat väittävät kuitenkin monimutkaisemman asian. Kaikki moniajo ei ole negatiivista, ja työkalujen avulla voidaan ohjata etätyöntekijöitä kohti myönteisiä tuloksia.
Osallistut kertoivat positiivisen moniajon eduista nimettömässä päiväkirjassa. "Olen ollut vähemmän turhautunut kokouksiin, jotka eivät olleet minulle kovin hyödyllisiä", sanoi yksi.
Toiset sanoivat arvostavansa valintaa kiinnittää erityistä huomiota tarvittaessa ja keskittyä sitten muualle, kun sitä ei ole. Osallistujat sanoivat, että moniajo auttoi heitä löytämään kokoukseen liittyviä tietoja, kuten aiheeseen liittyviä tiedostoja tai sähköpostinvaihtoja.
… vaikeroitava 80 minuutin maraton yli kuusi kertaa todennäköisemmin rohkaisee moniajoa.
Dr. Czerwinski sanoi, että Microsoft Teamsia tai Windowsia käyttävät etätyöntekijät voivat kääntyä Focus Assist- ja Focus Time -toimintoihin poistaakseen häiriötekijät, jotka eivät liity kokoukseen, ja varata aikaa keskittyä tiettyihin tehtäviin. Lehti suosii kaikkia työkaluja, jotka syrjäyttävät työntekijöiden huomion ulkopuoliset vaatimukset kokouksen aikana.
Uudet, paremmat ominaisuudet etätyöympäristöissä voisivat mennä vieläkin pidemmälle kannustamaan myönteistä moniajoa. Paperissa ehdotetaan kokouskohtaista "focus-tilaa", jonka avulla työntekijät voivat tehdä monia asioita kokoukseen liittyvillä tavoilla, kuten sähköpostien tai tiedostojen avaaminen kokouksen käyttöliittymässä toisen ikkunan tai ohjelman sijaan. Tämä rohkaisisi positiiviseen moniajoon ja poistaisi muiden ohjelmien häiriötekijät.
Tutkijat ehdottavat myös parannettuja esityslistatyökaluja, joiden avulla työntekijät voivat lähteä kokouksista aikaisin tai liittyä kokouksen puoliväliin, jos vain osa kokouksesta on merkityksellistä. Tämä voisi taistella kaiken huomion keskivihollista vastaan: pitkiä, tylsiä kokouksia.
Etätyöntekijät osallistuvat pitkiin kokouksiin
Monitehtävä ei ollut erityisen yleistä, kun kaikki kokoukset laskettiin yhteen: noin 30 % kokouksista sisälsi sähköpostin moniajoa ja noin 24 % näki tiedostojen moniajoa.
Mutta se muuttui keston myötä. Ei ole yllättävää, että alle 20 minuuttia kestäneet kokoukset osoittivat muutamia tapauksia moniajosta, mutta ne kiihtyivät järkyttävällä nopeudella kokouslääkkeenä.
20–40 minuutin pituinen kokous sai osallistujat lähes kaksi kertaa todennäköisemmin etsimään muita töitä, ja voihkiva 80 minuutin maraton yli kuusi kertaa todennäköisemmin näki työntekijöiden hajamielisen.
Kokouksen koko - kuten osallistujien määrä - oli myös ratkaisevaa. Henkilökohtaiset tapaamiset rohkaisivat vähiten moniajoon, eikä kolmas henkilö juurikaan muuttanut tulosta. Mutta muihin tehtäviin uppoaminen tuli todennäköiseksi, kun videopuheluun ilmestyi enemmän kasvoja. Moniajo oli yli kaksi kertaa todennäköisempää kokouksessa, jossa oli vähintään 10 henkilöä.
Yksi osallistuja esitti suhteellisen motivaation. "Isoissa kokouksissa, kuten kaupungintaloissa, minulla on tapana pysähtyä ja itse asiassa kuunnella, kun puhutaan jotain kiinnostavaa", sanoi osallistuja. "Lopun ajan en näytä keskittyvän työhön ollenkaan."
Tiedoissa oli toinenkin heikompi, mutta yllättävämpi tulos: sovitut tapaamiset ovat huonoja uutisia. Suunniteltu kokous oli noin puolitoista kertaa todennäköisemmin kannustava moniajolle kuin tilapäinen kokous. Järjestetyistä kokouksista toistuvat kokoukset olivat hedelmällisin peruste häiriötekijälle.
"Etäkokousten aikataulutus ja strukturointi liittyy merkittävästi siihen, milloin ja missä määrin ihmiset jakavat huomionsa", lehti päättelee. Joten ennen kuin painat tunnin mittaisen kokouskutsun lähetyspainiketta, harkitse uudelleen - ellet halua antaa työtovereille aikaa tyhjentää postilaatikkonsa.
