Mitä tietää
- Avaa Google Drive -tiedosto. Valitse Jaa. Anna yhteiskäyttäjien sähköpostiosoitteet.
- Valitse Edit ja määritä rooli: View, Kommentoi taiMuokkaa . Lisää rajoituksia valitsemalla Asetukset vaihde. Valitse Valmis.
- Jaa kansio: Valitse kansio. Valitse Jaa ja anna sähköpostiosoitteet. Määritä säännöt ja rajoitukset.
Tässä artikkelissa kerrotaan kansioiden jakamisesta ja tiedostojen yhteiskäytöstä Google Driven avulla. Artikkeli sisältää tietoja ei-toivottujen yhteistyöpyyntöjen käsittelemisestä ja varoituksen kansioiden jakamisen riskeistä.
Käyttäjien lisääminen Google Drive -asiakirjaan
Google Drive sopii erinomaisesti yhteistyöhön työtovereiden kanssa projektissa. Se tarjoaa hienosäädetyn hallinnan siihen, kuka näkee tiedostosi ja mitä he voivat tehdä niillä. Google Driven avulla voit lisätä yhteiskäyttäjiä joko tarkastelemaan tai muokkaamaan asiakirjojasi. Näin:
- Avaa Google Drive ja avaa sitten tiedosto, jonka haluat jakaa.
-
Valitse Jaa (se sijaitsee asiakirjan oikeassa yläkulmassa).
Image - Anna niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, jotka haluat lisätä yhteiskäyttäjiksi.
-
Valitse avattava Muokkaa-nuoli ja valitse, voivatko yhteiskäyttäjät muokata, kommentoida tai tarkastella asiakirjaa.
Image -
Napsauta Settings (rataskuvake) lisätäksesi jakamisrajoituksia.
Image -
Tarkista Muokkaajat voivat muuttaa käyttöoikeuksia ja jakaa, jotta yhteiskäyttäjäsi voivat jakaa asiakirjan muiden kanssa. Tarkista Katsojat ja kommentoijat näkevät vaihtoehdon ladata, tulostaa ja kopioida antaaksesi katsojille ja kommentoijille nämä mahdollisuudet.
Image -
Valitse Valmis sulkeaksesi.
Jos haluat seurata yhteiskäyttäjien muokkauksia, korosta tekstialue, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä muokkaukset. Näet luettelon muokkaajista ja niiden muutoksista sekä aikaleimat.
Kansion jakaminen Google Drivessa
Koko kansion jakaminen yhteiskäyttäjien kanssa toimii samalla tavalla kuin yhden asiakirjan jakaminen. Valitse kansio, jonka haluat jakaa Google Drivessa, avaa avattava valikko ja valitse Share ja noudata sitten yllä olevia ohjeita.
Kun jaat kansion, jokainen siihen sijoitettu asiakirja tai tiedosto perii samat jakamisoikeudet. Se on melko tehokasta yhteistyötä, mutta nyt kun Google-dokumentit on myös Google Drive, siitä tulee monimutkaista. Jokainen tiedosto voi olla vain yhdessä kansiossa, mutta muokkausoikeudet jakavat ihmiset voivat siirtää tiedostoja ympäriinsä.
Tiedostot voivat olla vain yhdessä kansiossa
Jos käytät Google Drive -työpöytäsovellusta, on houkuttelevaa siirtää jaettu tiedosto Omaan Driveen tai toiseen kansioon joko järjestelemään tai käyttämään sitä työpöydän Google Drive -kansiossa. Koska tiedosto voi olla vain yhdessä kansiossa, tiedoston siirtäminen pois jaetusta kansiosta tarkoittaa, että siirrät tiedoston pois kaikkien muiden jaetusta kansiosta. Jaetun kansion siirtäminen Omaan Driveen tarkoittaa, että lopetat sen jakamisen kaikkien kanssa.
Jos siirrät vahingossa tiedoston pois jaetusta kansiosta, siirrä se takaisin, niin kaikki palautetaan.
Jos sinä tai joku, jonka kanssa teet yhteistyötä, siirrät vahingossa jaetun kansion johonkin toiseen kansioon Omassa Drivessa, saat varoituksen ja saat viestin, jossa kerrotaan mitä teit ja tarjotaan mahdollisuus peruuttaa se. Jos ohitat molemmat varoitukset, sinun on jaettava kansio uudelleen asetusten palauttamiseksi. Jos työskentelet organisaation kanssa, varmista, että kaikki tietävät nämä säännöt ja että jaat asiakirjoja ihmisten kanssa, joihin luotat näiden sääntöjen noudattamiseksi.
Ei-toivottuihin yhteistyöpyyntöihin vastaaminen
Voit saada yhteistyöpyyntöjä myös organisaatiosi ulkopuolelta. Nämä ei-toivotut asiakirjat voivat yksinkertaisesti olla ärsyttäviä, mutta ne voivat myös edustaa mahdollista yritystä kerätä arkaluontoisia asiakirjoja. Älä avaa tuntemattomia dokumentteja tai tiedostoja Google Drivessa. sen sijaan voit estää sen lähettäneen henkilön napsauttamalla tiedoston nimeä hiiren kakkospainikkeella Driven pääsivulla ja valitsemalla Estä [sähköpostiosoite]Napsauta sitten vahvistusikkunassa uudelleen Block.
